Power Automate - Flow - Sharepoint : Automatiser le déplacement de fichiers dans une bibliothèque d'archives Tutoriels

Ce tutoriel vous guide pour automatiser le déplacement de fichiers anciens vers une bibliothèque d'archives sur SharePoint. Découvrez comment créer un flux récurrent qui trie et déplace les fichiers âgés de plus de deux ans tout en préservant l'arborescence d'origine. Apprenez à utiliser des variables, des conditions IF, des boucles, et des fonctions Power FX pour gérer efficacement l'archivage automatique des documents, assurant ainsi une organisation optimale de votre contenu.

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Introduction
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    Objectifs :

    Ce tutoriel vise à démontrer comment automatiser le déplacement de fichiers dans une bibliothèque d'archives SharePoint, en tenant compte de diverses contraintes et en utilisant des variables, des éléments conditionnels et des fonctions Power FX.

    Chapitres :

    1. Introduction
      Dans ce tutoriel, nous allons explorer le processus d'automatisation du déplacement de fichiers dans une bibliothèque d'archives SharePoint. L'objectif est de déplacer des fichiers anciens tout en préservant l'arborescence d'origine des dossiers.
    2. Contexte et Préparation
      Nous avons une bibliothèque classique nommée 'document' sur SharePoint, contenant un dossier 'fichier à déplacer' avec plusieurs fichiers. Nous allons également créer une bibliothèque d'archives, qui est actuellement vide et doit être alimentée automatiquement.
    3. Configuration du Flux
      Nous allons initier un flux récurrent qui s'exécutera le premier de chaque mois à six heures. La première action consiste à récupérer les fichiers du dossier de la bibliothèque contenant les éléments à déplacer. Nous allons activer les paramètres avancés pour limiter le flux aux dossiers choisis et inclure les fichiers dans les sous-dossiers.
    4. Filtrage des Fichiers
      Nous allons spécifier que seuls les fichiers créés il y a deux ans ou plus doivent être déplacés. Pour cela, nous utiliserons une requête de filtre en saisissant le nom de la colonne 'created' pour la date de création du fichier. Nous paramétrons ensuite notre critère pour inclure les fichiers plus anciens.
    5. Traitement des Fichiers
      Chaque fichier concerné sera traité individuellement. Nous initialisons une boucle 'for each' pour récupérer le contenu dynamique des fichiers à traiter. À l'intérieur de cette boucle, nous alimentons une variable 'dossier' avec le chemin d'accès de chaque fichier.
    6. Gestion des Chemins d'Accès
      Nous devons gérer le chemin d'accès du fichier à déplacer, en remplaçant certaines parties du chemin par du vide pour obtenir le chemin relatif. Nous utilisons la fonction SCE pour récupérer la chaîne du chemin jusqu'à l'index correspondant au slash à éliminer.
    7. Création de Dossiers et Déplacement
      Nous testons si la variable 'dossier' est vide. Si c'est le cas, nous ajoutons une action SharePoint pour créer le dossier correspondant dans la bibliothèque d'archives. Ensuite, nous déplaçons le fichier traité vers la bibliothèque d'archives, en préservant l'arborescence d'origine.
    8. Conclusion
      Ce flux permet de déplacer efficacement les fichiers de plus de deux ans vers la bibliothèque d'archives, tout en maintenant l'organisation des dossiers. Nous avons ainsi créé un flux complet d'archivage entre bibliothèques SharePoint.

    FAQ :

    Comment automatiser le déplacement de fichiers dans SharePoint ?

    Pour automatiser le déplacement de fichiers dans SharePoint, vous pouvez créer un flux dans Power Automate qui récupère les fichiers d'un dossier spécifique et les déplace vers une bibliothèque d'archives en fonction de critères comme la date de création.

    Qu'est-ce qu'un flux dans Power Automate ?

    Un flux dans Power Automate est une série d'actions automatisées qui s'exécutent en réponse à un événement ou à un calendrier, permettant d'automatiser des processus métier.

    Comment définir des critères pour déplacer des fichiers ?

    Vous pouvez définir des critères en utilisant des éléments conditionnels dans votre flux, comme la date de création des fichiers, pour ne déplacer que ceux qui répondent à vos conditions spécifiques.

    Qu'est-ce que Power FX et comment l'utiliser ?

    Power FX est un langage de formule utilisé dans Power Apps et Power Automate. Vous l'utilisez pour créer des expressions qui manipulent des données, comme calculer des dates ou filtrer des résultats.

    Comment maintenir l'arborescence des dossiers lors du déplacement de fichiers ?

    Pour maintenir l'arborescence des dossiers, vous devez récupérer le chemin d'accès relatif de chaque fichier et le recréer dans la bibliothèque de destination lors du déplacement.

    Quels sont les avantages de l'automatisation des processus dans SharePoint ?

    L'automatisation des processus dans SharePoint améliore l'efficacité, réduit les erreurs humaines et permet de gagner du temps en éliminant les tâches manuelles répétitives.

    Quelques cas d'usages :

    Archivage automatique de documents

    Une entreprise utilise un flux Power Automate pour déplacer automatiquement les documents de plus de deux ans d'une bibliothèque SharePoint vers une bibliothèque d'archives, en maintenant l'arborescence des dossiers.

    Gestion des documents obsolètes

    Une organisation met en place un flux qui identifie et déplace les fichiers obsolètes vers une bibliothèque d'archives, permettant ainsi de garder la bibliothèque principale organisée et à jour.

    Conformité réglementaire

    Une société doit respecter des réglementations sur la conservation des documents. Elle utilise un flux pour archiver automatiquement les fichiers selon des critères de date, garantissant ainsi la conformité.

    Optimisation de l'espace de stockage

    Une entreprise utilise un flux pour déplacer régulièrement les fichiers anciens vers une bibliothèque d'archives, libérant ainsi de l'espace de stockage dans la bibliothèque principale.

    Suivi des modifications de fichiers

    Un flux est créé pour surveiller les modifications apportées aux fichiers dans SharePoint et archiver automatiquement les versions antérieures, permettant un meilleur suivi des changements.

    Glossaire :

    Automatisation

    Processus d'exécution automatique de tâches sans intervention humaine, souvent à l'aide de logiciels ou de scripts.

    Bibliothèque d'archives

    Espace de stockage dans SharePoint où les documents sont conservés pour une utilisation future ou pour des raisons de conformité.

    Flux

    Ensemble d'actions automatisées dans un processus, souvent utilisé dans le contexte de Power Automate pour décrire un workflow.

    Variables

    Éléments de programmation qui stockent des valeurs pouvant changer au cours de l'exécution d'un programme.

    Éléments conditionnels

    Instructions qui permettent d'exécuter certaines actions uniquement si des conditions spécifiques sont remplies.

    Power FX

    Langage de formule utilisé dans Power Apps et Power Automate pour créer des expressions et des calculs.

    Arborescence

    Structure hiérarchique des dossiers et fichiers dans un système de fichiers.

    SharePoint

    Plateforme de collaboration développée par Microsoft, utilisée pour le stockage, la gestion et le partage de documents.

    Date de création

    Date à laquelle un fichier a été initialement créé.

    Date de dernière modification

    Date à laquelle un fichier a été modifié pour la dernière fois.

    Condition IF

    Instruction qui exécute un bloc de code seulement si une condition spécifiée est vraie.

    Remplacement de chemin

    Processus de modification d'un chemin d'accès à un fichier ou dossier pour qu'il corresponde à une nouvelle structure.

    résultat(s)
    00:00:01
    nous allons voir comment automatiser le déplacement
    00:00:04
    de fichier dans une bibliothèque d'archives.
    00:00:07
    Ce flux plus complexe
    00:00:08
    devra tenir compte d'une série de contraintes.
    00:00:12
    Dans cette vidéo, nous allons utiliser des variables,
    00:00:14
    des éléments conditionnels et des fonctions PO et fixe.
    00:00:19
    Afin que ce soit bien clair pour vous,
    00:00:21
    je souhaite déplacer des fichiers
    00:00:23
    issus d'un dossier d'une bibliothèque SharePoint
    00:00:26
    selon qu'un fichier soit ancien ou pas,
    00:00:29
    tout en respectant lors du déplacement l'arborescence source des dossiers
    00:00:34
    et fichiers afin de garder une organisation identique de mes contenus
    00:00:38
    dans la bibliothèque cible
    00:00:40
    ma bibliothèque d'archives,
    00:00:43
    J'ai dans ce site SharePoint une bibliothèque classique nommée
    00:00:46
    document dans laquelle je vais trouver un dossier nommé
    00:00:49
    fichier à déplacer
    00:00:51
    contenant une série de fichiers plus ou moins récents.
    00:00:55
    Attention ici à éventuellement afficher une colonne supplémentaire
    00:01:00
    relative à la date de création du fichier,
    00:01:02
    qui n'est pas forcément affiché par défaut.
    00:01:07
    Voici également ma seconde bibliothèque nommée Archive,
    00:01:10
    qui pour le moment est totalement vide
    00:01:12
    et qui devra être alimentée automatiquement.
    00:01:18
    Je vais pour commencer initier un flux récurrent qui sera
    00:01:21
    exécuté le premier de chaque mois à six heures.
    00:01:28
    La première action à intégrer consiste à récupérer les fichiers du
    00:01:32
    dossier de ma bibliothèque contenant les potentiels éléments à déplacer.
    00:01:39
    J'aurais pu évidemment traiter le contenu
    00:01:41
    de ma bibliothèque de documents complète.
    00:01:44
    Dans le cadre de ce tuto, j'ai volontairement limité à un dossier précis.
    00:01:49
    C'est pour cela que j'active les paramètres avancés
    00:01:52
    qui me permettront
    00:01:53
    d'appliquer une requête que nous aborderons dans un instant,
    00:01:57
    de limiter mon flux aux dossiers choisis tout en y incluant les fichiers disséminés
    00:02:02
    dans les sous dossiers de ce dossier ciblé.
    00:02:05
    Je renseigne ensuite les paramètres relatifs aux éléments imbriqués
    00:02:09
    ainsi que le dossier
    00:02:11
    à traiter.
    00:02:13
    Dans mon cas, je souhaite uniquement déplacer
    00:02:16
    les fichiers créés il y a deux ans ou plus.
    00:02:20
    La requête de filtre permettra de spécifier ce critère.
    00:02:24
    Je saisis le nom de la colonne en anglais
    00:02:27
    created
    00:02:28
    pour la date de création du fichier,
    00:02:30
    j'aurais pu utiliser modifie pour la date de dernière modification du fichier.
    00:02:35
    Je paramètre ensuite mon critère l e
    00:02:38
    signifiant la
    00:02:39
    or equal plus petit ou égal.
    00:02:43
    J'enchaîne avec la saisie d'une apostrophe pour faire ensuite référence à
    00:02:47
    ma date butoir relative à la date de création du fichier.
    00:02:51
    Pour cela, je sollicite le bouton Power FX où je saisis la formule suivante
    00:02:56
    permettant de faire référence au bon format à la date du jour
    00:03:01
    UTC NAO
    00:03:02
    associée à la fonction d'ajout de jour en définissant moins sept cent trente jours,
    00:03:08
    soit environ deux ans
    00:03:10
    en somme. Dans mon exemple,
    00:03:12
    je retranche sept cent trente jours à ma date du jour
    00:03:15
    lorsque Sharepoint listera les fichiers,
    00:03:17
    il inclura dans le résultat le nom des sous dossiers,
    00:03:21
    ce qui peut paraître étonnant.
    00:03:23
    Je vais contraindre mon action SharePoint
    00:03:26
    en ajoutant un second paramètre de requête
    00:03:28
    excluant les objets de type dossier
    00:03:31
    du résultat de l'action
    00:03:34
    afin de recréer l'arborescence d'origine. Dans ma bibliothèque d'archives,
    00:03:38
    je vais initialiser une variable texte
    00:03:44
    que je nomme ici dossier et que l'alimenter lors du traitement futur.
    00:03:52
    Les fichiers datés de plus de deux ans étant
    00:03:54
    listés par le biais de mon action précédente,
    00:03:56
    obtenir les fichiers,
    00:03:58
    place au traitement.
    00:04:00
    Chaque fichier concerné devra être traité individuellement.
    00:04:04
    C'est pour cela que J' initialise une boucle appliquée à chacun
    00:04:08
    for each en anglais qui récupérera le contenu dynamique body vaw,
    00:04:14
    soit la liste des éléments à traiter
    00:04:18
    toujours au sein de la boucle. Je vais alimenter ma variable dossier
    00:04:22
    récupérant le chemin d'accès de chaque fichier,
    00:04:25
    je choisis dans les actions relatives aux variables
    00:04:29
    de définir ma variable dossier.
    00:04:34
    Attention à plusieurs éléments techniques. Ici,
    00:04:37
    le chemin d'accès du fichier à déplacer
    00:04:39
    contiendra le nom de la bibliothèque
    00:04:42
    document partagé ainsi que le sous dossier fichier à déplacer qui est,
    00:04:46
    je le rappelle, le dossier à traiter.
    00:04:48
    Je mets donc en place une formule Power fix ayant pour but de remplacer ce chemin
    00:04:53
    par du vide dans ma variable,
    00:04:55
    de sorte à récupérer le chemin relatif à l'intérieur du dossier, à traiter
    00:05:03
    comme ceux-ci.
    00:05:14
    Autre point important, le dernier caractère de ma variable dossier
    00:05:18
    contiendra un slash,
    00:05:20
    ce qui posera un souci lors du déplacement du fichier à archiver.
    00:05:26
    La fonction SCE me permet de récupérer la chaîne du chemin
    00:05:31
    à partir de l'index de position zéro, c'est à dire du début jusqu'à l'index.
    00:05:36
    Un
    00:05:36
    correspondant au slash à éliminer.
    00:05:42
    Cette variable contiendra donc au final du vide si le
    00:05:46
    fichier est à la racine de mon dossier fichier à déplacer
    00:05:49
    et le chemin du dossier pour tous les fichiers archivés
    00:05:52
    placés dans des sous-dossiers.
    00:05:56
    Je vais alors devoir gérer une condition if testant si la variable dossier est vide
    00:06:07
    le cas échéant,
    00:06:08
    j'ajoute l'action SharePoint de création de dossier
    00:06:11
    qui créera donc dans mon SharePoint au sein de ma bibliothèque archives,
    00:06:16
    le chemin relatif du dossier correspondant au fichier en cours de traitement.
    00:06:24
    Après la création ou pas du dossier,
    00:06:27
    j'enchaîne hors de ma condition mais toujours dans la boucle,
    00:06:30
    la dernière action visant à déplacer le fichier traité.
    00:06:34
    Je fais référence au fichier à déplacer par son chemin d'origine complet
    00:06:39
    et je définis le dossier de destination correspondant à ma bibliothèque. Archives
    00:06:45
    suivi du chemin stocké
    00:06:46
    dans ma variable dossier.
    00:06:50
    Si un autre fichier existe déjà, je choisis de le remplacer.
    00:06:57
    J'enregistre et je teste.
    00:07:01
    Mes fichiers de plus de deux ans sont
    00:07:02
    déplacés à la racine de ma bibliothèque Archive.
    00:07:05
    Pour les fichiers étant stockés dans des sous-dossiers,
    00:07:09
    l'arborescence d'origine est bien recréée,
    00:07:12
    ce flux fonctionne.
    00:07:14
    Voilà comment créer un flux complet d'archivages entre bibliothèque SharePoint

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