Excel - Sort details

Tutorial

Excel

Intermediate

Produce

Discovery

Advanced

00:00:05

you can also sort text and dates; either alphabetically, by format,

00:00:10

such as color, or by a custom list you create.

00:00:15

To sort a range or table using text,

00:00:19

right click a cell in a column that contains text,

00:00:22

point to Sort, and click A to Z or Z to A,

00:00:29

and the range sorts alphabetically.

00:00:31

To sort a range or table using dates,

00:00:34

right click a cell in a column that contains dates,

00:00:38

point to Sort, and click Sort oldest to newest

00:00:42

or Sort newest to oldest,

00:00:45

and the range sorts chronologically.

00:00:48

For more advanced sorting, such as sorting by multiple columns,

00:00:53

click any cell in the range or table,

00:00:56

click the Data tab, and click Sort.

00:01:00

In the sort dialog, there is an option to the right:

00:01:04

My data has headers.

00:01:07

A column header, is a row at the top of a range of cells or a table,

00:01:11

that contains names for the columns.

00:01:14

It's a good idea to have them.

00:01:17

Without headers you sort by column A, B, C and so on,

00:01:23

but it can be hard to remember which columns contain what data.

00:01:28

With headers you can sort by column names,

00:01:32

such as Category and Product name, in this example.

00:01:36

Set sort by the Category, click Add level,

00:01:41

set them by the Product name, and click OK.

00:01:47

And the cells are now sorted alphabetically, by category, and then product name.

00:01:52

You can also sort using a custom list you create.

00:01:56

You might want to do this, when you want to sort

00:01:58

your text by category, instead of alphabetically.

00:02:02

Click Sort, I set sort by the Category,

00:02:08

click the order dropdown arrow, and click Custom list.

00:02:13

A common reason to not sort alphabetically, is to sort by

00:02:16

the days of the week or months of the year;

00:02:19

and Excel already provides these custom lists for you.

00:02:23

I'm going to create a custom list that sorts

00:02:26

the category column in the order I want.

00:02:29

I type a value that's in the category column and press Enter.

00:02:34

I keep doing this, until I have completed my list.

00:02:38

You can also type or paste a list separated by commas.

00:02:43

I click Add, and click OK;

00:02:47

I click OK again

00:02:48

and the range is sorted by the category column

00:02:51

using the custom list we just created.

00:02:54

You may have noticed, that a few of the cells in the discontinued column

00:02:58

have different cell and font colors.

00:03:01

You can sort by these colors.

00:03:04

In this sort dialog, I set Sort by to discontinued,

00:03:10

I click the sort on down arrow,

00:03:13

in addition to Values,

00:03:14

the list has the Cell color, Font color, and Cell icon options.

00:03:21

These were commonly applied using conditional formatting;

00:03:24

although you can format them manually as well.

00:03:28

I click Cell color, I want the cells with No vell Color, to be on top;

00:03:34

so I leave it set to the defaults, and click copy level.

00:03:40

On the new level, I change order to red

00:03:44

and set it to on bottom;

00:03:48

I click OK and the range is sorted by cell colors in the discontinued column.

00:03:54

You can undo a sort if you haven't saved the workbook since you sorted.

00:03:59

I click the undo button on the Quick Access Toolbar,

00:04:02

you can also use the keyboard shortcut Ctrl-Z.

00:04:07

If you've saved the workbook, you can't undo a sort.

00:04:11

So far we've sorted data in columns, the most common way to sort,

00:04:16

but you can also sort by rows.

00:04:19

This is the data we've been working with,

00:04:21

but the columns, such as Category, are now rows.

00:04:26

To sort by rows, click Sort,

00:04:29

notice that the sort dialog is configured to sort by columns,

00:04:34

click Options,

00:04:36

click Sort left to right, click OK,

00:04:40

and now the sort dialog is configured to sort by rows.

00:00:01

Classificamos números no vídeo anterior;

00:00:05

também é possível classificar texto e datas, tanto em ordem alfabética quanto por formato,

00:00:10

p.ex., por cor, ou por uma lista personalizada criada por você.

00:00:15

Para classificar uma faixa de células ou uma tabela por texto,

00:00:19

clique com o botão direito em uma célula de uma coluna que contenha o texto,

00:00:22

aponte para Classificar e escolha A para Z ou Z para A;

00:00:29

a faixa será, então, classificada por ordem alfabética.

00:00:31

Para classificar uma faixa ou uma tabela por datas,

00:00:34

clique com o botão direito em uma célula de uma coluna que contenha datas,

00:00:38

aponte para Classificar e escolha Classificar do mais antigo para o mais recente;

00:00:42

ou Classificar do mais recente para o mais antigo;

00:00:45

o intervalo será, então, classificado cronologicamente.

00:00:48

Para classificações mais avançadas, como a classificação por colunas múltiplas,

00:00:53

clique em qualquer célula na faixa ou tabela,

00:00:56

clique na aba Dados e clique em Classificar.

00:01:00

Na caixa de diálogo de classificar, há uma opção à direita:

00:01:04

meus dados têm cabeçalho.

00:01:07

Um cabeçalho de uma coluna é uma linha no topo de uma faixa de células ou em uma tabela,

00:01:11

que contém nomes para as colunas.

00:01:14

É uma boa ideia tê-los.

00:01:17

Sem cabeçalhos, você classifica por coluna A, B, C, etc.,

00:01:23

mas pode ser difícil lembrar quais colunas contêm quais dados.

00:01:28

Com cabeçalhos, você pode classificar pelos nomes das colunas,

00:01:32

como Categoria e Nome do Produto, neste exemplo.

00:01:36

Escolha classificar por Categoria, clique em Adicionar nível,

00:01:41

defina-os pelo Nome do produto e clique OK.

00:01:47

Agora as células estão classificadas por ordem alfabética, categoria e nome do produto.

00:01:52

Também é possível classificar usando uma lista personalizada criada por você.

00:01:56

Você pode querer usar esta opção quando quer classificar

00:01:58

seu texto por categoria e não por ordem alfabética.

00:02:02

Clique em Classificar; eu escolhi classificar por Categoria,

00:02:08

Clique na seta suspensa Ordenar e depois em Lista personalizada.

00:02:13

Uma razão comum para não classificar por ordem alfabética é fazê-lo

00:02:16

pelos dias da semana ou pelos meses do ano;

00:02:19

o Excel já disponibiliza essas listas personalizadas para você.

00:02:23

Vou criar uma lista personalizada que classifica

00:02:26

a coluna categoria na ordem que quero.

00:02:29

Digito um valor existente na coluna categoria e aperto Enter.

00:02:34

Continuo fazendo isto até completar minha lista.

00:02:38

Você também pode digitar ou colar uma lista separada por vírgulas.

00:02:43

Clico Adicionar e depois clico em OK;

00:02:47

clico em OK novamente

00:02:48

e a faixa fica classificada pela coluna categoria

00:02:51

usando a lista personalizada que acabei de criar.

00:02:54

Você deve ter notado que algumas células na coluna descontinuada

00:02:58

têm cores de célula e de fonte diferentes.

00:03:01

Você pode classificar por essas cores.

00:03:04

Nesta caixa de diálogo de classificação, escolho Classificar por descontinuada,

00:03:10

clico na seta classificar para baixo,

00:03:13

além de Valores,

00:03:14

A lista tem as opções Cor da célula, Cor da fonte e Ícone da célula.

00:03:21

Em geral, elas são aplicadas usando-se a formatação condicional,

00:03:24

embora você possa formatá-las manualmente também.

00:03:28

Clico em Cor da célula. Eu quero que as células com Nova cor fiquem no topo;

00:03:34

então, deixo essas células definidas como padrão e clico em Copiar nível.

00:03:40

No novo nível, troco a ordem para vermelho

00:03:44

e escolho De cima para baixo;

00:03:48

Clico em OK e a faixa fica classificada por cores das células na coluna descontinuada.

00:03:54

Você pode desfazer a classificação se não tiver salvo a pasta de trabalho depois da classificação.

00:03:59

Clico no botão Desfazer na Barra de ferramentas de acesso rápido.

00:04:02

Você também pode usar o atalho de teclado Ctrl-Z.

00:04:07

Se já tiver salvo a pasta de trabalho, não é possível desfazer uma classificação.

00:04:11

Até aqui, classificamos dados em colunas, que é o modo mais comum de classificação,

00:04:16

mas também é possível classificar por linhas.

00:04:19

Estes são os dados com que estivemos trabalhando,

00:04:21

mas as colunas, como Categoria, agora são linhas.

00:04:26

Para classificar por linhas, clique em Classificar;

00:04:29

observe que a caixa de diálogo de classificação está configurada para classificar por colunas.

00:04:34

Clique em Opções,

00:04:36

clique em Classificar da esquerda para a direita, clique em OK

00:04:40

e, agora, a caixa de diálogo de classificação está configurada para classificar por linhas.

00:00:01

Im letzten Video haben wir Zahlen sortiert. Sortieren können Sie auch

00:00:05

nach Text und Datum. Entweder alphabetisch,

00:00:10

nach einem Format wie z. B. Farbe oder anhand einer von Ihnen definierten Liste.

00:00:15

Zum Sortieren eines Textes in einem Bereich oder einer Tabelle

00:00:19

klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle in der Spalte, die den Text enthält,

00:00:22

und klicken neben „Sortieren“ auf entweder „A bis Z” oder „Z bis A”.

00:00:29

Der Bereich wird entsprechend alphabetisch sortiert.

00:00:31

Zum Sortieren von Terminen

00:00:34

klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste

00:00:38

auf eine Zelle in der Spalte, welche die Termine enthält,

00:00:42

und klicken Sie neben „Sortieren“ auf entweder „Älteste zuerst“ oder „Jüngste zuerst“.

00:00:45

Der Bereich wird entsprechend chronologisch sortiert.

00:00:48

Für eine weitergehende Sortierung, z. B. nach mehreren Spalten,

00:00:53

klicken Sie in eine beliebige Zelle in dem Bereich oder der Tabelle,

00:00:56

dann auf den „Daten“-Tab und auf „Sortieren“.

00:01:00

Im Sortierdialog gibt es rechts eine Option:

00:01:04

„Meine Daten haben Überschriften”.

00:01:07

Eine Spaltenüberschrift ist eine Zeile oben in einem Zellenbereich oder einer Tabelle,

00:01:11

welche Namen für die Spalten enthält.

00:01:14

Spaltenüberschriften sind eine gute Idee.

00:01:17

Ohne Überschriften sortieren Sie nach den Spalten A, B, C und so weiter,

00:01:23

aber es kann schwierig werden, sich den Inhalt der einzelnen Spalten zu merken.

00:01:28

Mit Überschriften können Sie nach Spaltennamen,

00:01:32

in diesem Beispiel nach Kategorie und Produktnamen, sortieren.

00:01:36

Wählen Sie „Sortieren nach Kategorie“, klicken Sie auf „Ebene hinzufügen“,

00:01:41

wählen Sie „Produktname“ und klicken Sie auf „OK”.

00:01:47

Und die Zellen werden jetzt alphabetisch sortiert, erst nach Kategorie und dann nach Produktname.

00:01:52

Sie können auch anhand einer von Ihnen erstellten Liste sortieren.

00:01:56

Das möchten Sie vielleicht, weil Sie Ihren Text,

00:01:58

statt alphabetisch, nach Kategorie sortiert haben wollen.

00:02:02

Klicken Sie auf „Sortieren“, wählen Sie

00:02:08

„Sortieren nach Kategorie“, klicken auf den Pfeil für die Sortierfolge und auf „Benutzerdefinierte Liste“.

00:02:13

Ein häufiger Grund, nicht alphabetisch zu sortieren,

00:02:16

ist eine Sortierung nach Wochentagen oder Monatsnamen.

00:02:19

Excel gibt Ihnen bereits solche benutzerdefinierten Listen vor.

00:02:23

Ich werde nun eine benutzerdefinierte Liste anlegen, welche die Kategorienspalte

00:02:26

in der von mir gewünschten Folge sortiert.

00:02:29

Ich gebe einen Wert aus der Kategorienspalte ein und drücke Enter.

00:02:34

So gehe ich weiter vor, bis ich meine Liste vervollständigt habe.

00:02:38

Außerdem können Sie eine durch Kommata getrennte Liste eingeben bzw. einfügen.

00:02:43

Ich klicke auf „Hinzufügen“ und auf „OK”.

00:02:47

Ich klicke wieder auf „OK”

00:02:48

und der Bereich wird anhand der soeben erstellten benutzerdefinierten Liste

00:02:51

nach der Kategorienspalte sortiert.

00:02:54

Sie dürften bemerkt haben, dass einige wenige Zellen in der aufgegebenen Spalte

00:02:58

sich in Zellen- und Schriftfarben unterscheiden.

00:03:01

Nach diesen Farben können Sie sortieren.