Outlook - Save and Print a Message Tutorial

Discover how to save and print emails in Outlook with this tutorial. Learn to back up important emails and organize them into a physical collection. From saving emails as EML files to printing them as PDF or physical copies, this guide covers it all. Follow the step-by-step instructions and take control of your email management.

  • 01:48
  • 367 views
Introduction
Current Time 0:00
Duration 0:00
Loaded: 0%
Stream Type LIVE
Remaining Time 0:00
1x
  • Chapters
  • descriptions off, selected
  • captions off, selected

    Objectifs :

    This tutorial aims to guide users on how to back up important emails and print them effectively. It covers saving emails to a computer, printing options, and utilizing virtual printers for PDF creation.

    Chapitres :

    1. Introduction
      In today's digital age, backing up important emails is crucial for maintaining records and ensuring information is not lost. This tutorial provides step-by-step instructions on how to save emails to your computer and print them when necessary.
    2. Saving Emails to Your Computer
      To save an email to your computer, follow these steps: 1. Right-click on the email you wish to save. 2. From the contextual menu, select 'Save As.' 3. A new window will open, allowing you to choose the location where you want to save your email. 4. By default, the file name will be the subject of the email, but you can change it if desired. 5. The file will be saved in the EML format. 6. Click 'Save.' 7. A security notification will appear; confirm by clicking 'Save' again. 8. To open your saved email, navigate to the folder where you saved it and double-click the file. 9. You can move this file or attach it to other emails as needed.
    3. Printing Emails
      To print an email, follow these steps: 1. Select the email you wish to print. 2. Click the printer icon located in the top right ribbon of the window. 3. An overview of your email will appear on the right. 4. Click 'Print.' 5. In the new window, choose your printer from the drop-down menu. 6. If you select a virtual printer like 'Microsoft Print to PDF,' you can save your email as a PDF instead of printing it on paper. 7. For a paper copy, select your physical printer. 8. Choose the number of copies and adjust the page layout settings as needed. 9. You can also select specific pages to print and choose color or duplex options under additional settings. 10. If you don’t want to print headers and footers, scroll down and uncheck the corresponding box. 11. Finally, click 'Print' and you’re all set.
    4. Conclusion
      We hope this guide has been helpful in demonstrating how to save and print emails effectively. Feel free to explore our other tutorials for more tips and tricks.

    FAQ :

    How do I save an email to my computer?

    To save an email to your computer, right-click on the email you wish to save, select 'Save As', choose the location, and click 'Save'. The email will be saved in EML format.

    What is the EML format?

    EML format is a standard file format for email messages. It allows you to save emails with their content and attachments, making it easy to store and share.

    Can I print an email directly from my email client?

    Yes, you can print an email directly by selecting the email, clicking the printer icon, and following the prompts to choose your printer and print settings.

    How can I save an email as a PDF?

    To save an email as a PDF, select a virtual printer like 'Microsoft Print to PDF' when you click the print option. This will allow you to save the email as a PDF file instead of printing it on paper.

    What should I do if I don't want to print headers and footers?

    If you don't want to print headers and footers, scroll down in the print settings and uncheck the box for printing headers and footers before clicking 'Print'.

    Quelques cas d'usages :

    Backing Up Important Emails

    Professionals can use the EML format to back up crucial emails for record-keeping or compliance purposes. By saving emails to a designated folder on their computer, they ensure that important communications are preserved and easily accessible.

    Creating a Physical Document Collection

    Individuals can print important emails to create a physical document collection. This is useful for meetings, legal documentation, or personal records where having a hard copy is necessary.

    Sharing Email Content

    Users can save emails as EML files and share them with colleagues or clients. This is particularly useful for sharing detailed information or attachments without forwarding the entire email thread.

    Generating Reports

    In a business setting, employees can print emails to include them in reports or presentations. This allows for a comprehensive overview of communications related to specific projects or topics.

    Organizing Email Correspondence

    Professionals can save and categorize emails by project or client, making it easier to retrieve and reference important communications when needed. This organization can improve workflow and efficiency.

    Glossaire :

    EML format

    A file format used for storing email messages. EML files can contain the email's content, attachments, and metadata.

    Virtual printer

    A software application that allows you to create a digital copy of a document, such as a PDF, instead of printing it on paper.

    Duplex printing

    A printing option that allows printing on both sides of a sheet of paper, which can save paper and reduce printing costs.

    Page layout settings

    Options that allow you to adjust how the content is arranged on the printed page, including margins, orientation, and size.

    Headers and footers

    Sections at the top (header) and bottom (footer) of a printed page that can contain information such as page numbers, document title, or date.

    résultat(s)
    00:00:04
    emails or adding them to a physical document collection
    00:00:09
    to save an email to your computer. Right?
    00:00:11
    Click on the email you wish to save from the contextual menu.
    00:00:14
    Select save as a new window will open,
    00:00:17
    allowing you to choose the location where you want to save your email.
    00:00:21
    By default,
    00:00:22
    the file name will be the subject of the email but you can change it if desired,
    00:00:26
    the file will be saved in the EML format. Click save
    00:00:31
    a security notification will appear confirm by clicking save again
    00:00:38
    to open your saved email.
    00:00:40
    Navigate to the folder where you saved it and double click the file.
    00:00:45
    You can move this file or attach it to other emails as needed
    00:00:51
    to print an email.
    00:00:52
    First, select the email you wish to print,
    00:00:54
    then click the printer icon located in the top right ribbon of the window.
    00:00:59
    An overview of your email will appear on the right
    00:01:02
    click print
    00:01:05
    in the new window. Choose your printer from the drop down menu.
    00:01:09
    If you select a virtual printer like Microsoft print to PDF,
    00:01:13
    you can save your email as a PDF instead of printing it on paper
    00:01:19
    for a paper copy, select your physical printer,
    00:01:22
    choose the number of copies and adjust the page layout settings as needed.
    00:01:27
    You can also select specific pages to print and
    00:01:29
    choose color or duplex options under additional settings.
    00:01:33
    If you don't want to print headers and footers,
    00:01:35
    scroll down and uncheck the corresponding box,
    00:01:38
    finally click print and you're all set.
    00:01:41
    We hope this guide has been helpful. Feel free to explore our other tutorials.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:02
    Este tutorial é ótimo para fazer backup crucial
    00:00:04
    e-mails ou adicioná-los a uma coleção de documentos físicos
    00:00:09
    para guardar uma mensagem de correio electrónico no seu computador. Certo?
    00:00:11
    Clique no e-mail que deseja salvar no menu contextual.
    00:00:14
    Seleccione guardar à medida que uma nova janela será aberta,
    00:00:17
    permitindo-lhe escolher o local onde pretende guardar o seu e-mail.
    00:00:21
    Por predefinição,
    00:00:22
    o nome do ficheiro será o assunto do e-mail mas pode alterá-lo se desejar,
    00:00:26
    o ficheiro será guardado no formato EML. Clique em Salvar
    00:00:31
    será apresentada uma notificação de segurança (confirmar) clicando em Guardar novamente
    00:00:38
    para abrir o seu e-mail guardado.
    00:00:40
    Navegue até a pasta onde o salvou e clique duas vezes no ficheiro.
    00:00:45
    Pode mover este ficheiro ou anexá-lo a outros e-mails, conforme necessário
    00:00:51
    para imprimir um e-mail.
    00:00:52
    Primeiro, selecione o e-mail que deseja imprimir,
    00:00:54
    em seguida, clique no ícone da impressora localizado na faixa superior direita da janela.
    00:00:59
    Uma visão geral do seu e-mail aparecerá à direita
    00:01:02
    clique em imprimir
    00:01:05
    na nova janela. Escolha a sua impressora no menu suspenso.
    00:01:09
    Se seleccionar uma impressora virtual como a Microsoft print to PDF,
    00:01:13
    pode guardar o seu e-mail como PDF em vez de o imprimir em papel
    00:01:19
    para uma cópia em papel, seleccione a sua impressora física,
    00:01:22
    escolha o número de cópias e ajuste as configurações de layout da página conforme necessário.
    00:01:27
    Também pode selecionar páginas específicas para imprimir e
    00:01:29
    escolha opções de cor ou duplex em configurações adicionais.
    00:01:33
    Se não quiser imprimir cabeçalhos e rodapés,
    00:01:35
    role para baixo e desmarque a caixa correspondente,
    00:01:38
    finalmente clique em imprimir e está tudo pronto.
    00:01:41
    Esperamos que este guia tenha sido útil. Sinta-se à vontade para explorar os nossos outros tutoriais.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:02
    Questo tutorial è ottimo per il backup di cruciali
    00:00:04
    email o aggiungendole a una raccolta di documenti fisici
    00:00:09
    per salvare un'e-mail sul tuo computer. Giusto?
    00:00:11
    Fai clic sull'email che desideri salvare dal menu contestuale.
    00:00:14
    Seleziona Salva quando si aprirà una nuova finestra,
    00:00:17
    permettendoti di scegliere la posizione in cui salvare la tua email.
    00:00:21
    Per impostazione predefinita,
    00:00:22
    il nome del file sarà l'oggetto dell'email ma puoi modificarlo se lo desideri,
    00:00:26
    il file verrà salvato nel formato EML. Fai clic su Salva
    00:00:31
    apparirà una notifica di sicurezza, conferma facendo nuovamente clic su Salva
    00:00:38
    per aprire l'email salvata.
    00:00:40
    Vai alla cartella in cui l'hai salvato e fai doppio clic sul file.
    00:00:45
    Puoi spostare questo file o allegarlo ad altre email, se necessario
    00:00:51
    per stampare un'email.
    00:00:52
    Per prima cosa, seleziona l'email che desideri stampare,
    00:00:54
    quindi fai clic sull'icona della stampante situata nella barra multifunzione in alto a destra della finestra.
    00:00:59
    Una panoramica della tua email apparirà sulla destra
    00:01:02
    fai clic su stampa
    00:01:05
    nella nuova finestra. Scegli la tua stampante dal menu a discesa.
    00:01:09
    Se selezioni una stampante virtuale come Microsoft print to PDF,
    00:01:13
    puoi salvare la tua email come PDF invece di stamparla su carta
    00:01:19
    per una copia cartacea, seleziona la tua stampante fisica,
    00:01:22
    scegli il numero di copie e modifica le impostazioni del layout della pagina secondo necessità.
    00:01:27
    È inoltre possibile selezionare pagine specifiche da stampare e
    00:01:29
    scegli le opzioni a colori o fronte/retro nelle impostazioni aggiuntive.
    00:01:33
    Se non desideri stampare intestazioni e piè di pagina,
    00:01:35
    scorri verso il basso e deseleziona la casella corrispondente,
    00:01:38
    infine fai clic su stampa e sei pronto.
    00:01:41
    Ci auguriamo che questa guida sia stata utile. Sentitevi liberi di esplorare i nostri altri tutorial.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:02
    Это руководство отлично подходит для резервного копирования важных
    00:00:04
    электронные письма или добавление их в физическую коллекцию документов
    00:00:09
    чтобы сохранить электронное письмо на свой компьютер. Верно?
    00:00:11
    Нажмите на письмо, которое хотите сохранить, в контекстном меню.
    00:00:14
    Выберите «Сохранить», так как откроется новое окно,
    00:00:17
    что позволит вам выбрать место, где вы хотите сохранить свое электронное письмо.
    00:00:21
    По умолчанию
    00:00:22
    имя файла будет темой письма, но при желании его можно изменить,
    00:00:26
    файл будет сохранен в формате EML. Нажмите «Сохранить»
    00:00:31
    появится уведомление о безопасности, которое будет подтверждено повторным нажатием кнопки «Сохранить»
    00:00:38
    чтобы открыть сохраненное электронное письмо.
    00:00:40
    Перейдите в папку, в которую вы его сохранили, и дважды щелкните файл.
    00:00:45
    При необходимости вы можете переместить этот файл или прикрепить его к другим письмам
    00:00:51
    чтобы распечатать электронное письмо.
    00:00:52
    Сначала выберите электронное письмо, которое хотите распечатать,
    00:00:54
    затем нажмите значок принтера, расположенный на верхней правой ленте окна.
    00:00:59
    Справа появится обзор вашего электронного письма
    00:01:02
    нажмите «Печать»
    00:01:05
    в новом окне. Выберите принтер из выпадающего меню.
    00:01:09
    Если вы выберете виртуальный принтер, такой как Microsoft, печатайте в формате PDF,
    00:01:13
    вы можете сохранить электронное письмо в формате PDF, а не распечатывать его на бумаге
    00:01:19
    для бумажной копии выберите физический принтер,
    00:01:22
    выберите количество копий и при необходимости измените параметры макета страницы.
    00:01:27
    Вы также можете выбрать определенные страницы для печати и
    00:01:29
    выберите цветные или двусторонние варианты в дополнительных настройках.
    00:01:33
    Если вы не хотите печатать верхние и нижние колонтитулы,
    00:01:35
    прокрутите вниз и снимите флажок в соответствующем поле,
    00:01:38
    наконец, нажмите «Печать», и все готово.
    00:01:41
    Мы надеемся, что это руководство оказалось полезным. Не стесняйтесь ознакомиться с другими нашими учебными пособиями.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:02
    Este tutorial es ideal para hacer copias de seguridad cruciales
    00:00:04
    correos electrónicos o agregarlos a una colección de documentos físicos
    00:00:09
    para guardar un correo electrónico en su ordenador. ¿Verdad?
    00:00:11
    Haga clic en el correo electrónico que desea guardar en el menú contextual.
    00:00:14
    Selecciona guardar, ya que se abrirá una nueva ventana,
    00:00:17
    lo que le permite elegir la ubicación en la que desea guardar su correo electrónico.
    00:00:21
    De forma predeterminada,
    00:00:22
    el nombre del archivo será el asunto del correo electrónico, pero puede cambiarlo si lo desea,
    00:00:26
    el archivo se guardará en formato EML. Haga clic en guardar
    00:00:31
    Aparecerá una notificación de seguridad para confirmarla haciendo clic de nuevo en guardar
    00:00:38
    para abrir el correo electrónico guardado.
    00:00:40
    Navega hasta la carpeta en la que lo guardaste y haz doble clic en el archivo.
    00:00:45
    Puedes mover este archivo o adjuntarlo a otros correos electrónicos según sea necesario
    00:00:51
    para imprimir un correo electrónico.
    00:00:52
    Primero, selecciona el correo electrónico que deseas imprimir,
    00:00:54
    luego haga clic en el icono de la impresora ubicado en la cinta superior derecha de la ventana.
    00:00:59
    Aparecerá una descripción general de su correo electrónico a la derecha
    00:01:02
    haga clic en imprimir
    00:01:05
    en la nueva ventana. Selecciona tu impresora en el menú desplegable.
    00:01:09
    Si seleccionas una impresora virtual como Microsoft para imprimir en PDF,
    00:01:13
    puedes guardar tu correo electrónico como PDF en lugar de imprimirlo en papel
    00:01:19
    para una copia en papel, selecciona tu impresora física,
    00:01:22
    elija el número de copias y ajuste la configuración del diseño de página según sea necesario.
    00:01:27
    También puede seleccionar páginas específicas para imprimir y
    00:01:29
    seleccione las opciones de color o dúplex en los ajustes adicionales.
    00:01:33
    Si no desea imprimir encabezados y pies de página,
    00:01:35
    desplázate hacia abajo y desmarca la casilla correspondiente,
    00:01:38
    finalmente haz clic en imprimir y ya está todo listo.
    00:01:41
    Esperamos que esta guía haya sido útil. No dudes en explorar nuestros otros tutoriales.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:02
    Deze tutorial is geweldig voor het maken van back-ups van Crucial
    00:00:04
    e-mails of ze toevoegen aan een fysieke documentenverzameling
    00:00:09
    om een e-mail op je computer op te slaan. Toch?
    00:00:11
    Klik in het contextmenu op de e-mail die je wilt opslaan.
    00:00:14
    Selecteer opslaan als er een nieuw venster wordt geopend,
    00:00:17
    zodat u de locatie kunt kiezen waar u uw e-mail wilt opslaan.
    00:00:21
    Standaard
    00:00:22
    de bestandsnaam is het onderwerp van de e-mail, maar u kunt deze desgewenst wijzigen,
    00:00:26
    het bestand wordt opgeslagen in het EML-formaat. Klik op opslaan
    00:00:31
    er verschijnt een beveiligingsmelding om te bevestigen door opnieuw op opslaan te klikken
    00:00:38
    om je opgeslagen e-mail te openen.
    00:00:40
    Navigeer naar de map waar je het hebt opgeslagen en dubbelklik op het bestand.
    00:00:45
    Je kunt dit bestand naar behoefte verplaatsen of als bijlage toevoegen aan andere e-mails.
    00:00:51
    om een e-mail af te drukken.
    00:00:52
    Selecteer eerst de e-mail die u wilt afdrukken,
    00:00:54
    klik vervolgens op het printerpictogram in het lint rechtsboven in het venster.
    00:00:59
    Rechts verschijnt een overzicht van je e-mail
    00:01:02
    klik op afdrukken
    00:01:05
    in het nieuwe venster. Kies je printer in het keuzemenu.
    00:01:09
    Als u een virtuele printer zoals Microsoft Print to PDF selecteert,
    00:01:13
    u kunt uw e-mail opslaan als PDF in plaats van deze op papier af te drukken
    00:01:19
    voor een papieren exemplaar selecteert u uw fysieke printer,
    00:01:22
    kies het aantal exemplaren en pas zo nodig de instellingen voor de pagina-indeling aan.
    00:01:27
    U kunt ook specifieke pagina's selecteren om af te drukken en
    00:01:29
    kies kleur- of duplexopties onder aanvullende instellingen.
    00:01:33
    Als u geen kop- en voetteksten wilt afdrukken,
    00:01:35
    scroll naar beneden en schakel het bijbehorende vakje uit,
    00:01:38
    klik tenslotte op afdrukken en je bent helemaal klaar.
    00:01:41
    We hopen dat deze gids nuttig was. Bekijk gerust onze andere tutorials.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:02
    Ten samouczek jest świetny do tworzenia kopii zapasowych kluczowych
    00:00:04
    wiadomości e-mail lub dodawanie ich do fizycznej kolekcji dokumentów
    00:00:09
    aby zapisać wiadomość e-mail na komputerze. Zgadza się?
    00:00:11
    Kliknij wiadomość e-mail, którą chcesz zapisać z menu kontekstowego.
    00:00:14
    Wybierz zapisz, ponieważ otworzy się nowe okno,
    00:00:17
    umożliwiając wybranie lokalizacji, w której chcesz zapisać swój adres e-mail.
    00:00:21
    Domyślnie
    00:00:22
    nazwa pliku będzie tematem wiadomości e-mail, ale możesz ją zmienić w razie potrzeby,
    00:00:26
    plik zostanie zapisany w formacie EML. Kliknij Zapisz
    00:00:31
    pojawi się powiadomienie o zabezpieczeniach potwierdzenie, klikając ponownie zapisz
    00:00:38
    aby otworzyć zapisany adres e-mail.
    00:00:40
    Przejdź do folderu, w którym go zapisałeś, i kliknij dwukrotnie plik.
    00:00:45
    Możesz przenieść ten plik lub dołączyć go do innych wiadomości e-mail w razie potrzeby
    00:00:51
    aby wydrukować wiadomość e-mail.
    00:00:52
    Najpierw wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz wydrukować,
    00:00:54
    następnie kliknij ikonę drukarki znajdującą się w prawym górnym rogu okna.
    00:00:59
    Przegląd wiadomości e-mail pojawi się po prawej stronie
    00:01:02
    kliknij drukuj
    00:01:05
    w nowym oknie. Wybierz drukarkę z menu rozwijanego.
    00:01:09
    Jeśli wybierzesz drukarkę wirtualną, taką jak Microsoft Print to PDF,
    00:01:13
    możesz zapisać swój e-mail jako plik PDF zamiast drukować go na papierze
    00:01:19
    w przypadku kopii papierowej wybierz drukarkę fizyczną,
    00:01:22
    wybierz liczbę kopii i dostosuj ustawienia układu strony w razie potrzeby.
    00:01:27
    Możesz także wybrać określone strony do wydrukowania i
    00:01:29
    wybierz opcje koloru lub dupleksu w dodatkowych ustawieniach.
    00:01:33
    Jeśli nie chcesz drukować nagłówków i stopek,
    00:01:35
    przewiń w dół i odznacz odpowiednie pole,
    00:01:38
    na koniec kliknij drukuj i wszystko gotowe.
    00:01:41
    Mamy nadzieję, że ten przewodnik był pomocny. Zapraszam do zapoznania się z naszymi innymi samouczkami.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:02
    Ez az oktatóanyag kiválóan alkalmas a legfontosabb biztonsági mentéshez
    00:00:04
    e-mailek, vagy hozzáadása fizikai dokumentumgyűjteményhez
    00:00:09
    e-mail mentéséhez a számítógépére. Igaz?
    00:00:11
    Kattintson a menteni kívánt e-mailre a kontextus menüből.
    00:00:14
    Válassza a Mentés lehetőséget, mivel új ablak nyílik meg,
    00:00:17
    lehetővé teszi, hogy kiválaszthassa azt a helyet, ahová el szeretné menteni az e-mailt.
    00:00:21
    Alapértelmezés szerint
    00:00:22
    a fájl neve lesz az e-mail tárgya, de ha szükséges, megváltoztathatja,
    00:00:26
    a fájl EML formátumban kerül mentésre. Kattintson a mentésre
    00:00:31
    megjelenik egy biztonsági értesítés, amely megerősíti a mentés ismételt gombra kattintva
    00:00:38
    a mentett e-mail megnyitásához.
    00:00:40
    Keresse meg azt a mappát, ahová mentette, és kattintson duplán a fájlra.
    00:00:45
    Szükség szerint áthelyezheti ezt a fájlt, vagy csatolhatja más e-mailekhez
    00:00:51
    e-mail nyomtatásához.
    00:00:52
    Először válassza ki a nyomtatni kívánt e-mailt,
    00:00:54
    majd kattintson az ablak jobb felső szalagján található nyomtató ikonra.
    00:00:59
    Az e-mail áttekintése megjelenik a jobb oldalon
    00:01:02
    kattintson a nyomtatás gombra
    00:01:05
    az új ablakban. Válassza ki a nyomtatót a legördülő menüből.
    00:01:09
    Ha olyan virtuális nyomtatót választ, mint például a Microsoft Print to PDF formátumba,
    00:01:13
    az e-mailt PDF formátumban mentheti, ahelyett, hogy papírra nyomtatná
    00:01:19
    papírmásolathoz válassza ki a fizikai nyomtatót,
    00:01:22
    válassza ki a másolatok számát, és szükség szerint módosítsa az oldal elrendezési beállításait.
    00:01:27
    Kiválaszthat konkrét nyomtatandó oldalakat is, és
    00:01:29
    válassza a szín- vagy kétoldalas beállításokat a további beállítások alatt.
    00:01:33
    Ha nem szeretne fejléceket és lábléceket nyomtatni,
    00:01:35
    görgessen lefelé, és törölje a megfelelő négyzet jelölését,
    00:01:38
    végül kattintson a nyomtatásra, és készen áll.
    00:01:41
    Reméljük, hogy ez az útmutató hasznos volt. Nyugodtan fedezze fel más oktatóanyagainkat.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    Mandarine AI: WHAT YOU SHOULD KNOW

    RELATED COURSES This tutorial is part of the following courses

    634 Views

    Microsoft Outlook Beginner Training - Mastering the Basics of the New Version of Outlook

    Learn how to use the new version of Microsoft Outlook through a series of video tutorials. Gain proficiency in managing your emails, organiz...

    ALL COURSES

    An Error Has Occurred

    Unable to save your progress. Please reload the page, log in, and try again. If the problem persists, please contact an administrator.

    Close

    Reminder

    Show

    /

    Join Live Training Session