Outlook - Créer une tâche ou un rappel Tutoriels

Découvrez comment simplifier votre quotidien avec les tâches dans Outlook ! Dans cette vidéo, apprenez à créer des rappels, à définir des dates d’échéance, et à organiser vos tâches importantes. Ne manquez pas ces astuces pour vous organiser au mieux et maximiser votre productivité ! #outlook #sorganiser #découverte

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Objectifs :

Apprendre à créer et gérer efficacement des tâches dans Outlook pour améliorer l'organisation quotidienne des activités.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans cette vidéo, nous allons explorer l'utilisation judicieuse des tâches dans Outlook. L'objectif est de faciliter l'organisation quotidienne de vos activités en vous montrant comment créer et gérer des tâches de manière efficace.
  2. Création d'une Tâche
    Pour commencer, cliquez sur l'icône 'Tout doux' à gauche de l'écran. Dans le champ qui s'affiche, ajoutez une tâche en saisissant une brève description de ce que vous devez faire. Avant de valider, vous pouvez également ajouter une date d'échéance en sélectionnant l'une des options prédéfinies ou en choisissant une date spécifique dans le calendrier. Une fois ces informations saisies, cliquez sur 'Enregistrer'.
  3. Définir des Alertes
    Il est important de définir une alerte pour être notifié lorsque vous devez commencer à travailler sur la tâche ou lorsque la date d'échéance approche. Cela vous aide à rester organisé et à respecter vos délais.
  4. Gestion des Tâches Répétitives
    Si vous avez une tâche qui se répète régulièrement, utilisez l'option de répétition pour choisir la fréquence à laquelle elle doit se répéter, au lieu de créer une nouvelle tâche à chaque fois. Une fois configurée, validez le tout par ajout.
  5. Marquer les Tâches Importantes
    Pour les tâches importantes, cliquez sur l'étoile à droite pour qu'elles apparaissent dans votre liste de tâches importantes. Cela vous permet de les retrouver facilement.
  6. Options Supplémentaires
    Pour plus d'options, cliquez sur la tâche que vous venez de créer. Vous pouvez ajouter des sous-tâches dans le champ 'Ajouter une étape' si nécessaire, et les intégrer à votre liste de tâches du jour. Vous retrouverez également les mêmes options comme rappel, date d'échéance et fréquence de répétition.
  7. Ajustements et Catégorisation
    Si vous souhaitez faire des ajustements, utilisez l'option 'Catégorie' pour regrouper les tâches nécessitant la même attention. Vous pouvez également ajouter des fichiers pertinents à votre tâche si nécessaire. N'oubliez pas que vous pouvez ajouter des notes supplémentaires pour toutes les informations complémentaires.
  8. Aperçu des Tâches
    Si vous êtes dans la section 'Courrier' et que vous souhaitez avoir un aperçu de vos tâches sans revenir dans 'Tout doux', cliquez sur 'Ma journée' en haut de l'application. Vous verrez alors les tâches que vous devez effectuer, que ce soit pour la journée en cours ou pour celles à venir.
  9. Conclusion
    Et voilà, vous savez maintenant comment créer et gérer efficacement vos tâches dans Outlook. En suivant ces étapes, vous pourrez améliorer votre organisation quotidienne et mieux gérer vos activités.

FAQ :

Comment créer une tâche dans Outlook ?

Pour créer une tâche dans Outlook, cliquez sur l'icône 'tâches' à gauche de l'écran, ajoutez une brève description de la tâche dans le champ prévu, définissez une date d'échéance, et cliquez sur 'Enregistrer'.

Comment définir une alerte pour une tâche dans Outlook ?

Vous pouvez définir une alerte pour une tâche en sélectionnant l'option d'alerte lors de la création ou de la modification de la tâche. Cela vous notifiera lorsque vous devez commencer à travailler dessus ou lorsque la date d'échéance approche.

Qu'est-ce qu'une tâche récurrente dans Outlook ?

Une tâche récurrente est une tâche qui se répète à intervalles réguliers. Dans Outlook, vous pouvez utiliser l'option de répétition pour configurer la fréquence à laquelle la tâche doit se répéter.

Comment ajouter des sous-tâches dans Outlook ?

Pour ajouter des sous-tâches, cliquez sur la tâche que vous venez de créer et utilisez le champ 'ajouter une étape' pour intégrer des soutaches si nécessaire.

Comment puis-je voir mes tâches pour la journée dans Outlook ?

Pour voir vos tâches pour la journée, cliquez sur 'ma journée' en haut de l'application Outlook. Cela vous montrera les tâches que vous devez effectuer pour la journée en cours ou pour celles à venir.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, les chefs de projet peuvent utiliser Outlook pour créer des tâches pour chaque phase du projet, définir des dates d'échéance et assigner des alertes pour s'assurer que les délais sont respectés.

Planification d'événements

Les planificateurs d'événements peuvent créer des tâches pour chaque aspect de l'événement, comme la réservation de lieux, la coordination avec les fournisseurs, et l'envoi d'invitations, en utilisant des sous-tâches pour décomposer chaque tâche principale.

Suivi des ventes

Les représentants des ventes peuvent utiliser Outlook pour suivre les tâches liées aux prospects, définir des rappels pour les suivis, et organiser leurs activités quotidiennes pour maximiser leur efficacité.

Gestion du temps personnel

Les utilisateurs peuvent gérer leur temps personnel en créant des tâches pour des activités quotidiennes, comme faire les courses ou des rendez-vous, et en utilisant des alertes pour rester sur la bonne voie.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft, qui inclut des fonctionnalités de messagerie, de calendrier, de gestion des tâches et de contacts.

tâches

Des éléments de travail ou des activités à accomplir, qui peuvent être créés et gérés dans Outlook pour organiser efficacement son emploi du temps.

date d'échéance

La date limite à laquelle une tâche doit être complétée. Dans Outlook, il est possible de définir une date d'échéance pour chaque tâche.

alerte

Une notification qui informe l'utilisateur qu'il est temps de commencer à travailler sur une tâche ou que la date d'échéance approche.

répétition

Une option dans Outlook qui permet de configurer une tâche pour qu'elle se répète à intervalles réguliers, évitant ainsi de créer une nouvelle tâche chaque fois.

soutaches

Des sous-tâches qui peuvent être ajoutées à une tâche principale pour décomposer le travail en étapes plus gérables.

catégorie

Une fonctionnalité dans Outlook qui permet de regrouper des tâches similaires pour une gestion plus efficace.

notes supplémentaires

Des informations complémentaires qui peuvent être ajoutées à une tâche pour fournir plus de contexte ou de détails.

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gérer efficacement vos tâches dans Outlook.

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