Outlook - Respond to a Meeting Poll Tutorial

Learn how to efficiently respond to a scheduling poll in Outlook. Share your availability, adjust time zones, and add participants based on your requirements. You can also propose alternative time slots to accommodate your availability. Get ready to streamline your participation in meeting polls!

  • 01:30
  • 339 views
Introduction
Current Time 0:00
Duration 0:00
Loaded: 0%
Stream Type LIVE
Remaining Time 0:00
1x
  • Chapters
  • descriptions off, selected
  • captions off, selected

    Objectifs :

    This tutorial aims to guide users on how to effectively respond to a scheduling poll in Outlook, enabling them to share their availability and vote for suitable meeting times.

    Chapitres :

    1. Introduction to Scheduling Polls in Outlook
      In this tutorial, we will demonstrate how to respond to a scheduling poll in Outlook. This process allows you to share your availability and vote for the time slots that work best for a meeting.
    2. Receiving a Scheduling Poll
      When you receive a scheduling poll via email, simply click on the vote button within the message. This action will open a new page in your browser where you can take several actions.
    3. Adjusting Time Zones
      If needed, you can adjust the time zone to ensure that the proposed time slots align with your local region. This is crucial for accurate scheduling.
    4. Adding Additional Participants
      On the right-hand side of the page, you have the option to add additional participants to the poll. You can specify whether they are required or optional attendees depending on your needs. Click on the link to add more people.
    5. Voting on Time Slots
      You will see a list of proposed time slots for each option. You have three choices for each slot: - Yes: if the time works for you - No: if the time does not suit your preference - Top Choice: if this time slot is your preferred option among the choices.
    6. Viewing Other Participants' Responses
      You can also view the responses of other participants. If someone has not yet voted, a question mark will appear next to their name, indicating their pending response.
    7. Proposing Alternative Times
      If the proposed time slots don’t work for you, you can suggest an alternative by clicking on 'Propose Another Time.' This feature allows you to propose a time that better fits your availability.
    8. Submitting Your Responses
      Once you’ve selected your preferences for each time slot, click 'Vote' to submit your responses. Congratulations! You have successfully completed your participation in the scheduling poll.

    FAQ :

    How do I respond to a scheduling poll in Outlook?

    To respond to a scheduling poll in Outlook, click on the vote button in the email you received. This will open a new page where you can select your availability for the proposed time slots.

    What should I do if none of the proposed time slots work for me?

    If none of the proposed time slots work for you, you can suggest an alternative time by clicking on the 'Propose Another Time' option.

    Can I add more participants to the scheduling poll?

    Yes, you can add additional participants to the poll by clicking on the link provided on the right-hand side of the scheduling page.

    What does it mean if there is a question mark next to a participant's name?

    A question mark next to a participant's name indicates that they have not yet voted on the proposed time slots.

    How do I submit my responses to the scheduling poll?

    After selecting your preferences for each time slot, click the 'Vote' button to submit your responses.

    Quelques cas d'usages :

    Team Meeting Coordination

    Use the scheduling poll feature in Outlook to coordinate team meetings efficiently. By allowing team members to vote on their preferred times, you can easily find a slot that works for everyone, improving attendance and participation.

    Client Meeting Scheduling

    When scheduling meetings with clients, utilize the scheduling poll to propose multiple time slots. This ensures that you accommodate the client's availability, leading to better client relationships and more productive meetings.

    Project Kickoff Meetings

    For project kickoff meetings involving multiple stakeholders, a scheduling poll can help gather availability from all parties. This ensures that key participants can attend, facilitating a smoother project initiation.

    Webinar Planning

    When planning webinars, use the scheduling poll to determine the best time for your audience. This can increase attendance rates and engagement during the event.

    Remote Team Collaboration

    For remote teams spread across different time zones, the scheduling poll feature allows for effective collaboration by finding suitable meeting times that consider everyone's local time zones.

    Glossaire :

    Scheduling Poll

    A scheduling poll is a tool used to determine the availability of participants for a meeting by allowing them to vote on proposed time slots.

    Outlook

    Outlook is a personal information manager from Microsoft, primarily used as an email application but also includes calendar, task manager, contact manager, and note-taking features.

    Time Zone

    A time zone is a region of the globe that observes a uniform standard time for legal, commercial, and social purposes. Adjusting the time zone ensures that meeting times are accurate for all participants.

    Required Attendees

    Required attendees are individuals who must attend a meeting for it to be considered successful or complete.

    Optional Attendees

    Optional attendees are individuals who may attend a meeting but their presence is not essential.

    Propose Another Time

    This feature allows participants to suggest an alternative meeting time if the proposed slots do not fit their availability.

    résultat(s)
    00:00:10
    This process allows you to share your availability and vote
    00:00:13
    for the time slots that work best for a meeting.
    00:00:16
    When you receive a scheduling poll via email,
    00:00:19
    simply click on the vote button within the message.
    00:00:21
    This will open a new page in your browser where you can take several actions
    00:00:26
    if needed.
    00:00:27
    You can adjust the time zone to ensure that
    00:00:29
    the proposed time slots align with your local region.
    00:00:33
    On the right hand side,
    00:00:34
    you have the option to add additional participants to the poll.
    00:00:37
    You can specify whether they are required
    00:00:40
    or optional attendees depending on your needs.
    00:00:42
    Click on the link to add more people.
    00:00:45
    You'll see a list of proposed time slots for each slot. You have three options.
    00:00:50
    Yes,
    00:00:51
    if the time works for you,
    00:00:53
    no, if the time does not suit you preferred.
    00:00:57
    If this time slot is your top choice among the options,
    00:01:01
    you can also view the responses of other participants.
    00:01:04
    If someone has not yet voted, a question mark will appear next to their name.
    00:01:09
    If the proposed time slots don't work for you,
    00:01:12
    you can suggest an alternative by clicking on, propose another time.
    00:01:16
    This feature allows you to propose a time that benefits your availability.
    00:01:20
    Once you've selected your preferences for each time slot, click,
    00:01:23
    vote to submit your responses.
    00:01:26
    And here we are,
    00:01:27
    you've successfully completed your participation in the scheduling poll.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:04
    Neste tutorial, vamos demonstrar como responder a uma sondagem de agendamento no outlook.
    00:00:10
    Este processo permite-lhe partilhar a sua disponibilidade e votar
    00:00:13
    para os horários que funcionam melhor para uma reunião.
    00:00:16
    Quando receber uma sondagem de agendamento por e-mail,
    00:00:19
    basta clicar no botão de votação dentro da mensagem.
    00:00:21
    Isso abrirá uma nova página no seu navegador onde poderá realizar várias ações.
    00:00:26
    se necessário.
    00:00:27
    Pode ajustar o fuso horário para garantir que
    00:00:29
    os horários propostos estão alinhados com a sua região local.
    00:00:33
    Do lado direito,
    00:00:34
    tem a opção de adicionar mais participantes à enquete.
    00:00:37
    Pode especificar se são obrigatórios
    00:00:40
    ou participantes opcionais dependendo das suas necessidades.
    00:00:42
    Clique no link para adicionar mais pessoas.
    00:00:45
    Irá ver uma lista de horários propostos para cada espaço. Tem três opções.
    00:00:50
    Sim,
    00:00:51
    se o tempo funcionar para si,
    00:00:53
    não, se a hora não lhe convier preferir.
    00:00:57
    Se este intervalo de tempo é a sua melhor escolha entre as opções,
    00:01:01
    pode também visualizar as respostas de outros participantes.
    00:01:04
    Se alguém ainda não votou, aparecerá um ponto de interrogação junto ao seu nome.
    00:01:09
    Se os horários propostos não funcionarem para si,
    00:01:12
    pode sugerir uma alternativa clicando em, propor outra hora.
    00:01:16
    Esta funcionalidade permite-lhe propor um horário que beneficie a sua disponibilidade.
    00:01:20
    Depois de selecionar as suas preferências para cada intervalo de tempo, clique em,
    00:01:23
    vote para enviar as suas respostas.
    00:01:26
    E aqui estamos nós,
    00:01:27
    Concluiu com êxito a sua participação na sondagem de agendamento.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:04
    In questo tutorial, dimostreremo come rispondere a un sondaggio di pianificazione in Outlook.
    00:00:10
    Questo processo ti consente di condividere la tua disponibilità e votare
    00:00:13
    per le fasce orarie più adatte per una riunione.
    00:00:16
    Quando ricevi un sondaggio sulla pianificazione via e-mail,
    00:00:19
    è sufficiente fare clic sul pulsante di voto all'interno del messaggio.
    00:00:21
    Si aprirà una nuova pagina nel browser in cui è possibile eseguire diverse azioni
    00:00:26
    se necessario.
    00:00:27
    È possibile regolare il fuso orario per assicurarsi che
    00:00:29
    le fasce orarie proposte sono in linea con la tua regione locale.
    00:00:33
    Sul lato destro,
    00:00:34
    hai la possibilità di aggiungere altri partecipanti al sondaggio.
    00:00:37
    Puoi specificare se sono obbligatori
    00:00:40
    o partecipanti opzionali a seconda delle tue esigenze.
    00:00:42
    Fai clic sul link per aggiungere altre persone.
    00:00:45
    Verrà visualizzato un elenco delle fasce orarie proposte per ciascuna fascia oraria. Hai tre opzioni.
    00:00:50
    Sì
    00:00:51
    se il tempo funziona per te,
    00:00:53
    no, se l'orario non ti soddisfa.
    00:00:57
    Se questa fascia oraria è la tua prima scelta tra le opzioni,
    00:01:01
    puoi anche visualizzare le risposte degli altri partecipanti.
    00:01:04
    Se qualcuno non ha ancora votato, accanto al suo nome apparirà un punto interrogativo.
    00:01:09
    Se le fasce orarie proposte non funzionano per te,
    00:01:12
    puoi suggerire un'alternativa facendo clic su, proponi un altro orario.
    00:01:16
    Questa funzione ti consente di proporre un orario che favorisca la tua disponibilità.
    00:01:20
    Dopo aver selezionato le preferenze per ogni fascia oraria, fai clic su,
    00:01:23
    vota per inviare le tue risposte.
    00:01:26
    Ed eccoci qui,
    00:01:27
    hai completato con successo la tua partecipazione al sondaggio di pianificazione.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:04
    В этом уроке мы покажем, как ответить на опрос по планированию в Outlook.
    00:00:10
    Этот процесс позволяет вам поделиться информацией о наличии свободных мест и проголосовать
    00:00:13
    за те промежутки времени, которые лучше всего подходят для встречи.
    00:00:16
    Когда вы получите по электронной почте сообщение о запланированном опросе,
    00:00:19
    просто нажмите кнопку голосования в сообщении.
    00:00:21
    Это откроет новую страницу в вашем браузере, где вы сможете выполнить несколько действий
    00:00:26
    при необходимости.
    00:00:27
    Вы можете настроить часовой пояс, чтобы убедиться, что
    00:00:29
    предлагаемые временные интервалы соответствуют вашему местному региону.
    00:00:33
    С правой стороны
    00:00:34
    у вас есть возможность добавить дополнительных участников в опрос.
    00:00:37
    Вы можете указать, нужны ли они
    00:00:40
    или дополнительные участники в зависимости от ваших потребностей.
    00:00:42
    Нажмите на ссылку, чтобы добавить больше людей.
    00:00:45
    Вы увидите список предложенных временных интервалов для каждого слота. У вас есть три варианта.
    00:00:50
    Да,
    00:00:51
    если вам подходит время,
    00:00:53
    нет, если выбранное вами время не подходит.
    00:00:57
    Если этот временной интервал — ваш лучший выбор среди вариантов,
    00:01:01
    вы также можете посмотреть ответы других участников.
    00:01:04
    Если кто-то еще не проголосовал, рядом с его именем появится вопросительный знак.
    00:01:09
    Если предложенные временные интервалы вам не подходят,
    00:01:12
    Вы можете предложить альтернативу, нажав на кнопку «Предложите в другой раз».
    00:01:16
    Эта функция позволяет выбрать удобное для вас время.
    00:01:20
    Выбрав свои предпочтения для каждого временного интервала, нажмите,
    00:01:23
    проголосуйте, чтобы отправить свои ответы.
    00:01:26
    И вот мы здесь,
    00:01:27
    вы успешно завершили свое участие в опросе по планированию.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:04
    En este tutorial, demostraremos cómo responder a una encuesta de programación en Outlook.
    00:00:10
    Este proceso te permite compartir tu disponibilidad y votar
    00:00:13
    para conocer las franjas horarias más adecuadas para una reunión.
    00:00:16
    Cuando reciba una encuesta de programación por correo electrónico,
    00:00:19
    simplemente haga clic en el botón de votación que aparece en el mensaje.
    00:00:21
    Se abrirá una nueva página en su navegador en la que podrá realizar varias acciones
    00:00:26
    si es necesario.
    00:00:27
    Puede ajustar la zona horaria para asegurarse de que
    00:00:29
    las franjas horarias propuestas se alinean con su región local.
    00:00:33
    En el lado derecho,
    00:00:34
    tienes la opción de añadir participantes adicionales a la encuesta.
    00:00:37
    Puede especificar si son obligatorios
    00:00:40
    o asistentes opcionales en función de sus necesidades.
    00:00:42
    Haga clic en el enlace para agregar más personas.
    00:00:45
    Verás una lista de franjas horarias propuestas para cada franja horaria. Tienes tres opciones.
    00:00:50
    Sí,
    00:00:51
    si el tiempo te funciona,
    00:00:53
    no, si la hora no es la que más te conviene.
    00:00:57
    Si esta franja horaria es tu mejor opción entre las opciones,
    00:01:01
    también puedes ver las respuestas de otros participantes.
    00:01:04
    Si alguien aún no ha votado, aparecerá un signo de interrogación junto a su nombre.
    00:01:09
    Si las franjas horarias propuestas no le funcionan,
    00:01:12
    puedes sugerir una alternativa haciendo clic en Proponer otro horario.
    00:01:16
    Esta función le permite proponer una hora que beneficie su disponibilidad.
    00:01:20
    Una vez que hayas seleccionado tus preferencias para cada franja horaria, haz clic en
    00:01:23
    vota para enviar tus respuestas.
    00:01:26
    Y aquí estamos,
    00:01:27
    has completado satisfactoriamente tu participación en la encuesta de programación.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:04
    In deze tutorial laten we zien hoe je reageert op een planningspeiling in Outlook.
    00:00:10
    Met dit proces kun je je beschikbaarheid delen en stemmen.
    00:00:13
    voor de tijdvakken die het beste werken voor een vergadering.
    00:00:16
    Wanneer u een planningspeiling via e-mail ontvangt,
    00:00:19
    klik gewoon op de stemknop in het bericht.
    00:00:21
    Dit opent een nieuwe pagina in je browser waar je verschillende acties kunt ondernemen.
    00:00:26
    indien nodig.
    00:00:27
    U kunt de tijdzone aanpassen om ervoor te zorgen dat
    00:00:29
    de voorgestelde tijdvakken zijn afgestemd op uw lokale regio.
    00:00:33
    Aan de rechterkant
    00:00:34
    je hebt de mogelijkheid om extra deelnemers aan de peiling toe te voegen.
    00:00:37
    U kunt aangeven of ze nodig zijn
    00:00:40
    of optionele deelnemers, afhankelijk van uw behoeften.
    00:00:42
    Klik op de link om meer mensen toe te voegen.
    00:00:45
    Je ziet een lijst met voorgestelde tijdvakken voor elk slot. Je hebt drie opties.
    00:00:50
    Ja,
    00:00:51
    als de tijd voor jou werkt,
    00:00:53
    Nee, als de tijd u niet uitkomt.
    00:00:57
    Als dit tijdslot je eerste keuze is tussen de opties,
    00:01:01
    je kunt ook de reacties van andere deelnemers bekijken.
    00:01:04
    Als iemand nog niet heeft gestemd, verschijnt er een vraagteken naast zijn naam.
    00:01:09
    Als de voorgestelde tijdvakken niet werken voor jou,
    00:01:12
    u kunt een alternatief voorstellen door te klikken op, stel een andere keer voor.
    00:01:16
    Met deze functie kunt u een tijdstip voorstellen dat uw beschikbaarheid ten goede komt.
    00:01:20
    Nadat u uw voorkeuren voor elk tijdslot hebt geselecteerd, klikt u op,
    00:01:23
    stem om uw antwoorden in te dienen.
    00:01:26
    En hier zijn we dan,
    00:01:27
    je hebt je deelname aan de planningspeiling succesvol afgerond.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:04
    W tym samouczku pokażemy, jak odpowiedzieć na ankietę planowania w programie Outlook.
    00:00:10
    Ten proces umożliwia udostępnianie dostępności i głosowanie
    00:00:13
    na przedziały czasowe, które najlepiej sprawdzają się na spotkanie.
    00:00:16
    Kiedy otrzymasz ankietę dotyczącą planowania za pośrednictwem poczty e-mail,
    00:00:19
    po prostu kliknij przycisk głosowania w wiadomości.
    00:00:21
    Spowoduje to otwarcie nowej strony w przeglądarce, na której możesz podjąć kilka działań
    00:00:26
    w razie potrzeby.
    00:00:27
    Możesz dostosować strefę czasową, aby upewnić się, że
    00:00:29
    proponowane przedziały czasowe są zgodne z regionem lokalnym.
    00:00:33
    Po prawej stronie,
    00:00:34
    masz możliwość dodania dodatkowych uczestników do ankiety.
    00:00:37
    Możesz określić, czy są one wymagane
    00:00:40
    lub opcjonalnych uczestników w zależności od Twoich potrzeb.
    00:00:42
    Kliknij link, aby dodać więcej osób.
    00:00:45
    Zobaczysz listę proponowanych przedziałów czasowych dla każdego miejsca. Masz trzy opcje.
    00:00:50
    Tak,
    00:00:51
    Jeśli czas działa dla Ciebie,
    00:00:53
    nie, jeśli czas nie pasuje do ciebie.
    00:00:57
    Jeśli ten przedział czasowy jest Twoim najlepszym wyborem wśród opcji,
    00:01:01
    Możesz także wyświetlić odpowiedzi innych uczestników.
    00:01:04
    Jeśli ktoś jeszcze nie głosował, obok jego nazwiska pojawi się znak zapytania.
    00:01:09
    Jeśli proponowane przedziały czasowe nie działają dla Ciebie,
    00:01:12
    możesz zasugerować alternatywę, klikając, zaproponuj inny czas.
    00:01:16
    Ta funkcja pozwala zaproponować czas, który będzie korzystny dla Twojej dostępności.
    00:01:20
    Po wybraniu preferencji dla każdego przedziału czasowego kliknij,
    00:01:23
    Zagłosuj, aby przesłać swoje odpowiedzi.
    00:01:26
    I oto jesteśmy,
    00:01:27
    pomyślnie ukończyłeś swój udział w ankiecie dotyczącej planowania.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    résultat(s)
    00:00:04
    Ebben az oktatóanyagban bemutatjuk, hogyan lehet válaszolni az ütemezési közvélemény-kutatásokra az Outlook programban.
    00:00:10
    Ez a folyamat lehetővé teszi a rendelkezésre állásának megosztását és a szavazást
    00:00:13
    azokhoz az időpontokhoz, amelyek a legjobban megfelelnek egy találkozóra.
    00:00:16
    Amikor e-mailben ütemezési közvélemény-kutatást kap,
    00:00:19
    egyszerűen kattintson az üzenetben található szavazás gombra.
    00:00:21
    Ez egy új oldalt nyit meg a böngészőben, ahol több műveletet hajthat végre
    00:00:26
    ha szükséges.
    00:00:27
    Az időzónát beállíthatja annak biztosítása érdekében
    00:00:29
    a javasolt időtartamok összhangban vannak a helyi régióhoz.
    00:00:33
    A jobb oldalon,
    00:00:34
    lehetősége van további résztvevőket felvenni a szavazáshoz.
    00:00:37
    Megadhatja, hogy szükségesek-e
    00:00:40
    vagy opcionális résztvevők az Ön igényeitől függően.
    00:00:42
    Kattintson a linkre további emberek hozzáadásához.
    00:00:45
    Látni fogja az egyes résekhez javasolt időpontok listáját. Három lehetőséged van.
    00:00:50
    Igen,
    00:00:51
    Ha az idő neked működik,
    00:00:53
    Nem, ha az idő nem felel meg Önnek.
    00:00:57
    Ha ez az időtartam a legjobb választás a lehetőségek között,
    00:01:01
    megtekintheti más résztvevők válaszait is.
    00:01:04
    Ha valaki még nem szavazott, kérdőjel jelenik meg a neve mellett.
    00:01:09
    Ha a javasolt időtartamok nem működnek az Ön számára,
    00:01:12
    javasolhat alternatívát a gombra kattintva, javasoljon egy másik alkalommal.
    00:01:16
    Ez a funkció lehetővé teszi, hogy olyan időpontot javasoljon, amely előnyös az Ön elérhetőségére.
    00:01:20
    Miután kiválasztotta az egyes időpontokhoz tartozó beállításokat, kattintson a következőre:
    00:01:23
    szavazzon a válaszok elküldésére.
    00:01:26
    És itt vagyunk,
    00:01:27
    sikeresen befejezte az ütemezési szavazásban való részvételét.

    No elements match your search in this video....
    Do another search or back to content !

     

    Mandarine AI: WHAT YOU SHOULD KNOW

    RELATED COURSES This tutorial is part of the following courses

    1425 Views

    Microsoft Outlook Intermediate Training - Enhance Your Productivity with Outlook

    Elevate your Microsoft Outlook skills with our intermediate training, designed to leverage advanced features essential for effective email a...

    ALL COURSES

    An Error Has Occurred

    Unable to save your progress. Please reload the page, log in, and try again. If the problem persists, please contact an administrator.

    Close

    Reminder

    Show

    /

    Join Live Training Session