Power Automate - Flow - Sharepoint : Automatiser le déplacement de fichiers dans une bibliothèque d'archives Tutoriels

Ce tutoriel vous guide pour automatiser le déplacement de fichiers anciens vers une bibliothèque d'archives sur SharePoint. Découvrez comment créer un flux récurrent qui trie et déplace les fichiers âgés de plus de deux ans tout en préservant l'arborescence d'origine. Apprenez à utiliser des variables, des conditions IF, des boucles, et des fonctions Power FX pour gérer efficacement l'archivage automatique des documents, assurant ainsi une organisation optimale de votre contenu.

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nous allons voir comment automatiser le déplacement
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de fichier dans une bibliothèque d'archives.
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Ce flux plus complexe
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devra tenir compte d'une série de contraintes.
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Dans cette vidéo, nous allons utiliser des variables,
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des éléments conditionnels et des fonctions PO et fixe.
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Afin que ce soit bien clair pour vous,
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je souhaite déplacer des fichiers
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issus d'un dossier d'une bibliothèque sharepoint
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selon qu'un fichier soit ancien ou pas,
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tout en respectant lors du déplacement l'arborescence source des dossiers
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et fichiers afin de garder une organisation identique de mes contenus
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dans la bibliothèque cible
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ma bibliothèque d'archives,
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J'ai dans ce site sharepoint une bibliothèque classique nommée
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document dans laquelle je vais trouver un dossier nommé
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fichier à déplacer
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contenant une série de fichiers plus ou moins récents.
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Attention ici à éventuellement afficher une colonne supplémentaire
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relative à la date de création du fichier,
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qui n'est pas forcément affiché par défaut.
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Voici également ma seconde bibliothèque nommée Archive,
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qui pour le moment est totalement vide
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et qui devra être alimentée automatiquement.
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Je vais pour commencer initier un flux récurrent qui sera
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exécuté le premier de chaque mois à six heures.
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La première action à intégrer consiste à récupérer les fichiers du
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dossier de ma bibliothèque contenant les potentiels éléments à déplacer.
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J'aurais pu évidemment traiter le contenu
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de ma bibliothèque de documents complète.
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Dans le cadre de ce tuto, j'ai volontairement limité à un dossier précis.
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C'est pour cela que j'active les paramètres avancés
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qui me permettront
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d'appliquer une requête que nous aborderons dans un instant,
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de limiter mon flux aux dossiers choisis tout en y incluant les fichiers disséminés
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dans les sous dossiers de ce dossier ciblé.
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Je renseigne ensuite les paramètres relatifs aux éléments imbriqués
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ainsi que le dossier
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à traiter.
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Dans mon cas, je souhaite uniquement déplacer
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les fichiers créés il y a deux ans ou plus.
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La requête de filtre permettra de spécifier ce critère.
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Je saisis le nom de la colonne en anglais
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created
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pour la date de création du fichier,
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j'aurais pu utiliser modifie pour la date de dernière modification du fichier.
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Je paramètre ensuite mon critère l e
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signifiant la
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or equal plus petit ou égal.
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J'enchaîne avec la saisie d'une apostrophe pour faire ensuite référence à
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ma date butoir relative à la date de création du fichier.
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Pour cela, je sollicite le bouton Power FX où je saisis la formule suivante
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permettant de faire référence au bon format à la date du jour
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UTC NAO
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associée à la fonction d'ajout de jour en définissant moins sept cent trente jours,
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soit environ deux ans
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en somme. Dans mon exemple,
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je retranche sept cent trente jours à ma date du jour
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lorsque Sharepoint listera les fichiers,
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il inclura dans le résultat le nom des sous dossiers,
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ce qui peut paraître étonnant.
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Je vais contraindre mon action sharepoint
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en ajoutant un second paramètre de requête
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excluant les objets de type dossier
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du résultat de l'action
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afin de recréer l'arborescence d'origine. Dans ma bibliothèque d'archives,
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je vais initialiser une variable texte
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que je nomme ici dossier et que l'alimenter lors du traitement futur.
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Les fichiers datés de plus de deux ans étant
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listés par le biais de mon action précédente,
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obtenir les fichiers,
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place au traitement.
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Chaque fichier concerné devra être traité individuellement.
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C'est pour cela que J' initialise une boucle appliquée à chacun
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for each en anglais qui récupérera le contenu dynamique body vaw,
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soit la liste des éléments à traiter
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toujours au sein de la boucle. Je vais alimenter ma variable dossier
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récupérant le chemin d'accès de chaque fichier,
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je choisis dans les actions relatives aux variables
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de définir ma variable dossier.
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Attention à plusieurs éléments techniques. Ici,
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le chemin d'accès du fichier à déplacer
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contiendra le nom de la bibliothèque
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document partagé ainsi que le sous dossier fichier à déplacer qui est,
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je le rappelle, le dossier à traiter.
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Je mets donc en place une formule Power fix ayant pour but de remplacer ce chemin
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par du vide dans ma variable,
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de sorte à récupérer le chemin relatif à l'intérieur du dossier, à traiter
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comme ceux-ci.
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Autre point important, le dernier caractère de ma variable dossier
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contiendra un slash,
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ce qui posera un souci lors du déplacement du fichier à archiver.
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La fonction SCE me permet de récupérer la chaîne du chemin
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à partir de l'index de position zéro, c'est à dire du début jusqu'à l'index.
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Un
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correspondant au slash à éliminer.
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Cette variable contiendra donc au final du vide si le
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fichier est à la racine de mon dossier fichier à déplacer
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et le chemin du dossier pour tous les fichiers archivés
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placés dans des sous-dossiers.
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Je vais alors devoir gérer une condition if testant si la variable dossier est vide
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le cas échéant,
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j'ajoute l'action sharepoint de création de dossier
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qui créera donc dans mon sharepoint au sein de ma bibliothèque archives,
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le chemin relatif du dossier correspondant au fichier en cours de traitement.
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Après la création ou pas du dossier,
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j'enchaîne hors de ma condition mais toujours dans la boucle,
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la dernière action visant à déplacer le fichier traité.
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Je fais référence au fichier à déplacer par son chemin d'origine complet
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et je définis le dossier de destination correspondant à ma bibliothèque. Archives
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suivi du chemin stocké
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dans ma variable dossier.
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Si un autre fichier existe déjà, je choisis de le remplacer.
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J'enregistre et je teste.
00:07:01
Mes fichiers de plus de deux ans sont
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déplacés à la racine de ma bibliothèque Archive.
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Pour les fichiers étant stockés dans des sous-dossiers,
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l'arborescence d'origine est bien recréée,
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ce flux fonctionne.
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Voilà comment créer un flux complet d'archivages entre bibliothèque sharepoint

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