Excel - Drop-down list settings

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00:00:05

or a named range to define the options in a drop-down list.

00:00:10

We used a comma delimited list in the previous video.

00:00:14

You might use such a list if there are just a few values

00:00:17

and they're unlikely to change.

00:00:19

If you need to change the list entries, such as adding and deleting entries,

00:00:24

this type of drop-down list is more time consuming to manage;

00:00:29

we'll cover managing drop-down list in video 4.

00:00:34

A comma delimited list is also case sensitive.

00:00:38

This can be a problem when someone types an entry

00:00:41

instead of picking it from the list.

00:00:44

For example, typing "YES" in all capital letters returns

00:00:48

an error if Error messages are enabled; which is a default.

00:00:53

To avoid the problem, let's use a cell range,

00:00:56

for the entries in the drop-down list.

00:00:59

Select the cell where you want a drop-down list,

00:01:02

click the Data tab, and click Data validation.

00:01:07

In the Data Validation dialog, set Allowed to list, this enables a list in the cell.

00:01:15

Leave In-cell drop down selected, this enables a drop-down list in the cell;

00:01:21

leave Ignore blank selected.

00:01:23

We'll cover this in the next video.

00:01:27

To provide the options in your drop-down list, click in Source

00:01:31

and select the cell range that contains the options.

00:01:35

It can be on a different worksheet as in this example,

00:01:38

giving you greater flexibility in configuring and protecting the worksheets.

00:01:43

We'll cover this in video 4.

00:01:46

The range must be a single row or column; and click OK.

00:01:53

Verify this cell contains a drop-down list with

00:01:55

the options provided by the cell range.

00:02:00

To use this drop-down list in other locations, copy it to other cells.

00:02:05

Select the cell, if it shows a text or a number entry

00:02:09

press Delete to clear it; this way texts and numbers

00:02:13

won't appear in the destination cells so it doesn't seem

00:02:16

like an entry was already selected.

00:02:19

You can use the keyboard shortcut Ctrl-C to copy the cell

00:02:25

then select the destination cells, and press Ctrl-V to paste it.

00:02:31

These cells now have the drop-down list.

00:02:34

A named range, such as "Fruits", is easier to remember

00:02:38

than a cell range such as A2:A37.

00:02:45

To use a named range for the options in your drop-down list,

00:02:48

you start by creating one.

00:02:51

Select the cell range you want to name,

00:02:55

in the name box, type the name you want for the range.

00:02:59

For example, _Veggies.

00:03:03

The first character of a name must be a letter or an underscore

00:03:08

the rest of the name can be letters,

00:03:11

numbers, periods and underscores.

00:03:15

A name can't have spaces, and you can't use predefined statements

00:03:20

such as True or False, or cell references, such as A1.

00:03:26

When you select the cells of a named range,

00:03:30

you'll see the name in the name box.

00:03:33

Now you're ready to create a drop-down list that uses the named range.

00:03:38

Select the cell where you want to drop down list,

00:03:41

click Data validation,

00:03:44

select List, click in Source, press F3, select the name,

00:03:52

click OK and click OK again.

00:03:57

Verify this all contains the dropdown list

00:03:59

with the entries provided by the named range;

00:04:04

and copy the list to the other cells.

00:00:01

Você pode usar uma lista delimitada por vírgula, uma faixa de células

00:00:05

ou um intervalo nomeado para definir as opções em uma lista suspensa.

00:00:10

No vídeo anterior, usamos uma lista delimitada por vírgula.

00:00:14

Você pode usar uma lista assim se existirem só alguns valores

00:00:17

e for improvável que eles mudem.

00:00:19

Se for preciso alterar as entradas na lista, p.ex., incluindo ou excluindo entradas,

00:00:24

este tipo de lista suspensa será mais demorada para gerenciar;

00:00:29

Veremos como gerenciar listas suspensas no vídeo 4.

00:00:34

Uma lista delimitada por vírgula também diferencia maiúsculas de minúsculas.

00:00:38

Isto pode ser um problema quando alguém digita uma entrada

00:00:41

ao invés de escolhê-la na lista.

00:00:44

Por exemplo, digitar “SIM” com todas as letras maiúsculas retornará

00:00:48

um erro, caso mensagens de Erro estejam habilitadas, o que é o padrão.

00:00:53

Para evitar esse problema, vamos usar uma faixa de células,

00:00:56

para as entradas na lista suspensa.

00:00:59

Selecione a célula na qual você deseja uma lista suspensa,

00:01:02

clique na aba Dados e em Validação de dados.

00:01:07

Na caixa de diálogos Validação de dados, escolha Permitir listar; isto habilita uma lista na célula.

00:01:15

Deixe a opção Menu suspenso na célula selecionado; isto habilita uma lista suspensa na célula.

00:01:21

Deixe a opção Ignorar em branco selecionado.

00:01:23

Veremos isto no próximo vídeo.

00:01:27

Para oferecer as opções em sua lista suspensa, clique em Fonte

00:01:31

e selecione a faixa de células que contém as opções.

00:01:35

Ela pode estar em uma planilha diferente, como neste exemplo,

00:01:38

dando a você mais flexibilidade na configuração e proteção das planilhas.

00:01:43

Veremos isto no vídeo 4.

00:01:46

A faixa deve estar em uma só linha ou coluna; clique em OK.

00:01:53

Confirme se esta célula contém uma lista suspensa com

00:01:55

as opções fornecidas pela faixa de células.

00:02:00

Para usar esta lista suspensa em outros locais, copie-a para outras células.

00:02:05

Selecione a célula, se ela mostra um texto ou um número,

00:02:09

pressione Excluir para limpá-la; dessa forma, textos e números

00:02:13

não vão aparecer nas células de destino, então não parece

00:02:16

como se uma entrada fosse realmente selecionada.

00:02:19

Você pode usar o atalho de teclado Ctrl C para copiar a célula,

00:02:25

e então selecionar as células de destino, e pressionar Ctrl V para colar.

00:02:31

Agora, estas células têm a lista suspensa.

00:02:34

Um intervalo nomeado, como “Frutas”, é mais fácil de lembrar

00:02:38

do que uma faixa de células como A2:A37.

00:02:45

Para usar um intervalo nomeado para as opções em sua lista suspensa,

00:02:48

você começa por criar um.

00:02:51

Selecione a faixa de células que deseja nomear.

00:02:55

na caixa de nome, digite o nome que deseja para a faixa.

00:02:59

Por exemplo, _Vegetais.

00:03:03

O primeiro caractere de um nome deve ser uma letra ou um underscore

00:03:08

e o resto do nome podem ser letras,

00:03:11

números, pontos e underscores.

00:03:15

Um nome não pode ter espaços e você não pode usar declarações pré-definidas

00:03:20

como Verdadeiro ou Falso ou referências de células, tal como A1.

00:03:26

Ao selecionar as células ou um intervalo nomeado,

00:03:30

você verá o nome na caixa de nome.

00:03:33

Agora você está pronto para criar uma lista suspensa que usa o intervalo nomeado.

00:03:38

Selecione a célula na qual você deseja uma lista suspensa,

00:03:41

e clique em Validação de dados,

00:03:44

selecione Lista, clique em Fonte, pressione F3, selecione o nome,

00:03:52

clique em OK e clique em OK novamente.

00:03:57

Verifique se todas contém a lista suspensa

00:03:59

com as entradas fornecidas pelo intervalo nomeado;

00:04:04

e copie a lista para as outras células.

00:00:01

Sie können eine durch Kommas getrennte Liste, einen Zellenbereich

00:00:05

oder einen benannten Bereich verwenden, um die Optionen in einer Dropdownliste zu definieren.

00:00:10

Wir haben im vorhergehenden Video eine durch Kommas getrennte Liste verwendet.

00:00:14

Sie können eine derartige Liste verwenden, wenn nur einige Werte vorhanden sind,

00:00:17

die sich wahrscheinlich nicht ändern.

00:00:19

Wenn Sie die Listeneingaben ändern müssen, wie beispielsweise durch das Hinzufügen oder Löschen

00:00:24

von Eingaben, ist die Dropdownliste arbeitsaufwendiger zu verwalten;

00:00:29

wir behandeln die Verwaltung von Dropdownlisten in Video 4.

00:00:34

Eine durch Kommas getrennte Liste ist auch abhängig von Groß- und Kleinschreibung.

00:00:38

Dies kann ein Problem darstellen, wenn jemand eine Eingabe vornimmt,

00:00:41

ohne diese aus der Liste zu nehmen.

00:00:44

Wenn Sie z. B. „JA” in Großbuchstaben eingeben, erscheint ein

00:00:48

Fehler, wenn Fehlermeldungen erlaubt sind, was Standard ist.

00:00:53

Um dieses Problem zu vermeiden, lassen Sie uns einen Zellenbereich

00:00:56

für Eingaben in der Dropdownliste nutzen.

00:00:59

Wählen Sie eine Zelle, für die Sie eine Dropdownliste wünschen,

00:01:02

klicken Sie auf die Registerkarte Daten und dann auf Datenüberprüfung.

00:01:07

Im Datenüberprüfungsdialog, setzen Sie Erlaubt in die Liste, das ermöglicht eine Liste in der Zelle.

00:01:15

Lassen Sie den Zellendropdown ausgewählt, das ermöglicht eine Dropdownliste in der Zelle,

00:01:21

lassen Sie Leere Zellen ignorieren ausgewählt.

00:01:23

Dies behandeln wir im nächsten Video.

00:01:27

Um die Optionen für die Dropdownliste zu liefern, klicken Sie in Quelle

00:01:31

und wählen den Zellenbereich, der Optionen enthält.

00:01:35

Dies kann auf einem anderen Arbeitsblatt sein, wie in diesem Beispiel,

00:01:38

was Ihnen größere Flexibilität beim Konfigurieren und Schützen von Arbeitsblättern gibt.

00:01:43

Wir behandeln dies in Video 4.

00:01:46

Der Bereich muss eine einzelne Zeile oder Spalte sein, dann klicken Sie OK.

00:01:53

Überprüfen Sie, ob diese Zelle eine Dropdownliste mit

00:01:55

allen durch den Zellenbereich gelieferten Optionen enthält.

00:02:00

Um diese Dropdownliste an anderen Stellen zu nutzen, kopieren Sie sie in andere Zellen.

00:02:05

Wählen Sie die Zelle aus, wenn sie Text oder eine Zahleneingabe anzeigt,

00:02:09

drücken Sie Löschen, um sie zu leeren; auf diese Weise erscheinen Texte

00:02:13

und Zahlen nicht in den Zielzellen, so erscheint dies nicht wie

00:02:16

eine Eingabe, die schon ausgewählt war.

00:02:19

Sie können auch die Tastatur verwenden, Kurzbefehl Strg-C, um die Zelle zu kopieren,

00:02:25

dann wählen Sie die Zielzellen, und drücken Strg-V um diese einzufügen.

00:02:31

Diese Zellen haben jetzt Dropdownlisten.

00:02:34

Ein als „Früchte” bezeichneter Bereich ist leichter zu behalten

00:02:38

als ein Zellenbereich wie A2:A37.

00:02:45

Um einen Bereich mit Namen für die Optionen in Ihrer Dropdownliste zu verwenden,

00:02:48

beginnen Sie damit, eine anzulegen.

00:02:51

Wählen Sie den Zellenbereich, den Sie benennen wollen,

00:02:55

im Namensfeld und geben Sie den für diesen Bereich gewünschten Namen ein.

00:02:59

Beispielsweise, _Veggies.

00:03:03

Das erste Zeichen des Namens muss ein Buchstabe oder ein Unterstrich sein,

00:03:08

der Rest kann aus Buchstaben,

00:03:11

Zahlen, Punkten und Unterstrichen bestehen.

00:03:15

Ein Name darf keine Leerzeichen enthalten und Sie können keine vordefinierten Statements

00:03:20

wie Wahr oder Falsch oder Zellbezüge wie A1 verwenden.

00:03:26

Wenn Sie die Zellen eines benannten Bereiches auswählen

00:03:30

sehen Sie den Namen im Namensfeld.

00:03:33

Jetzt können Sie eine Dropdownliste anlegen, die den benannten Bereich verwendet.

00:03:38

Wählen Sie die Zelle, in der Sie eine Dropdownliste haben möchten,

00:03:41

klicken Sie auf Datenüberprüfung,

00:03:44

wählen Sie Liste, klicken Sie auf Quelle, drücken Sie F3, wählen Sie den Namen,

00:03:52

klicken Sie auf OK und noch einmal OK.

00:03:57

Überprüfen Sie, ob die Dropdownliste

00:03:59

alle Eingaben des benannten Bereiches enthält

00:04:04

und kopieren Sie die Liste in die anderen Zellen.