Forms - Create an automated workflow for Microsoft Forms with Power Automate Tutorial

In this video, you will learn how to create an automated workflow for Microsoft Forms using Power Automate.
The video covers the steps to set up the flow, including selecting a template, connecting services, filling in form details, and adding actions such as creating tasks in Planner and posting messages in Microsoft Teams.
This tutorial will help you streamline your form processes and save time by automating tasks.

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Available in Microsoft365

00:00:00

With Microsoft Power Automate,

00:00:01

you can create a flow for Microsoft Forms

00:00:05

that performs one or more tasks automatically

00:00:08

after it's triggered by an event.

00:00:10

Let's find out how to use Flows with

00:00:13

Microsoft Forms in the following scenario,

00:00:16

we want to create an automation

00:00:18

that is triggered by a new response

00:00:21

submitted from Microsoft Forms.

00:00:22

After creating the form in Microsoft Forms,

00:00:26

setting up the Team and

00:00:28

Channels in Microsoft Teams.

00:00:30

And adding the Planner tab in this channel.

00:00:33

Let's go back to Power Automate

00:00:35

homepage to create our flow.

00:00:37

The easiest way to add a form to

00:00:39

Flow is to start with a template.

00:00:42

First, search the Template

00:00:44

Gallery for Microsoft Forms.

00:00:47

Remember,

00:00:47

if you find a template that's similar

00:00:49

to what you want to do but is not

00:00:52

exactly right for your scenario,

00:00:53

you can still create a flow from

00:00:56

the template and then customize it.

00:00:58

Let's pick this one.

00:00:59

When a new response is submitted

00:01:01

from Microsoft Forms,

00:01:03

Power Automate creates a task in Planner

00:01:05

and post a message in Microsoft Teams.

00:01:08

Here by pressing continue,

00:01:10

we connect to our services.

00:01:13

Now let's fill in at least all mandatory

00:01:16

fields marked with a red asterisk.

00:01:19

Keep in mind that the title

00:01:21

of the form is the form ID.

00:01:23

In this case it is Satisfaction Survey.

00:01:26

You can either add a custom

00:01:28

item or simply use the search

00:01:30

bar to locate the form ID.

00:01:37

Let's specify the name of the team and

00:01:40

channel in which to post our message,

00:01:42

then press Create.

00:01:44

Under the Details section,

00:01:47

let's click on Edit to give our

00:01:51

workflow a name, then press Save.

00:01:54

The new name appears right here.

00:01:59

Each step contains a trigger

00:02:01

with a set of actions.

00:02:03

Note that you can add more steps.

00:02:06

You can also add, edit,

00:02:08

and remove triggers and actions.

00:02:10

You can even copy and paste

00:02:12

actions in the same flow or across

00:02:15

flows to speed up the process.

00:02:17

When a new response is submitted

00:02:20

from Satisfaction Survey in

00:02:22

Microsoft Forms is our trigger,

00:02:24

our first action is.

00:02:26

To get response details in Microsoft

00:02:29

Forms and for that we need a unique

00:02:33

identifier of the response which is

00:02:36

represented here by response ID.

00:02:38

Then our next action is to

00:02:41

create a task in Planner.

00:02:43

We have already defined the plan ID.

00:02:45

Let's personalize the title.

00:02:47

If the field does not

00:02:48

contain a drop down menu,

00:02:50

you can type in a text and combine

00:02:52

it with dynamic contents in

00:02:55

Power Automate Dynamic Content.

00:02:57

Refers to data produced from

00:02:59

a trigger or action.

00:03:00

Basically,

00:03:01

it lets the user select the fields

00:03:04

that reference the previous steps.

00:03:06

To add dynamic content,

00:03:07

click here and under the Dynamic

00:03:10

Content tab you can either use

00:03:12

the search bar or scroll up

00:03:14

or down to view your options.

00:03:16

Make sure to add a space between

00:03:18

first name and last name.

00:03:20

Next, let's designate the bucket ID,

00:03:24

then the start date.

00:03:26

Submission time is appropriate.

00:03:28

This field is optional.

00:03:30

Let's leave it blank here.

00:03:32

Let's obtain the responder's e-mail.

00:03:37

As a last action, we want to

00:03:39

post our message in a channel.

00:03:41

Post as Flowbot is one of several options,

00:03:45

let's leave it as is.

00:03:46

We do want it to post in a channel

00:03:49

under a team called Winning

00:03:51

Project and it's channel named.

00:03:53

Client surveys.

00:03:54

Then let's include a message with a

00:03:57

dynamic title, adjust the format.

00:04:01

Let's also personalize the link

00:04:08

and add a dynamic title.

00:04:11

All done at the end of each flow

00:04:14

terminate the default action.

00:04:16

It terminates the execution of a Logic

00:04:19

App run with the succeeded status.

00:04:21

When done, press save.

00:04:25

Now that we've finished our workflow,

00:04:27

let's run a manual test.

00:04:31

Let

00:04:37

me submit the survey.

00:04:41

Your flow ran successfully.

00:04:43

Message appears.

00:04:44

Let's verify this in Teams.

00:04:47

We can find our message here and

00:04:50

locate our task in Planner here.

00:04:55

If you need to go back to your workflow,

00:04:57

this is where you can find and

00:05:00

edit your customized flow.

00:05:02

Now you know how to create an

00:05:05

automated workflow Microsoft

00:05:06

Forms with Power Automate.

00:00:00

Com o Microsoft Power Automate,

00:00:01

você pode criar um fluxo para o Microsoft Forms

00:00:05

que executa uma ou mais tarefas automaticamente

00:00:08

depois de ser acionado por um evento.

00:00:10

Vamos descobrir como usar o Flows com

00:00:13

Microsoft Forms no seguinte cenário,

00:00:16

queremos criar uma automação

00:00:18

que é desencadeada por uma nova resposta

00:00:21

enviado do Microsoft Forms.

00:00:22

Depois de criar o formulário no Microsoft Forms,

00:00:26

criação da Equipa e

00:00:28

Canais no Microsoft Teams.

00:00:30

E adicionando a guia Planner neste canal.

00:00:33

Vamos voltar ao Power Automate

00:00:35

homepage para criar o nosso fluxo.

00:00:37

A maneira mais fácil de adicionar um formulário a

00:00:39

Fluxo é começar com um modelo.

00:00:42

Primeiro, pesquise o modelo

00:00:44

Galeria para Microsoft Forms.

00:00:47

Lembre-se,

00:00:47

se você encontrar um modelo semelhante

00:00:49

ao que você quer fazer, mas não é

00:00:52

exatamente certo para o seu cenário,

00:00:53

você ainda pode criar um fluxo de

00:00:56

o modelo e, em seguida, personalize-o.

00:00:58

Vamos escolher este.

00:00:59

Quando é enviada uma nova resposta

00:01:01

do Microsoft Forms,

00:01:03

O Power Automate cria uma tarefa no Planner

00:01:05

e publique uma mensagem no Microsoft Teams.

00:01:08

Aqui, pressionando continuar,

00:01:10

Ligamo-nos aos nossos serviços.

00:01:13

Agora vamos preencher pelo menos todos os obrigatórios

00:01:16

campos marcados com um asterisco vermelho.

00:01:19

Tenha em mente que o título

00:01:21

do formulário é o ID do formulário.

00:01:23

Neste caso é a Pesquisa de Satisfação.

00:01:26

Você pode adicionar um personalizado

00:01:28

ou simplesmente use a pesquisa

00:01:30

para localizar o ID do formulário.

00:01:37

Vamos especificar o nome da equipe e

00:01:40

canal no qual postar nossa mensagem,

00:01:42

em seguida, pressione Criar.

00:01:44

Na secção Detalhes,

00:01:47

vamos clicar em Editar para dar o nosso

00:01:51

fluxo de trabalho um nome e, em seguida, prima Guardar.

00:01:54

O novo nome aparece aqui.

00:01:59

Cada etapa contém um gatilho

00:02:01

com um conjunto de ações.

00:02:03

Observe que você pode adicionar mais etapas.

00:02:06

Você também pode adicionar, editar,

00:02:08

e remover gatilhos e ações.

00:02:10

Pode até copiar e colar

00:02:12

ações no mesmo fluxo ou entre

00:02:15

fluxos para acelerar o processo.

00:02:17

Quando é enviada uma nova resposta

00:02:20

da Pesquisa de Satisfação em

00:02:22

Microsoft Forms é o nosso gatilho,

00:02:24

a nossa primeira ação é.

00:02:26

Para obter detalhes da resposta na Microsoft

00:02:29

Formas e para isso precisamos de um

00:02:33

identificador da resposta que é

00:02:36

representado aqui pelo ID da resposta.

00:02:38

Então a nossa próxima ação é

00:02:41

criar uma tarefa no Planner.

00:02:43

Já definimos o ID do plano.

00:02:45

Vamos personalizar o título.

00:02:47

Se o campo não

00:02:48

conter um menu pendente,

00:02:50

Você pode digitar um texto e combinar

00:02:52

com conteúdos dinâmicos em

00:02:55

Automatize o conteúdo dinâmico do Power.

00:02:57

Refere-se a dados produzidos a partir de

00:02:59

um gatilho ou ação.

00:03:00

Basicamente,

00:03:01

Ele permite que o usuário selecione os campos

00:03:04

que fazem referência às etapas anteriores.

00:03:06

Para adicionar conteúdo dinâmico,

00:03:07

clique aqui e sob o Dinâmico

00:03:10

Guia Conteúdo que você pode usar

00:03:12

a barra de pesquisa ou desloque-se para cima

00:03:14

ou para baixo para ver as suas opções.

00:03:16

Certifique-se de adicionar um espaço entre

00:03:18

nome próprio e apelido.

00:03:20

Em seguida, vamos designar o ID do bucket,

00:03:24

em seguida, a data de início.

00:03:26

O tempo de submissão é adequado.

00:03:28

Este campo é opcional.

00:03:30

Vamos deixar isso em branco aqui.

00:03:32

Vamos obter o e-mail do respondente.

00:03:37

Como última ação, queremos

00:03:39

Publique nossa mensagem em um canal.

00:03:41

Postar como Flowbot é uma das várias opções,

00:03:45

vamos deixar como está.

00:03:46

Queremos que ele publique em um canal

00:03:49

sob uma equipa chamada Winning

00:03:51

Projeto e seu canal nomeado.

00:03:53

Inquéritos a clientes.

00:03:54

Em seguida, vamos incluir uma mensagem com um

00:03:57

título dinâmico, ajuste o formato.

00:04:01

Vamos também personalizar o link

00:04:08

e adicione um título dinâmico.

00:04:11

Tudo feito no final de cada fluxo

00:04:14

Encerre a ação padrão.

00:04:16

Encerra a execução de uma lógica

00:04:19

O aplicativo é executado com o status bem-sucedido.

00:04:21

Quando terminar, pressione salvar.

00:04:25

Agora que terminamos nosso fluxo de trabalho,

00:04:27

Vamos executar um teste manual.

00:04:31

Deixe

00:04:37

eu envio a pesquisa.

00:04:41

Seu fluxo foi executado com êxito.

00:04:43

A mensagem é exibida.

00:04:44

Vamos verificar isso no Teams.

00:04:47

Podemos encontrar a nossa mensagem aqui e

00:04:50

localize nossa tarefa no Planner aqui.

00:04:55

Se você precisar voltar ao seu fluxo de trabalho,

00:04:57

é aqui que você pode encontrar e

00:05:00

Edite seu fluxo personalizado.

00:05:02

Agora você já sabe como criar um

00:05:05

fluxo de trabalho automatizado Microsoft

00:05:06

Formulários com Power Automate.

Forms - Create an automated workflow for Microsoft Forms with Power Automate Tutorial

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