Excel - Manage conditional formatting

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00:00:07

you can choose to show formatting rules for areas of a workbook that have rules,

00:00:13

such as the current selection,

00:00:16

or a specific worksheet.

00:00:20

you can then create, edit

00:00:26

and delete rules as well as manage the precedence of rules

00:00:30

for the cells or worksheet you selected,

00:00:34

when conflicting rules apply to cells, the rule with

00:00:38

higher precedence wins,

00:00:41

by default the most recently created rule is at the top of the list

00:00:46

and has precedence over previously created rules.

00:00:51

For example in cells B2 through B10, I've already created two rules.

00:00:58

The first rule I created is

00:01:00

ifthe cell value is greater than 70,000, make the fill color yellow.

00:01:07

The next rule I created and therefore the one with the precedence,

00:01:11

is if the cell value was greater than 60,000

00:01:15

make the fill color blue.

00:01:18

In cell B2 for example the value is greater than 70,000.

00:01:24

But the value is also greater than 60,000,

00:01:28

so the cell was formatted with the blue fill.

00:01:31

The way the rules are currently ordered,

00:01:34

cells that are greater than 70 thousand, which are always going to be

00:01:38

greater than 60 thousand too, are formatted with the blue fill,

00:01:44

the 60,000 rule has precedence over the 70,000 rule.

00:01:49

If we change the order of the rules,

00:01:52

thereby changing the precedence,

00:01:54

cells that are greater than 70,000 are formatted with the yellow fill

00:01:59

and cells that are greater than 60,000 but less

00:02:02

than 70,000 are formatted with the blue fill.

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To see which cells of a worksheet have conditional

00:02:11

formatting rules, possibly to investigate why they aren't working as you expect,

00:02:18

click the find and select button on the Home tab

00:02:21

and then click conditional formatting

00:02:25

the cells that have conditional formatting rules are selected.

00:02:32

In this example there are two rules, one applies to cells

00:02:36

that contain errors and the other to cells that contain blank values,

00:02:41

neither case exists on the worksheet,

00:02:44

which is why you don't see conditional formatting but the rules were there.

00:02:52

Another way to manage conditional formatting is to sort

00:02:55

and filter based on the colors you apply.

00:02:59

To sort a worksheet based on conditional formatting,

00:03:02

select the cells you want to sort, click the sort and filter button on the Home tab.

00:03:10

The sort and filter group on the Data

00:03:12

tab provide similar functionality,

00:03:15

click Custom sort.

00:03:18

In this example, the profit column has icons that are

00:03:21

green yellow and red circles.

00:03:26

for sort on, I select cell icon,

00:03:31

I want the green icons at the top,

00:03:35

I copy the sort rule and change it to the red icon

00:03:41

and set it to on bottom, I click OK and the worksheet is sorted by conditional formatting.

00:03:51

To filter a worksheet based on conditional formatting,

00:03:55

select the cells you want to filter, click sort and filter,

00:04:00

click filter,

00:04:03

click thefilter down arrow for a column, click filter by color,

00:04:10

I want the red icons to remain visible so I click it,

00:04:15

and only the rows with red icons in the profit column are displayed.

00:04:20

Now you've got a pretty good idea about how to take full

00:04:23

advantage of conditional formatting.

00:04:26

Of course there's always more to learn.

00:00:04

No gerenciador de regras da formatação condicional,

00:00:07

você pode escolher mostrar as regras de formatação para as áreas de uma pasta de trabalho que tenha regras

00:00:13

tais como seleção atual

00:00:16

ou uma planilha específica.

00:00:20

Você pode, então, criar, editar

00:00:26

e excluir regras, bem como gerenciar as precedências das regras

00:00:30

para as células ou planilhas selecionadas,

00:00:34

quando regras conflitantes se aplicam às células, a regra com

00:00:38

maior precedência ganha,

00:00:41

por padrão as regras criadas mais recentemente estão na parte de cima da lista

00:00:46

e têm precedências sobre as regras criadas anteriormente.

00:00:51

Por exemplo, nas células de B2 a B10, já criei duas regras.

00:00:58

A primeira regra que criei foi

00:01:00

se o valor da célula for maior que 70.000, preencha de amarelo.

00:01:07

A próxima regra que criei e, portanto, a regra com prioridade,

00:01:11

é se o valor da célula for maior que 60.000,

00:01:15

preencha-a de azul.

00:01:18

Na célula B2, por exemplo, o valor é maior que 70.000.

00:01:24

Mas o valor é também maior que 60.000,

00:01:28

então a célula foi formatada com o preenchimento azul.

00:01:31

Da forma como as regras estão atualmente ordenadas,

00:01:34

células maiores que 70.000, as quais serão sempre

00:01:38

maiores que 60.000 também, serão formatadas com o preenchimento azul.

00:01:44

A regra do 60.000 tem precedência sobre a regra do 70.000.

00:01:49

Se alterarmos a ordem das regras,

00:01:52

mudando assim a precedência,

00:01:54

células maiores que 70.000 são formatadas com preenchimento amarelo

00:01:59

e células maiores que 60.000, mas menores

00:02:02

que 70.000 são formatadas com o preenchimento azul.

00:02:09

Para ver quais células de uma planilha têm regras de

00:02:11

formatação condicional, possivelmente para investigar porque elas não estão funcionando como o esperado,

00:02:18

clico no botão Localizar e selecionar na aba Home,

00:02:21

clique em formatação condicional.

00:02:25

As células que têm regras de formatação condicional são selecionadas.

00:02:32

Neste exemplo, existem duas regras, uma aplicada às células

00:02:36

que contenham erros e outra às células que contenham valores em branco.

00:02:41

Nenhum dos dois casos existe na planilha,

00:02:44

motivo pelo qual você não vê a formatação condicional, mas as regras estão lá.

00:02:52

Outra forma de gerenciar a formatação condicional é classificar

00:02:55

e filtrar com base nas cores aplicadas por você.

00:02:59

Para classificar uma planilha com base na formatação condicional,

00:03:02

selecione as células que deseja classificar, clique no botão Classificar e filtrar na aba Home.

00:03:10

O grupo Classificar e filtrar na aba

00:03:12

Dados, fornece funcionalidade similar,

00:03:15

clique em Classificação personalizada.

00:03:18

Neste exemplo, a coluna lucro tem ícones

00:03:21

com círculos verde, amarelo e vermelho.

00:03:26

Para classificar, eu seleciono o ícone da célula

00:03:31

Desejo os ícones verde em cima,

00:03:35

copio a regra de classificação e mudo para o ícone vermelho

00:03:41

e configuro para a parte de baixo. Clico em OK e a planilha é classificada por formatação condicional.

00:03:51

Para filtrar uma planilha com base na formatação condicional,

00:03:55

selecione as células que deseja filtrar, clique em Classificar e filtrar,

00:04:00

clique em Filtrar,

00:04:03

clique na seta filtrar para baixo para uma coluna, clique em filtrar por cor,

00:04:10

Quero que os ícones vermelhos permaneçam visíveis, então clico nele,

00:04:15

e apenas as linhas com ícones vermelhos na coluna lucro são exibidas.

00:04:20

Agora você tem uma boa noção de como tirar máximo

00:04:23

proveito da formatação condicional.

00:04:26

Obviamente, há sempre mais para se aprender.

00:00:04

Im Manager für die Verwaltung der Regeln für bedingte Formatierung

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können Sie wählen, dass Formatierungsregeln für Bereiche der Arbeitsmappe angezeigt werden, die Regeln unterliegen,

00:00:13

wie die aktuelle Auswahl oder

00:00:16

ein bestimmtes Arbeitsblatt.

00:00:20

Dann können Sie Regeln erstellen, bearbeiten

00:00:26

und löschen sowie die Reihenfolge der Regeln

00:00:30

für die Zellen oder das Arbeitsblatt, das Sie ausgewählt haben.

00:00:34

Wenn mehrere Regeln in einer Zelle in Konflikt geraten, gewinnt die Regel

00:00:38

mit der höheren Priorität,

00:00:41

standardmäßig befindet sich die zuletzt erstellte Regel ganz oben auf der Liste

00:00:46

und hat Vorrang vor den zuvor erstellten Regeln.

00:00:51

Für die Zellen B2 bis B10 beispielsweise habe ich bereits zwei Regeln erstellt.

00:00:58

Die erste Regel, die ich erstellt habe, ist,

00:01:00

wenn der Wert der Zelle größer als 70.000 ist, die Füllfarbe zu gelb zu ändern.

00:01:07

Die nächste Regel, die ich erstellt habe, und somit die Regel, die Vorrang hat,

00:01:11

ist, wenn der Wert der Zelle größer als 60.000 ist,

00:01:15

die Füllfarbe zu blau zu ändern.

00:01:18

In der Zelle B2 zum Beispiel ist der Wert größer also 70.000.

00:01:24

Aber der Wert ist ebenfalls größer als 60.000,

00:01:28

die Zelle wurde also mit der blauen Füllung formatiert.

00:01:31

So wie die Regeln zur Zeit sortiert sind,

00:01:34

werden Zellen, die größer als 70.000 sind, und somit auch immer

00:01:38

größer als 60.000 sind, mit der blauen Füllung formatiert.

00:01:44

Die 60.000-Regel hat Vorrang vor der 70.000-Regel.

00:01:49

Wenn wir die Reihenfolge der Regeln ändern

00:01:52

und somit die Rangfolge ändern,

00:01:54

werden Zellen, die größer als 70.000 sind, mit der gelben Füllung formatiert

00:01:59

und Zellen, die größer als 60.000, aber kleiner als

00:02:02

70.000 sind, werden mit der blauen Füllung formatiert.

00:02:09

Um zu sehen, welche der Zellen eines Arbeitsblattes Regeln für bedingte

00:02:11

Formatierung enthalten, vermutlich um zu prüfen, warum sie nicht wie erwartet funktionieren,

00:02:18

Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen und Auswählen auf der Home-Registerkarte

00:02:21

klicken Sie auf „Bedingte Formatierung” und

00:02:25

die Zellen mit Regeln für bedingte Formatierung werden ausgewählt.

00:02:32

In diesem Beispiel gibt es zwei Regeln, eine trifft auf Zellen zu,

00:02:36

die Fehler enthalten und die andere auf Zellen, die leere Werte enthalten.

00:02:41

Keiner der beiden Fälle trifft in diesem Arbeitsblatt zu,

00:02:44

weshalb Sie keine bedingte Formatierung sehen, doch die Regeln waren vorhanden.

00:02:52

Ein weiterer Weg zur Verwaltung von bedingten Formatierungen ist das Sortieren

00:02:55

und Filtern anhand der Farben, die Sie verwenden.

00:02:59

Um ein Arbeitsblatt anhand von bedingter Formatierung zu sortieren,

00:03:02

markieren Sie die Zellen, die Sie sortieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Sortieren und Filtern” auf der Registerkarte „Start”.

00:03:10

Die Gruppe „Sortieren und Filtern” in der Registerkarte „Daten”

00:03:12

bietet ähnliche Funktionen.

00:03:15

Klicken Sie auf „Benutzerdefiniertes Sortieren”.

00:03:18

In diesem Beispiel sind in der Spalte „Profit” Symbole mit

00:03:21

grünen, gelben und roten Kreisen.

00:03:26

Zum Sortieren wähle ich „Zellensymbol”.

00:03:31

Ich möchte das grüne Symbol ganz oben.

00:03:35

Dann kopiere ich die Regel zum Sortieren und ändere sie für das rote Symbol

00:03:41

und setze es auf ganz unten, dann klicke ich „OK” und das Arbeitsblatt ist entsprechend der bedingten Formatierung sortiert.

00:03:51

Um ein Arbeitsblatt anhand der bedingten Formatierung zu filtern,

00:03:55

markieren Sie die Zellen, die Sie filtern möchten, klicken Sie auf „Sortieren und Filtern”,

00:04:00

klicken Sie auf „Filtern”,

00:04:03

dann auf den Filter-Pfeil nach unten in einer Spalte, klicken Sie „Nach Farbe filtern”.

00:04:10

Ich möchte, dass die roten Symbole sichtbar bleiben, also klicke ich darauf

00:04:15

und nur die Zeilen mit roten Symbolen in der Spalte „Profit” werden angezeigt.

00:04:20

Jetzt haben Sie einen recht guten Überblick darüber, wie Sie

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bedingte Formatierung in vollem Umfang nutzen können.

00:04:26

Natürlich gibt es immer noch mehr zu lernen.