Power Automate - Flow - Sharepoint : Associer Microsoft Forms et Lists dans un flux Power Automate Tutoriels

Ce tutoriel vous montre comment automatiser la gestion des tickets d'incidents en associant Microsoft Forms et Lists via Power Automate. Apprenez à créer un flux qui alimente automatiquement deux listes distinctes sur SharePoint en fonction des réponses soumises dans un formulaire Forms. Découvrez comment configurer des conditions, alimenter des champs de liste à partir des réponses du formulaire, et envoyer des notifications automatisées aux utilisateurs. Idéal pour optimiser le suivi des incidents et des questions générales dans votre organisation.

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il est possible de générer des flux power automate spécifiques à ces composants.
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Cela peut se faire via le bouton intégré disponible dans
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le menu des trois points ou directement sur le ruban.
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Le point intéressant est que le flux sera prérempli et associé
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à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle vous êtes.
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Néanmoins,
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le nombre de modèles de flux proposés est assez restreint. Au final,
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je vous conseille donc de passer par le menu des
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modèles de power automate ou de partir d'un flux vide.
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Dans mon cas, je souhaite,
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à partir d'un formulaire de gestion de tickets et
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d'incidents mis à disposition et remplissable par mes collaborateurs,
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alimenter deux listes distinctes. Selon l'objet de la demande.
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J'ai pris soin de construire un formulaire
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composé de questions relatives à l'incident,
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ainsi que deux listes structurées,
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une pour les tickets,
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une autre pour les questions générales.
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Attention, ces listes sont stockées dans un site sharepoint.
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C'est un point obligatoire pour les intégrer dans mon flux.
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Chacune de ces listes contient des champs qui accueilleront
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au format texte sous forme de liste de choix,
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les champs de mon formulaire forms
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à partir d'un flux de cloud vierge que je crée,
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que je nomme et que j'associe à l'événement de remplissage de formulaire,
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je renseigne le formulaire à surveiller.
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Ici, il se nomme
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déclaration d'incident informatique.
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C'est mon déclencheur
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afin de pouvoir exploiter les éléments remplis par l'utilisateur dans
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ce formulaire et ensuite les intégrer dans ma liste,
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j'ajoute l'action,
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obtenir les détails de la réponse que je
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fais pointer également vers ce même formulaire.
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Le type d'incident définira la liste à alimenter.
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C'est pour cela que j'ajoute un bloc conditionnel If C en français à partir de mon
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formulaire qui récupérera le contenu dynamique type d'incident
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lié à l'étape précédente de mon flux.
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Je teste donc le mot
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question générale
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en respectant la casse telle qu'afficher dans le formulaire.
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Dans le cas où la condition est remplie,
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j'ajoute l'action.
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Créer un élément à partir du bloc d'action sharepoint.
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Attention,
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retenez qu'un élément sharepoint est toujours associé à une
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liste et plus exactement une ligne de la liste.
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Un
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fichier ou un dossier, par exemple,
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ne sont pas des éléments sharepoint.
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Je renseigne le site où se trouve ma liste ainsi que la liste en question
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afin d'accéder à la structure de ma liste,
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j'affiche les paramètres avancés pour
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alimenter les différents champs disponibles.
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Le titre de l'élément sera par exemple
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question.
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A partir de là,
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je viens récupérer les contenus dynamiques à partir de l'action obtenant
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les détails de réponse du formulaire et j'alimente les champs.
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Le demandeur correspondra ici à l'e mail de la personne ayant soumis le formulaire.
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La question correspond ici au champ. Détaillez votre demande.
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La date correspond à la date d'envoi du formulaire.
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Le statut est un champ de type liste de choix de ma
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liste et ne correspond pas à un champ de mon formulaire.
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Il sera donc par défaut en à traiter.
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Le technicien est un paramètre que le
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service informatique renseignera manuellement dans la liste.
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Ultérieurement,
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je personnalise le nom du bloc d'action par souci du détail.
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Lorsque le formulaire ne contient pas de question générale,
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j'alimente mon autre liste en ajoutant dans le bloc conditionnel
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une action de création d'éléments.
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Même chose
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dans les paramètres avancés.
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J'associe mes champs de formulaire avec les champs correspondants de la liste
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Ticket informatique.
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Attention,
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Power Automate proposera par défaut les options paramétrées
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dans la liste de choix de ma liste.
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Je fais bien attention d'aller chercher la réponse dans le formulaire rempli.
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Les noms des champs de formulaire ne doivent pas obligatoirement
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concorder avec les noms des champs de ma liste.
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Cependant, si c'est le cas, c'est beaucoup plus facile à identifier,
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sauf pour le statut. Évidemment.
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Le ticket étant nouvellement créé,
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son statut sera en attente par défaut,
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de même que le technicien qui sera renseigné plus tard.
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Je souhaite, pour terminer,
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envoyer un message avec le bot de flux
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à l'utilisateur ayant rempli le formulaire en lui confirmant
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la réception de son ticket ou de sa demande,
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un peu comme un accusé de réception.
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J'ajoute pour chacun des deux cas, un message personnalisé.
00:05:00
J'enregistre et je teste.
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Prenons le lien de partage du formulaire et à partir d'un autre compte,
00:05:07
remplissons le
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en choisissant une question générale.
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Posons par exemple une question sur le casque utilisé professionnellement.
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Une fois soumis, le flux continue son exécution et me confirme son succès.
00:05:22
L'utilisateur reçoit bien un message du Chatbot.
00:05:26
Ma liste de questions est bien alimentée.
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Procédons à un second remplissage de type incident
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à propos d'une demande d'assistance suite à une panne réseau,
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soumettons le formulaire rempli.
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Encore une fois, l'utilisateur reçoit un message
00:05:45
et l'autre liste est alimentée.
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Mon flux issu de mon formulaire associé à Microsoft List
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est un succès et est pleinement fonctionnel.

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