Outlook Online - Répondre à une invitation de réunion Tutoriels

Découvrez comment répondre à une invitation de réunion dans Outlook Online pour mieux gérer votre emploi du temps dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des astuces pratiques pour consulter les détails de la réunion, afficher les conflits avec votre calendrier, répondre à l'organisateur avec différentes options, et modifier votre réponse ultérieurement.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos réunions et améliorer votre productivité grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Introduction
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    Objectifs :

    Comprendre comment gérer les invitations à des réunions via Outlook, y compris la réception de notifications, la réponse aux invitations et la gestion des conflits d'agenda.

    Chapitres :

    1. Réception d'une invitation à une réunion
      Lorsque vous êtes invité à une réunion via Outlook, vous recevez une notification dans votre boîte de réception, semblable à un e-mail. Une icône spécifique indique qu'il s'agit d'une demande de réunion. Dans le volet de visualisation, vous pouvez consulter le nom des participants ainsi que le message de l'organisateur concernant la réunion.
    2. Détails de la réunion
      Sous le message, vous trouverez des informations essentielles telles que la date, l'heure et le lieu de la réunion. Outlook en ligne vous informe également s'il existe un conflit entre cette réunion et votre calendrier, vous permettant ainsi de gérer votre emploi du temps efficacement.
    3. Gestion des conflits d'agenda
      Si vous n'êtes pas disponible, Outlook propose d'afficher les conflits, ce qui vous permet de visualiser directement les réunions ou rendez-vous déjà planifiés à ces horaires. Cela vous aide à prendre une décision éclairée sur votre participation.
    4. Répondre à l'invitation
      Pour répondre à l'invitation, cliquez sur le bouton 'RVP' visible dans votre boîte de réception. Trois autres boutons apparaissent pour indiquer votre disponibilité : 'Oui' si vous êtes disponible, 'Peut-être' si vous n'êtes pas sûr, et 'Non' si vous ne pouvez pas participer. Vous avez également la possibilité d'envoyer une réponse à l'organisateur avec un message personnalisé.
    5. Confirmation de la participation
      Dans notre exemple, nous allons accepter la réunion. Une fois votre réponse envoyée, le message disparaît de votre boîte de réception. Cependant, la réunion apparaît dans votre calendrier à la date spécifiée, où vous pouvez consulter les détails et modifier votre réponse si nécessaire.
    6. Suivi des réponses
      L'organisateur pourra suivre les différentes réponses que les participants lui ont envoyées, ce qui facilite la gestion de la réunion et la planification des prochaines étapes.

    FAQ :

    Comment recevoir une invitation à une réunion dans Outlook?

    Lorsque vous êtes invité à une réunion, vous recevez une notification dans votre boîte de réception, semblable à un e-mail, avec des détails sur la réunion.

    Que faire si j'ai un conflit de calendrier avec une réunion?

    Outlook vous avertit des conflits de calendrier et vous permet de visualiser les événements déjà planifiés à la même heure, afin que vous puissiez décider de votre disponibilité.

    Comment répondre à une invitation de réunion dans Outlook?

    Pour répondre à une invitation, cliquez sur le bouton RVP dans votre boîte de réception ou le volet de visualisation, puis choisissez parmi les options Oui, Peut-être, ou Non.

    Puis-je ajouter un message à ma réponse d'invitation?

    Oui, vous avez la possibilité d'ajouter un message personnalisé à votre réponse avant de l'envoyer à l'organisateur.

    Que se passe-t-il après avoir accepté une réunion?

    Après avoir accepté une réunion, l'invitation disparaît de votre boîte de réception, mais la réunion apparaît dans votre calendrier à la date spécifiée.

    Quelques cas d'usages :

    Gestion des réunions d'équipe

    Dans un environnement de travail, les employés peuvent utiliser Outlook pour organiser des réunions d'équipe, gérer les conflits de calendrier et s'assurer que tous les participants sont informés et disponibles.

    Planification d'événements

    Les organisateurs d'événements peuvent envoyer des invitations via Outlook, permettant aux participants de répondre facilement et de gérer leur emploi du temps en fonction des réponses reçues.

    Suivi des réponses aux invitations

    Les responsables peuvent suivre les réponses aux invitations de réunion dans Outlook, ce qui leur permet de savoir qui participera et d'ajuster les plans en conséquence.

    Communication efficace

    Les utilisateurs peuvent utiliser les messages personnalisés dans leurs réponses pour clarifier leur disponibilité ou poser des questions, améliorant ainsi la communication avec les organisateurs de réunions.

    Glossaire :

    Outlook

    Un logiciel de gestion de courriels et d'agenda développé par Microsoft, utilisé pour envoyer et recevoir des e-mails, gérer des calendriers, et organiser des réunions.

    Notification

    Un message ou une alerte qui informe l'utilisateur d'un événement, comme une invitation à une réunion.

    Boîte de réception

    L'endroit dans un client de messagerie où les e-mails entrants sont stockés et affichés.

    Volet de visualisation

    Une section de l'interface utilisateur d'Outlook qui permet de voir les détails d'un e-mail ou d'une invitation sans l'ouvrir complètement.

    Conflit de calendrier

    Une situation où deux événements ou plus sont programmés en même temps, rendant impossible la participation à tous.

    RVP

    Répondre à une invitation de réunion, un bouton dans Outlook permettant de répondre à l'organisateur de la réunion.

    Message personnalisé

    Un texte que l'utilisateur peut ajouter à sa réponse pour fournir des informations supplémentaires ou des commentaires à l'organisateur.

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    Lorsque vous êtes
    00:00:05
    invité à une réunion via Outlook,
    00:00:07
    vous recevez une notification.
    00:00:09
    Cette notification arrive
    00:00:10
    dans votre boîte de réception
    00:00:12
    de la même façon qu'un mail.
    00:00:14
    Une icône vous indique qu'il
    00:00:15
    s'agit d'une demande de réunion.
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    Dans le volet de visualisation,
    00:00:20
    vous pouvez consulter le nom des
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    participants à cette réunion.
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    En dessous apparaît le message
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    adressé par votre correspondant
    00:00:27
    à propos de cette réunion.
    00:00:29
    Ainsi que les informations de celles-ci,
    00:00:31
    la date, l'heure et le lieu.
    00:00:34
    Outlook online vous indique également
    00:00:35
    s'il existe ou non un conflit entre
    00:00:37
    cette réunion et votre calendrier.
    00:00:41
    Dans le cas où vous n'êtes pas disponible,
    00:00:43
    Outlook vous propose d'afficher les conflits,
    00:00:45
    ce qui vous permet de visualiser directement
    00:00:47
    la réunion ou le rendez-vous que vous
    00:00:49
    avez déjà planifié sur ces horaires.
    00:00:51
    Pour répondre à l'invitation,
    00:00:53
    cliquez sur le bouton RVP visible
    00:00:55
    dans votre boîte de réception ainsi
    00:00:57
    que dans le volet de visualisation.
    00:01:00
    3 autres boutons apparaissent
    00:01:01
    pour vous permettre de répondre à
    00:01:03
    l'organisateur pour lui indiquer si
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    vous participerez ou non à la réunion.
    00:01:07
    Oui, si vous êtes disponible, peut-être,
    00:01:09
    si vous n'êtes pas sûr de pouvoir participer.
    00:01:11
    Et enfin non, si vous ne pouvez
    00:01:13
    pas participer à la réunion.
    00:01:15
    Vous avez la possibilité soit d'envoyer
    00:01:17
    ou non une réponse à l'organisateur et
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    d'y ajouter un message personnalisé.
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    Pour notre exemple,
    00:01:23
    nous allons accepter la réunion.
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    Lorsque vous envoyez votre réponse,
    00:01:27
    le message disparaît de votre
    00:01:29
    boîte de réception.
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    Cependant,
    00:01:30
    si vous vous rendez dans votre calendrier,
    00:01:33
    la réunion apparaît bien à la date spécifiée.
    00:01:35
    Vous pouvez alors l'ouvrir
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    pour en consulter les détails.
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    Vous avez ici la possibilité de
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    modifier votre réponse de cette façon,
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    l'organisateur pourra suivre
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    les différentes réponses que les
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    participants lui ont envoyées.

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    Quando você está
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    convidado para uma reunião via Outlook,
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    Você receberá uma notificação.
    00:00:09
    Esta notificação chega
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    na sua caixa de entrada
    00:00:12
    da mesma forma que um e-mail.
    00:00:14
    Um ícone diz-lhe que
    00:00:15
    Este é um pedido de reunião.
    00:00:19
    No painel de pré-visualização,
    00:00:20
    Você pode olhar para os nomes do
    00:00:22
    participantes nesta reunião.
    00:00:24
    Abaixo aparece a mensagem
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    Endereçado pelo seu correspondente
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    sobre este encontro.
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    Bem como a respetiva informação,
    00:00:31
    Data, hora e local.
    00:00:34
    O Outlook online também informa
    00:00:35
    se existe ou não um conflito entre
    00:00:37
    esta reunião e o seu calendário.
    00:00:41
    No caso de não estar disponível,
    00:00:43
    O Outlook oferece-lhe para ver conflitos,
    00:00:45
    que lhe permite visualizar diretamente
    00:00:47
    a reunião ou compromisso que está a cumprir
    00:00:49
    já planearam estes calendários.
    00:00:51
    Para responder ao convite,
    00:00:53
    clique no botão RVP visível
    00:00:55
    na sua caixa de entrada também
    00:00:57
    do que no painel de visualização.
    00:01:00
    Mais 3 botões aparecem
    00:01:01
    Para lhe permitir responder a
    00:01:03
    o organizador para informá-los se
    00:01:05
    Pode ou não participar na reunião.
    00:01:07
    Sim, se estiver disponível, talvez,
    00:01:09
    se não tem a certeza se pode participar.
    00:01:11
    E não, se não puder
    00:01:13
    não participar na reunião.
    00:01:15
    Você tem a opção de enviar
    00:01:17
    ou não uma resposta ao organizador e
    00:01:20
    Adicione uma mensagem personalizada.
    00:01:22
    Para o nosso exemplo,
    00:01:23
    Aceitaremos a reunião.
    00:01:25
    Quando enviar a sua resposta,
    00:01:27
    A mensagem desaparece do seu
    00:01:29
    caixa de entrada.
    00:01:30
    No entanto
    00:01:30
    Se aceder ao seu calendário,
    00:01:33
    A reunião aparece na data especificada.
    00:01:35
    Em seguida, você pode abri-lo
    00:01:38
    para ver os detalhes.
    00:01:40
    Aqui você tem a oportunidade de
    00:01:42
    Edite a sua resposta desta forma.
    00:01:44
    O organizador poderá acompanhar
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    As diferentes respostas que o
    00:01:47
    os participantes enviaram-no para ele.

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