Bookings - Créer votre système de réservation de formations Cas d'usage
Découvrez dans cette vidéo comment créer votre système de réservation de formations en utilisant Microsoft Bookings, une application de la suite Microsoft Office 365. Vous apprendrez à configurer votre calendrier de disponibilité, à créer des services de formation et à personnaliser les paramètres de réservation.
Obtenez des conseils pratiques pour simplifier la gestion de vos formations en suivant les étapes simples présentées dans la vidéo.
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Objectifs :
Comprendre comment Microsoft Booking facilite la planification et la gestion des rendez-vous en ligne, en permettant aux utilisateurs de gérer efficacement leur emploi du temps et d'améliorer l'expérience client.
Chapitres :
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Introduction à Microsoft Booking
Microsoft Booking est un outil de planification et de gestion des rendez-vous basé sur le web. Il s'intègre également au calendrier Outlook des personnes concernées, ce qui permet une gestion fluide des disponibilités. -
Cas d'utilisation : Daniel et sa paume
Prenons l'exemple de Daniel, qui donne des formations aux personnes souhaitant améliorer leurs compétences. Daniel travaille avec plusieurs intervenants, ce qui nécessite une organisation minutieuse de leur planning. Cette tâche représente une charge importante, et il se demande s'il a besoin d'une personne dédiée à la prise de rendez-vous téléphonique. -
Solution apportée par Microsoft Booking
Avec Microsoft Booking, Daniel a trouvé une solution à ses problèmes de planification. Il a délégué la tâche à un assistant qui a créé un calendrier de réservation. Cela permet aux clients d'accéder aux disponibilités des intervenants et de faire des réservations directement en ligne. -
Fonctionnalités de Microsoft Booking
Daniel a ajouté des descriptions de service, les noms des sujets, la durée des sessions, et le nombre maximum de personnes. Ces informations facilitent la prise de rendez-vous pour les clients. De plus, les clients ne verront que les calendriers de réservation et non les calendriers personnels des intervenants, ce qui assure une certaine confidentialité. -
Gestion des disponibilités
Justin, un autre utilisateur, a créé le calendrier de réservation en ligne avec les intervenants qui recevront un email de notification. Au cours de la semaine, Justin vérifie la disponibilité de chacun de ses intervenants et peut modifier certains rendez-vous si nécessaire. Seul l'administrateur a la capacité de faire ces modifications. -
Personnalisation et flexibilité
Justin peut également ajouter des informations supplémentaires, comme des services d'appel, et ajuster les intervenants selon les besoins. Il a la possibilité de modifier les conditions de réservation, de fermer les calendriers aux clients, ou de changer les fuseaux horaires pour les clients internationaux. -
Reporting et analyse
Avec la vue semaine de travail sur Microsoft Booking, Justin peut faire un reporting à Daniel sur le nombre de sessions données. Il peut également analyser les données en profondeur grâce à la synchronisation avec Excel et à l'exportation des données des sessions, ce qui lui permet de rester à l'écoute des besoins de ses clients. -
Conclusion
Microsoft Booking facilite la prise de rendez-vous en proposant un calendrier fidèle à l'activité et aux disponibilités des utilisateurs. Cet outil permet non seulement d'optimiser la gestion du temps, mais aussi d'améliorer l'expérience client en rendant le processus de réservation plus accessible et efficace.
FAQ :
Qu'est-ce que Microsoft Booking?
Microsoft Booking est un outil de planification en ligne qui facilite la gestion des rendez-vous et des réservations, permettant aux utilisateurs de synchroniser leurs calendriers et d'éviter les conflits de disponibilité.
Comment Microsoft Booking aide-t-il à gérer les rendez-vous?
Il permet aux utilisateurs de créer un calendrier de réservation en ligne, où les clients peuvent voir les disponibilités des intervenants et réserver directement des créneaux horaires, ce qui réduit la charge de travail liée à la prise de rendez-vous.
Les clients voient-ils les calendriers personnels des intervenants?
Non, les clients ne voient que les calendriers de réservation créés avec Microsoft Booking, ce qui protège la vie privée des intervenants.
Comment puis-je modifier les conditions de réservation dans Microsoft Booking?
L'administrateur peut modifier les conditions de réservation, fermer les calendriers aux clients, ou ajuster les fuseaux horaires selon les besoins des clients internationaux.
Quels sont les avantages de la synchronisation avec Outlook?
La synchronisation avec Outlook permet d'éviter les doublons de rendez-vous et d'assurer que les disponibilités des intervenants sont toujours à jour.
Quelques cas d'usages :
Gestion des formations
Un formateur peut utiliser Microsoft Booking pour organiser ses sessions de formation, permettant aux participants de réserver des créneaux horaires en ligne, ce qui simplifie la gestion de son emploi du temps.
Planification d'événements
Une entreprise peut utiliser Microsoft Booking pour planifier des événements, en permettant aux invités de s'inscrire et de choisir leurs créneaux horaires, ce qui améliore l'efficacité de l'organisation.
Consultations médicales
Un cabinet médical peut utiliser Microsoft Booking pour permettre aux patients de prendre rendez-vous en ligne, réduisant ainsi le temps passé à gérer les appels téléphoniques et améliorant l'expérience patient.
Services de coaching
Un coach peut utiliser Microsoft Booking pour gérer ses sessions de coaching, permettant aux clients de réserver des rendez-vous selon leur disponibilité, ce qui optimise la gestion de son temps.
Glossaire :
Microsoft Booking
Un outil de planification en ligne qui permet aux utilisateurs de gérer les rendez-vous et les réservations de manière efficace.
Calendrier Outlook
Un service de calendrier intégré à Microsoft Outlook, utilisé pour organiser des événements et des rendez-vous.
Intervenants
Les personnes qui participent à des formations ou des événements, souvent des formateurs ou des experts dans un domaine spécifique.
Charge de travail
La quantité de travail ou de tâches qu'une personne doit gérer dans un certain laps de temps.
Réservation en ligne
Le processus par lequel un client peut choisir et réserver un créneau horaire pour un service via Internet.
Synchronisation
Le processus d'alignement des données entre différents systèmes ou applications pour éviter les doublons et les erreurs.
Reporting
La création de rapports pour analyser et présenter des données, souvent utilisée pour évaluer la performance ou l'efficacité.
Fuseaux horaires
Les divisions du temps qui déterminent l'heure dans différentes régions du monde.