ChatGPT-4 - Analyser un cahier des charges avec ChatGPT Tutoriels

Découvrez comment analyser un cahier des charges avec ChatGPT. Cette vidéo vous présente les étapes pour accompagner un prospect dans l'adoption des outils Microsoft 365 en utilisant les capacités de synthèse du modèle GPT-4. Apprenez comment rédiger une offre basée sur les besoins en licences, le profilage des utilisateurs et l'accompagnement au changement. Ne manquez pas cette opportunité d'explorer les fonctionnalités de ChatGPT pour simplifier vos processus commerciaux.

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Introduction

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment une équipe commerciale peut utiliser des outils d'intelligence artificielle, comme ChatGPT, pour analyser un cahier des charges fourni par un prospect et préparer une réponse adaptée à ses besoins en matière d'adoption des outils Microsoft 365.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous explorons comment une équipe commerciale peut accompagner un prospect dans l'adoption des outils Microsoft 365. Nous nous basons sur un cahier des charges qui détaille les besoins en termes de licences, de profilage des utilisateurs et d'accompagnement au changement.
Analyse du Cahier des Charges
Nous utilisons ChatGPT pour synthétiser le document reçu afin de nous assurer de ne pas omettre des points essentiels. À partir d'un navigateur, nous sollicitons l'outil pour analyser les points clés du cahier des charges fourni. Cette analyse nous permet de résumer les éléments essentiels sur lesquels nous pouvons nous baser pour préparer notre réponse.
Alignement des Compétences
Nous mettons en relation nos compétences avec les attentes du prospect relatives au cahier des charges. Cela nous aide à mieux comprendre comment répondre aux besoins spécifiques du client.
Plan d'Adoption
Nous demandons à ChatGPT de générer les étapes d'un plan d'adoption qui pourrait convenir. Djad Geppetto propose alors une ébauche qui nous aide à engager notre réflexion sur le contenu du plan à élaborer, incluant la formation, le profilage, la communication, et un système de recommandation.
Volume de Licences
Pour répondre au mieux à la demande, nous voulons savoir si le document mentionne un volume actuel ou prévu en termes de licences. ChatGPT nous informe qu'il y a actuellement 900 licences pour 650 collaborateurs, ce qui est un point important sur lequel nous devons nous positionner.
Usages Collaboratifs
Nous nous interrogeons également sur le développement des usages liés au travail collaboratif. ChatGPT confirme que c'est un point sur lequel notre prospect attend notre positionnement, notamment pour clarifier les usages et orienter les collaborateurs vers les outils à privilégier selon les besoins de l'entreprise.
Conclusion
Pour conclure cette première analyse, nous demandons à ChatGPT de nous fournir un résumé court des points clés de ce cahier des charges. Bien que cet outil nous aide à cibler et résumer notre offre, cela ne nous dispense pas de relire attentivement le document original. Nous restons impliqués dans la gestion de ce projet, tout en ayant la chance d'avoir un assistant à disposition lorsque nous en avons besoin.

FAQ :

Qu'est-ce que Microsoft 365 et comment peut-il aider mon entreprise ?

Microsoft 365 est une suite d'outils de productivité qui inclut des applications comme Word, Excel et Teams. Elle aide les entreprises à améliorer la collaboration, la communication et l'efficacité au travail.

Comment rédiger un cahier des charges efficace ?

Un cahier des charges efficace doit clairement définir les besoins et les attentes du projet, inclure des spécifications techniques, et être rédigé de manière concise pour faciliter la compréhension par toutes les parties prenantes.

Pourquoi est-il important d'avoir un plan d'adoption pour Microsoft 365 ?

Un plan d'adoption est crucial car il guide l'intégration des outils Microsoft 365 dans l'organisation, assure que les utilisateurs sont formés et soutenus, et maximise l'utilisation des outils pour atteindre les objectifs de l'entreprise.

Comment puis-je évaluer les besoins en licences pour Microsoft 365 ?

Pour évaluer les besoins en licences, il est important de connaître le nombre d'utilisateurs, leurs rôles, et les fonctionnalités spécifiques dont ils ont besoin. Cela peut être fait en analysant le cahier des charges et en consultant les utilisateurs.

Quels sont les défis courants lors de l'adoption de nouvelles technologies ?

Les défis courants incluent la résistance au changement, le manque de formation, et des problèmes de communication. Il est essentiel de prévoir un accompagnement au changement pour surmonter ces obstacles.

Quelques cas d'usages :

Intégration de Microsoft 365 dans une PME

Une petite entreprise souhaite adopter Microsoft 365 pour améliorer la collaboration entre ses équipes. En utilisant un cahier des charges, elle identifie les besoins en licences et élabore un plan d'adoption qui inclut des formations et des sessions de feedback pour s'assurer que tous les employés sont à l'aise avec les nouveaux outils.

Amélioration de la communication interne

Une organisation utilise Microsoft Teams pour faciliter la communication entre les départements. Grâce à un accompagnement au changement, elle forme les employés sur les meilleures pratiques d'utilisation de l'outil, ce qui améliore la productivité et réduit les emails internes.

Gestion de projet avec Microsoft Planner

Une équipe de projet utilise Microsoft Planner pour organiser ses tâches et suivre l'avancement. En intégrant des outils de travail collaboratif, elle peut assigner des tâches, définir des délais et collaborer en temps réel, ce qui améliore l'efficacité du projet.

Formation des employés sur les outils Microsoft 365

Une entreprise organise des sessions de formation pour ses employés sur l'utilisation de Microsoft 365. Cela inclut des ateliers pratiques sur Word, Excel et Teams, permettant aux employés de se familiariser avec les outils et d'augmenter leur productivité.

Glossaire :

Microsoft 365

Une suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne proposée par Microsoft, incluant des applications comme Word, Excel, PowerPoint, et des services comme OneDrive et Teams.

cahier des charges

Un document qui définit les besoins, les exigences et les spécifications d'un projet ou d'un produit, servant de référence pour le développement et la mise en œuvre.

licences de profilage

Des autorisations accordées aux utilisateurs pour accéder et utiliser des fonctionnalités spécifiques des outils Microsoft 365, souvent basées sur leur rôle ou leurs besoins au sein de l'organisation.

accompagnement au changement

Un processus qui aide les individus et les organisations à s'adapter aux nouvelles technologies ou méthodes de travail, en fournissant des formations, des ressources et un soutien continu.

plan d'adoption

Une stratégie détaillée qui décrit comment une organisation va intégrer de nouvelles technologies ou outils, y compris les étapes de formation, de communication et de support.

travail collaboratif

Une méthode de travail où plusieurs personnes ou équipes collaborent pour atteindre un objectif commun, souvent facilitée par des outils numériques.

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Nous sommes membres d'une équipe

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commerciale et nous souhaitons

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accompagner un prospect dans

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l'adoption des outils Microsoft 365.

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Un cahier des charges fourni

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par ce prospect détaille les

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besoins en termes de licences,

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de profilage des utilisateurs

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offre mais avant cela,

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nous utiliserons chaque GPT pour

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synthétiser le document reçu afin

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que nous nous assurions de ne pas

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omettre 2 points essentielles.

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cahier des charges fourni.

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du prospect relatives au cahier des charges.

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les étapes du plan d'adoption qui

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pourrait convenir, nous demandons

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donc HLGPT de générer ces étapes.

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qui nous aide à engager notre réflexion

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sur le contenu du plan à élaborer,

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incluant donc formation,

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profilage, communication,

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système de recommandation, et cetera.

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Pour répondre au mieux à la demande,

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nous voulons savoir si le document

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mentionne un volume actuel ou

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prévu en terme de licence.

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Chat GPT nous informe qu'il y a actuellement

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ce qui est un point important sur

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lequel nous devons nous positionner.

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Nous nous demandons également si le

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développement des usages liés au travail

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collaboratif est un point sur lequel

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notre prospect attend notre positionnement.

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Ch GPT confirme que oui,

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notamment pour clarifier les usages,

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selon les besoins de l'entreprise.

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à cibler et résumer cette offre,

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Nous restons les mettre à bord

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mais nous avons la chance

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lorsque nous en avons besoin.

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