FindTime - Create a scheduling poll Tutorial

Discover how to create a meeting poll in this video titled "Creating a scheduling poll" This resource is designed for intermediate-level learners looking for effective ways to communicate and manage their time.

You will learn how to create an interactive poll to gather opinions and preferences from meeting participants. This skill will enable you to facilitate decision-making and organize more productive meetings.

Don't miss this opportunity to enhance your communication and time management skills.

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00:00:05
Organizing a meeting with a
00:00:07
large number of participants,
00:00:08
especially those external to the
00:00:10
organization for whom you don't
00:00:12
have access to their calendar,
00:00:13
can be time consuming.
00:00:15
Instead of spending time sending
00:00:17
numerous messages or emails to
00:00:18
find a suitable date for everyone,
00:00:20
use the scheduling poll tool
00:00:23
provided by Microsoft Outlook.
00:00:24
Open the new version of Outlook.
00:00:29
Start a new e-mail or reply to someone.
00:00:35
Enter the meeting subject.
00:00:37
If left blank, the scheduling
00:00:39
poll will assign a standardized
00:00:41
subject with the word vote,
00:00:42
followed by the names of all participants.
00:00:46
Click in the body of the e-mail to make
00:00:48
the scheduling poll button available.
00:00:50
Click on it. Add participants to the meeting.
00:00:54
The e-mail recipients will be
00:00:56
considered mandatory participants,
00:00:58
while those in copy will be optional.
00:01:08
Adjust the time zone if necessary.
00:01:14
Set the meeting duration
00:01:18
If you want to schedule an event outside
00:01:20
of working hours, such as a dinner,
00:01:23
uncheck the time allocated to meetings
00:01:26
box to have extended time slots.
00:01:29
Select the day you're interested in.
00:01:34
By default, the Scheduling Poll tool
00:01:36
displays the best available slots first.
00:01:39
You can sort by schedule.
00:01:42
If the members are part of your organization,
00:01:45
the scheduling poll tool will
00:01:47
automatically display their availability.
00:01:48
Hover over the person icons to
00:01:50
check who is available or not.
00:01:52
The color code indicates green Available,
00:01:56
Purple Event classified as Tentative,
00:02:01
Red unavailable for the time slot,
00:02:05
Gray external to the organization,
00:02:08
hence the importance of
00:02:09
consulting them through a poll.
00:02:11
Click on the arrow to see all participants.
00:02:16
Select the time slots that suit
00:02:18
you best by clicking on them.
00:02:26
Scheduling poll informs you of
00:02:28
the number of selected slots.
00:02:29
Click Next. The tool then prompts
00:02:31
you to specify the meeting location,
00:02:34
for example Steven's office.
00:02:37
Add the room as a participant if it's
00:02:40
availability is also managed in Outlook,
00:02:43
uncheck the team's meeting box if
00:02:45
it is an in person meeting only.
00:02:48
You then have access to five parameters.
00:02:51
Schedule when attendees reach consensus.
00:02:54
When all participants have responded,
00:02:56
the schedule poll tool will
00:02:58
select the closest time slot where
00:03:00
everyone is available.
00:03:01
It will automatically schedule
00:03:03
and send the meeting e-mail along
00:03:06
with the Teams link if needed.
00:03:08
Hold selected times on my calendar.
00:03:10
All selected time slots will
00:03:12
remain tentative in your calendar
00:03:14
until a specific time is chosen.
00:03:16
Unselected slots will be released
00:03:19
upon date selection.
00:03:21
Notify me about poll updates.
00:03:23
For each participant who responds,
00:03:24
I receive an e-mail.
00:03:26
This option can be deactivated
00:03:27
if the meeting has a very large
00:03:29
number of participants.
00:03:32
Require attendees to verify their identity.
00:03:35
Participants will need to click on
00:03:37
their name to respond to the poll.
00:03:39
If the person is external to the company,
00:03:41
they will need to confirm their identity
00:03:44
beforehand via a code sent by e-mail.
00:03:48
Lock Pole for Attendees prevents
00:03:50
participants from suggesting other
00:03:52
meeting slots as well as proposing
00:03:55
additional participants for the meeting.
00:03:57
Click Create Poll to integrate
00:03:59
the poll into your e-mail.
00:04:02
Finally, compose your e-mail
00:04:04
and send it to participants.
00:04:07
Let the tool plan the meeting according
00:04:09
to the preferences of the recipients.

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00:00:05
Organizar uma reunião com um
00:00:07
grande número de participantes,
00:00:08
especialmente os externos ao
00:00:10
organização para quem você não faz
00:00:12
ter acesso ao seu calendário,
00:00:13
pode ser demorado.
00:00:15
Em vez de gastar tempo enviando
00:00:17
inúmeras mensagens ou e-mails para
00:00:18
encontrar uma data adequada para todos,
00:00:20
Usar a ferramenta de pesquisa de agendamento
00:00:23
fornecido pelo Microsoft Outlook.
00:00:24
Abra a nova versão do Outlook.
00:00:29
Inicie um novo e-mail ou responda a alguém.
00:00:35
Insira o assunto da reunião.
00:00:37
Se deixado em branco, o agendamento
00:00:39
sondagem atribuirá um padronizado
00:00:41
sujeito com a palavra voto,
00:00:42
seguido dos nomes de todos os participantes.
00:00:46
Clique no corpo do e-mail para fazer
00:00:48
o botão de enquete de agendamento disponível.
00:00:50
Clique nele. Adicione participantes à reunião.
00:00:54
Os destinatários do e-mail serão
00:00:56
considerados participantes obrigatórios,
00:00:58
enquanto os em cópia serão opcionais.
00:01:08
Ajuste o fuso horário, se necessário.
00:01:14
Definir a duração da reunião
00:01:18
Se você quiser agendar um evento fora
00:01:20
do horário de trabalho, como um jantar,
00:01:23
Desmarcar o tempo atribuído às reuniões
00:01:26
caixa para ter intervalos de tempo alargados.
00:01:29
Selecione o dia em que está interessado.
00:01:34
Por padrão, a ferramenta Sondagem de Agendamento
00:01:36
Exibe primeiro os melhores slots disponíveis.
00:01:39
Você pode classificar por horário.
00:01:42
Se os membros fizerem parte da sua organização,
00:01:45
A ferramenta de sondagem de agendamento
00:01:47
exibir automaticamente a sua disponibilidade.
00:01:48
Passe o cursor sobre os ícones da pessoa para
00:01:50
Verifique quem está disponível ou não.
00:01:52
O código de cor indica verde Disponível,
00:01:56
Evento roxo classificado como provisório,
00:02:01
Vermelho indisponível para o intervalo de tempo,
00:02:05
Cinzento externo à organização,
00:02:08
daí a importância de
00:02:09
consultando-os através de uma sondagem.
00:02:11
Clique na seta para ver todos os participantes.
00:02:16
Selecione as faixas horárias adequadas
00:02:18
é melhor clicar neles.
00:02:26
O agendamento da sondagem informa-o de:
00:02:28
o número de faixas horárias selecionadas.
00:02:29
Clique em Avançar. Em seguida, a ferramenta solicita
00:02:31
você para especificar o local da reunião,
00:02:34
por exemplo, o escritório de Steven.
00:02:37
Adicionar a sala como participante, se for
00:02:40
a disponibilidade também é gerenciada no Outlook,
00:02:43
Desmarque a caixa de reunião da equipe se
00:02:45
é apenas uma reunião presencial.
00:02:48
Em seguida, você tem acesso a cinco parâmetros.
00:02:51
Agende quando os participantes chegarem a um consenso.
00:02:54
Quando todos os participantes tiverem respondido,
00:02:56
A ferramenta de sondagem de horários
00:02:58
selecione o intervalo de tempo mais próximo em que
00:03:00
todos estão disponíveis.
00:03:01
Ele será agendado automaticamente
00:03:03
e envie o e-mail da reunião junto
00:03:06
com o link Teams, se necessário.
00:03:08
Manter as horas selecionadas no meu calendário.
00:03:10
Todas as faixas horárias selecionadas
00:03:12
Permaneça provisório no seu calendário
00:03:14
até que seja escolhido um momento específico.
00:03:16
As faixas horárias não selecionadas serão libertadas
00:03:19
na seleção da data.
00:03:21
Notifique-me sobre atualizações de enquetes.
00:03:23
Para cada participante que responder,
00:03:24
Recebo um e-mail.
00:03:26
Esta opção pode ser desativada
00:03:27
se a reunião tiver uma dimensão muito grande
00:03:29
número de participantes.
00:03:32
Exigir que os participantes verifiquem sua identidade.
00:03:35
Os participantes terão de clicar em
00:03:37
seu nome para responder à enquete.
00:03:39
Se a pessoa for externa à empresa,
00:03:41
terão de confirmar a sua identidade
00:03:44
de antemão através de um código enviado por e-mail.
00:03:48
O Lock Pole for Attendees impede
00:03:50
participantes de sugerir outros
00:03:52
faixas horárias para reuniões, bem como propostas
00:03:55
participantes adicionais para a reunião.
00:03:57
Clique em Criar sondagem para integrar
00:03:59
a enquete em seu e-mail.
00:04:02
Por fim, escreva o seu e-mail
00:04:04
e enviá-lo aos participantes.
00:04:07
Deixe a ferramenta planejar a reunião de acordo com
00:04:09
às preferências dos destinatários.

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