SharePoint: Introduction to SharePoint Online tools

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These sessions are related to getting started off this application

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and this particular one is entitled Introduction to SharePoint Online.

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My name is Stephen Ryan and I'll be your trainer for this short session.

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Just a few things, instruction-wise, housekeeping-wise before we get going.

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Please don't try to take any other calls if possible.

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Obviously, if you need to and it's urgent then, by all means, do so.

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But if you can avoid it, then that would be useful.

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Put your phone in mute then unmute if you want to ask a question any time

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during the session.

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And lastly, stay active on the PC just to stop against standby mode.

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OK, so in this short session, we'll introduce some fundamentals

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of the SharePoint Online environment in Office 365.

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I'll start by looking at document libraries and how to drop files in the library

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and upload files into folders in the library.

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We will then discuss how to share files stored in SharePoint Online

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and how to edit files using the online version of the Office suite of applications.

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Lastly, we will look at how to synchronise online data with your local computer

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so you can continue working even when you're offline.

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It isn't really a training session as such, it's a way to get started Office 365

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and our objectives are to discover and understand

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how to navigate around SharePoint Online

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and try and use some of its key features and tools here nice and quickly.

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So first of all, we'll look at Document libraries.

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So Document libraries in SharePoint Online are sites generally in SharePoint Online

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allow you to work in collaborative teams by storing

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and sharing files and co-editing documents simultaneously.

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They contain document libraries and lists

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and enable users to work collaboratively online.

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So those document libraries provide a secure place for storing your files

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where you and your co-workers can easily find them,

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work on them together, access them from any device anytime.

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So for example, you could use Document library on a site in SharePoint Online

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to store real files related to a specific project or specific client, for example.

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The default site you get in SharePoint Online includes document library already

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and one is created automatically for you when you create a new site.

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You can add additional document libraries to a site as

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and when you need them and this is useful for example

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if you want to restrict access to a set of files.

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Each document library displays a list of those files and folders

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and key information about each item such as who created it,

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when it was last modified and that sort of thing.

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And you can use that information to organise your files

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and make it easier to find them.

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There are several things you can do in a Document library.

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You can add, edit, delete and download documents.

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You can also collaborate and co-author on documents.

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You can control who's got access to a library or folder in a library

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or individual files that are in a library.

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You can track the activity on a file such as when it was last modified

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and also receive notifications when something gets changed.

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You can create custom views for document library as well to add in

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further columns or different views to the library.

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You can share files or folders and others as you'll see in a moment.

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You can add links to a document library to something stored outside,

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so you can add links to the navigation menus.

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Those could be to files located in a different library or possibly

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a link to an external web page for example as well.

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You can also highlight links and files and folders in the document library

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so others can get to them more quickly

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by making them a highlighted item in the list.

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So you can see on this screen a document library with a few files inside it.

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You can see a menu up here that says New, Upload, Quick edit and Sync.

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We'll go through some of these things in a moment.

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So SharePoint does offer you the ability to store your documents

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for your teams with custom views.

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What we're looking on the first screenshot is the kind of old view

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and the second which is the sort of a modern document library view

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in the second screenshot you can see that's just popped up

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is called a Classic SharePoint view and I'll show you what the difference is

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between those as we get through as well.

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Essentially, you can see the tools available on this library tab over here

00:04:16

that lets you do things like Modify your current view.

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And we'll see a little bit of that in the demo in a moment.

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So the kind of things you can do to Document library when you right click on it are:

00:04:26

you can open it, you can share with someone,

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you can collaborate on the document real time, you can look at permissions on the document,

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download it and also you can just look at the version history of documents over time,

00:04:39

see how many versions of it has been,

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what modifications are made and then potentially open an older item,

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or restore it or delete it if you need to.

00:04:49

So we're going to the live environment now

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and have a quick look at some of those items.

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I'll just minimise this for a moment and you can see here we are in Office 365.

00:05:06

I'll just maximise that.

00:05:07

I am on the landing page.

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So if you want to open up our SharePoint sites,

00:05:10

you can click on the app launcher up in the top left-hand corner here

00:05:13

or you can click on the SharePoint tile on the homepage.

00:05:17

We'll do it from here.

00:05:18

We will right click on it, make sure opens in a new tab.

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So you can see some recent activity going to the SharePoint training site.

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So I can click on that link for example or I can click on the link over here

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in the navigation menu, or I can click up here in the frequent section as well

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to open up that site.

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So here you can see we are in SharePoint training.

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You can see some recent activity as well and here a document library

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called MOOC Training, for example.

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We can also create our own document library here.

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So from Site contents for example, if you can go to Site contents here

00:06:10

and then choose New up at the top

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and then on the drop-down list, choose Document Library

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so I'll just create one here called Steve's Files or something.

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If you want to show in the site navigation either do them to appear

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in the menus in the left, yes, we do so I'll just choose Create.

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Now I'll create, start our document library and we can then go into the document library

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and actually add some files, to not let some files to it and so on.

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So here's the empty document library, you can see there called Steve's Files.

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I'm going to upload some files to it, so you can see up at the menu here

00:06:54

we have an upload option.

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It says here also we can drag files here to upload,

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so I will just show you sort of both approaches, so you click on Upload,

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we can choose files or folders, some browsers allow you to do folders

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and some don't.

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So here we can choose.

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Let's choose an Excel file, for example.

00:07:18

The document's getting uploaded now to the library

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and then we can see there it's appeared.

00:07:24

So let's upload another one.

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It's on there.

00:07:37

Let me do that way.

00:07:39

So if I just minimise this page a moment and drag that over across.

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OK, I will now just show how we could do the drag and drop,

00:07:53

just making that a bit smaller.

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We could also drag, let's say an item over here,

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so if I drag that from that file over here.

00:08:18

Let's drag this across

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and then when I release the button, you'll see it's uploading other items,

00:08:30

so we can also drag those so you can either choose Upload and browse

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or you can use drag and drop techniques too.

00:08:36

Drop it there too.

00:08:54

Now we've got three files in that SharePoint training Steve's Files document library.

00:09:15

Just having some issues with the shared screen option up there.

00:09:18

OK.

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So question, you've used Library and uploaded some files to it,

00:09:24

we can then change the views so at the moment,

00:09:25

we're looking in this list view.

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So if we go over here on this drop-down listing

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and see we can go to the top tiles view as well.

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And now see the items as tiles rather than as a list.

00:09:35

I'll switch back to list view again.

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We can also then modify that view somewhat, so if I click on the Plus sign here,

00:09:44

I can add some further columns to our view.

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So you can create new ones using this option here where I can just show

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and hide existing columns by selecting them from this list here,

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so if I wanted a file size option to be added or created by for example,

00:09:58

I can do that and then click Apply and it adds those extra columns to my list

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so I can modify the view that way.

00:10:10

In terms of documents and files, kind of things we can do to them.

00:10:14

So I select a file from here in the list,

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you'll see the menu changes across the top here.

00:10:21

So when it's selected, you get, unselected,

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you get that menu when you select an individual file

00:10:25

or more you get that sort of menu up here.

00:10:26

That's exactly the same menu you see if you click on the ellipsis button,

00:10:30

the three dots to the right of the file name.

00:10:31

If I click on that, I'll get the same colour menu options

00:10:34

as I do across the top.

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And similarly, if I right click on the document as well over here,

00:10:38

I get the same menu as well.

00:10:40

So you can see some of the things you can do here, so I can Open the file.

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So I could open that file in PowerPoint or if I've got the full version

00:10:46

I can open it.

00:10:46

So I'm going to open in PowerPoint Online and the online version of PowerPoint

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or I could open in the full version if I have the full app installed locally,

00:10:53

so the desktop version.

00:10:54

The other thing I can do to this file here is, so you can see I can Share it,

00:10:58

Download it, Delete it, Pin it to the top of the list,

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Move it somewhere else, Copy it somewhere else, Rename it.

00:11:04

We can also look at things like Version history as well,

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so I click on Version history, that will show me

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if there's been multiple versions of that file and any edits and changes to it along the way

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and if any comments have been added, I'd see it in that column over there.

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And when you've got multiple files in this list, you could then use

00:11:18

the sort of drop-down list over here to see multiple versions

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and I could then restore or view that older version for example,

00:11:24

if I had more than one in this list.

00:11:26

Obviously, in this case I've only got the one.

00:11:30

So we can do that.

00:11:33

In terms of the view itself, you can see that we're currently in this

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what's called the sort of new mode.

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There's also the option here to return to classic SharePoint.

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When you turn that option on, you go back to the classic SharePoint mode

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that you saw in the previous, the earlier slide.

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You can revert back to it, back to the modern version,

00:11:49

the modern view again.

00:11:50

But it can take some 20 minutes, half an hour or a couple of logout logins

00:11:54

to actually get that refreshed.

00:11:55

I worked it for the moment, but that's just a way of viewing it

00:11:57

in the old sort of classic SharePoint view,

00:12:00

which gives you slightly different menus across the top and so on.

00:12:06

OK,

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let's go work on a file.

00:12:20

So we've got some files uploaded to say, we could then open them.

00:12:26

So if I click on that one over here, for example and choose Open in PowerPoint Online.

00:12:34

You'll see they'll actually launch the PowerPoint Online,

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the online version of the application, you can see and then get that slide deck

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which is the one that we're actually working on here at the moment,

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for example.

00:12:44

I could then browse through that, make changes obviously and so on.

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So at the moment, I'm working in the online version of the product.

00:12:51

If I wanted to switch to the full version again, I got the option

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to do that via a button in here, just Edit in PowerPoint so I click on that,

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then I can open in the full version rather than this online version.

00:13:05

Let's close it, I don’t want to make any changes for the moment to that.

00:13:12

So other things you can do here, as said in terms of managing the file,

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so we've just seen there we can open it, we can download that from the local copy for example,

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if you want to do some management stuff we can delete,

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move, rename and so on.

00:13:28

We can also do sharing.

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So let's switch back to our slide for a moment.

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So that's, remember we mentioned about the older-style view,

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the classic view of SharePoint that's more like what that SharePoint view looks like.

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You get different menu items and tabs across it rather than the sort of buttons

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and drop downs that you see in the newer view.

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So I can upload files using Upload document option.

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Again, you see the old view in the top left corner there.

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We saw the upload option that I used a moment ago in the new version

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and as you can see, you can also drag and drop them in either view,

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you can drag and drop across to those folders, document libraries

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to upload files that way.

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We can also share our files with an external user,

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so it gives you the ability to - in a team sort of site document library,

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for example, you could share documents or folders of people

00:14:30

who don't otherwise have access to the site or the files.

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When you do share documents and folders, you can decide

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whether people edit them or just view them as you'll see in a moment.

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And there's essentially two ways of sharing.

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You can either share via inviting specific people, which is the Invite people button

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that you can see highlighted on the site at the moment

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and with that, you then invite people by typing in the names,

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email addresses for example in your contacts list in the directory

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that you can find and then decide to share the document with them.

00:14:59

I'll show you this slide in a moment.

00:15:01

The other option is to choose the Get a link option just below that

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to provide a link that can be then pasted into another form of media

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like a chat box or an email or instant message, Skype message

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something like that to someone.

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It's just a link you can paste into another place, another location.

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That it's an easy way of sharing documents to everyone in your organisation

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or with people that you need to share with externally

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who wouldn't be if you weren't able to invite by name for example

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and I will show you how to do that in a second.

00:15:37

Just click back out there and then go back to View.

00:15:44

OK, so we are in the library,

00:15:47

the Steve's Files library.

00:15:48

We want to share a document with someone.

00:15:53

So I can again select the buttons here and to share, I can choose Share

00:15:58

from the menu up here that gets just the same place.

00:16:01

So you see the screen here and then we can see the two options;

00:16:04

to Invite people and Get a link.

00:16:05

To invite people here, I need to provide the names of persons

00:16:09

so I could start to type in the name of the contact that I have.

00:16:15

So Pierre Skoll the guy, just him or let's try someone else,

00:16:18

I've got a couple of dummy accounts I can use.

00:16:20

John Doe, sort of dummy login account, so there's my user

00:16:25

and I can then allow them to either edit or view that so if I choose Edit,

00:16:29

I can also provide an extra bit of text to the invitation that says,

00:16:33

"here you are, John, here's that file you wanted".

00:16:38

It doesn't really matter what you're typing in there

00:16:40

but just an optional message essentially you can type to your colleague,

00:16:50

it's a bit lazy of me so I'll put in a bit of grammar to it.

00:16:53

So "Here's that file you wanted"

00:16:54

and then the option here of Send an email invitation or not.

00:16:56

So if I deselect that option, they won't get the invitation pop in mail,

00:17:00

I'll choose the sending the invitation

00:17:03

and they will see that so I can choose that option to Share.

00:17:06

It will come up in a moment saying Updating item

00:17:08

and then it will say One item shared.

00:17:12

You should also see a pop up appearing in my notifications telling me

00:17:15

that has been shared with another person and I'll get an email message.

00:17:20

I've just had a ding come through just now that's told me

00:17:22

that it should be in my mailbox, I'm going to check that in a moment.

00:17:25

We'll see the other options for sharing in there,

00:17:27

let's go by this menu this time.

00:17:29

So I've already shared that document as you remember

00:17:31

with the Edit options for John Doe.

00:17:34

I can also choose this one here but the thing with Invite people

00:17:37

is you're inviting specific people by name that are in your list,

00:17:40

in your directory listing and I provide their name

00:17:44

and it's recognised in the directory.

00:17:46

We get a link, you're just creating a link which can either be kind of like

00:17:49

an anonymous restricted type link or it can be a corporate links account

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required for this particular domain, for example

00:17:58

and again that can either be a view or an edit link so you click on that,

00:18:01

choose Create or Create a link and you can then paste that in,

00:18:05

so let's say that somebody wants a View links, for example,

00:18:08

which creates and it will create that link here and I can then just copy

00:18:11

and paste that into let's say, I've got my Skype for business.

00:18:15

So if I was having a chat with John Doe in Skype for Business,

00:18:22

for example, I could then just paste that into there

00:18:23

and say "here's that link for that document" and just send that link to him.

00:18:27

He'd get it that way or I could paste into the email just the same sort of thing.

00:18:30

So that's essentially a link that has a sort of guest access token

00:18:33

as part of the links so it gives them the link to the document

00:18:36

and also the guest access privileges depending on

00:18:38

whether I chose the Choose a view or Edit link.

00:18:41

I'm not going to bother sending that now but that was a view link.

00:18:44

We could also choose…

00:18:47

I just remove that link and create a new one.

00:18:50

We could also create an edit link

00:18:56

and again it's just another type of link, right click, copy.

00:19:01

Again I could paste that into a chat box or onto an email

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and again it looks pretty similar, just aside from token

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with different privileges assigned to that token.

00:19:10

So when that user clicks on that link

00:19:12

then they'll get privileges assigned from that token,

00:19:14

in this case it appeared in the link.

00:19:17

We also see here, we've got the option for Shared with,

00:19:20

so Shared with shows you a list of who you're currently shared with.

00:19:24

You can do Stop sharing from here so you can stop showing a document

00:19:27

with everyone you shared it with.

00:19:29

You can click on Advance,

00:19:30

it then takes us to the more granular level of it…

00:19:32

of permission assignment on a page so now it's opening up

00:19:35

a separate tab without permissions on here.

00:19:37

We'll see a list of admissions that has been assigned

00:19:39

to that particular file then who's got access and there's our John Doe account

00:19:44

that we just added as a user type and the commission level

00:19:47

that's provided when you choose the edit option there,

00:19:50

it actually contributes so that's the actual commission level

00:19:53

that's assigned to that user.

00:19:55

If I just go back to here and choose Stop sharing, to stop sharing,

00:20:00

it says Disables any guest links or remove all users

00:20:02

from the file-sharing options which is closed.

00:20:04

So the only thing I see now is myself.

00:20:05

This is my login account here, as the owner,

00:20:08

it's the only person now left in the list so click on Close.

00:20:12

Just go back to Share again,

00:20:15

Shared with so you can see there again there's no one on the list.

00:20:17

Click on Advance to get that permission list again.

00:20:21

I now see that the only person in there is the SharePoint training owners

00:20:23

who have full control for that particular item

00:20:25

because it's moved all the other shared permissions.

00:20:28

OK so two ways of showing, essentially sharing it

00:20:32

by specifically specifying a person or a group by name

00:20:36

or by providing a link and then copying that,

00:20:40

pasting that link into some other form of media like an email

00:20:42

or a chat window or something to someone.

00:20:51

Slides right.

00:20:55

OK so viewing and editing a file with the benefit of Office online

00:20:57

so what we're talking about here is the fact that,

00:20:59

as you saw already, you can open a file, we've got the options of editing

00:21:04

on the online version or the full version here, we can see a Word document,

00:21:08

for example you can choose to edit it in the Word

00:21:11

which is the full version of Microsoft Word

00:21:12

or you can edit in the browser using Word Online.

00:21:15

And that's not just from a share.

00:21:19

If I just switch back to the environment for a moment,

00:21:25

I just get rid of Skype for business for a second so that also includes

00:21:29

as I say just opening a document here, not just from when someone shared it with me

00:21:32

but I can just stay as an Excel file for example,

00:21:34

I can choose to open an Excel Online or I can open Excel

00:21:39

and again just like we saw the PowerPoint one that can open up the online version of Excel

00:21:42

and I can then start to modify and work with that document.

00:21:47

The use of the option, Edit in Excel to open up

00:21:50

in the full version of an open Excel 2016 or whatever version of Office

00:21:53

it is you have and then open it in a full version of the online version.

00:21:57

When you're working with…

00:21:58

I just cancel that, I don't need to do that for now.

00:22:02

When you're working with online applications such as these

00:22:06

then your changes are made immediately.

00:22:09

So if I choose access, deselect that and choose New,

00:22:15

and so I can create a new Word document here for example,

00:22:17

I'll just create a dummy document with not much text in it.

00:22:21

So notice here, I'm creating a new Word document that opens up

00:22:24

Word Online automatically.

00:22:25

There is this document saved that hasn't really got a name yet,

00:22:29

I'll just put in a load of blump, and if you notice as I start typing in the letters

00:22:34

it says Saving across the black screen up here,

00:22:36

and then a few seconds later it'll say Saved,

00:22:38

so it's automatically saving your text as you type

00:22:41

because you are working the online version of the application.

00:22:44

Give it a few seconds it will come back and say Saved in a moment,

00:22:47

there you go, and that's the difference in working in the online version of the apps

00:22:50

and working in Word, so you'll see that on the file menu

00:22:54

in Word Online for example there's no save option,

00:22:56

there's a Save as so I can save it as something else

00:22:58

but there's no save option because I don't need to because it is saved automatically.

00:23:02

If I open the file in Word and work with it in the full version of Word 2016.

00:23:15

I'm just opening up another page in another screen,

00:24:38

it's lagging unfortunately today,

00:24:40

if it doesn't open up I'll just deal with a different file.

00:24:43

There we go.

00:26:02

Someone else is working on that document,

00:26:03

I'll do a different document.

00:26:08

Save as.

00:26:26

Back into Steve's files again.

00:26:42

I'll do it in the excel file this time.

00:26:48

Access to that document Excel online that we saw earlier.

00:26:52

Let's wait for that to load completely.

00:26:55

Then you see the menu at the top.

00:26:59

So I choose Edit in Excel and open Excel 2016.

00:27:24

OK.

00:27:25

So now we've got to put it in the Excel 2016 version

00:27:27

and we can then work on that with all the full capabilities up here,

00:27:31

I have to choose Edit mode again, just put it into edit mode,

00:27:34

but that just shows you how you can work in the two different versions,

00:27:36

so obviously in this version you've got a save menu and a save as

00:27:40

and so on for the menu item because that can be worked on

00:27:42

and saved obviously locally, and because you're working not in the online version

00:27:47

if you need to make changes, you need to save them manually yourself.

00:27:51

That's obviously the big difference between doing that and working

00:27:54

in the online version where those changes are updated automatically for you,

00:27:57

on the fly, as you're working.

00:28:00

OK, I'll just close that down.

00:28:02

Don't need that open anymore.

00:28:05

Ok.

00:28:08

Just to confirm, when you're editing online in Office 365,

00:28:13

your files are saved automatically and if you edit a file while you're working offline with it

00:28:18

you'll need to upload it back into the library.

00:28:20

If open a document with more than one app choice,

00:28:23

so for example if you've got the same app on your computer, your local version,

00:28:28

you will need to choose between the two as you saw there with the option

00:28:31

of opening the online version or the full version of Excel, for example.

00:28:35

Obviously, if you don't have that application,

00:28:37

you won't be able to open in full version.

00:28:43

So we could be working as we said on different files,

00:28:46

let's just switch back to the slides for a moment, working in the browser-based version,

00:28:49

working the full version.

00:28:50

But at some point, we're going to have to perhaps select those files out of sync,

00:28:56

if you have worked on the file locally and worked on it offline.

00:29:00

So we need to have some form of synchronisation.

00:29:02

So we have that sync option as we'll see in the menu item in a moment

00:29:05

that allows us to synchronise those files to our local folder on our computer,

00:29:09

and you can then work directly on it in File explorer

00:29:12

and access your files even when you're offline.

00:29:15

So this can be very useful obviously if you're going to be disconnected

00:29:17

from a network, you want to work in a hotel or work from home on them

00:29:20

and you're not connected to network, you can synchronise files,

00:29:24

work on them offline and then when you come back online again

00:29:26

you can re-sync and those changes you made while you worked at them at home

00:29:29

could be re-synced back to the files based in the cloud and vice versa.

00:29:34

So when you're online, any changes you make or others make

00:29:37

in the document library will sync between your document library

00:29:40

in your computer locally.

00:29:41

So we can see we've got a sync option up here,

00:29:43

in fact the items have changed slightly in their look and feel,

00:29:47

they don't quite look like this now but the same options are available

00:29:50

and the same menu items, they just look slightly different, they have just changed slightly,

00:29:55

as I'll show you in a moment, but you can see you get the sync button up here,

00:29:58

when you click on Sync you'll get a pop-up dialog box,

00:30:02

that looks a little bit like this that says Sync this library to your device,

00:30:05

and then a Sync now button, you'll also see a link

00:30:07

to get the latest version of them both, one Drive business app

00:30:10

in case you've got an older version or not, you haven't got any version installed at all,

00:30:14

for example, you'll see that link on that pop up

00:30:16

that comes up on your page.

00:30:20

When you're working on those documents, you'll see you've got your local version here,

00:30:24

so this is an example of a file in our local document storage location,

00:30:29

and we can see the files in the SharePoint library online

00:30:34

and we'll see that perhaps the files are currently synchronised

00:30:37

or not synchronise, you'll see slightly different icons as you'll see,

00:30:39

I'll show you the live environment in a moment to show you the difference.

00:30:42

When you see a little green tick, or a little white tick on a green circle

00:30:46

I should say, that's showing you that it's currently synchronised.

00:30:49

If you see these little blue arrows, it's showing it's in the process

00:30:52

of being synchronised, and if you see the sort of red type X

00:30:55

then it hasn't yet been synchronised for some reason,

00:30:57

so it gives you a visual representation of the current synchronisation status,

00:31:02

you know whether they've been updated or not yet.

00:31:05

Let's have a look at that in the live environment.

00:31:09

I'll just switch back out here.

00:31:14

So you see the sync option up here, so if I deselect the files

00:31:17

you'll see with that sync option up here, slightly different as I said

00:31:19

than the view on slide that's changed slightly, click on that to sync this library

00:31:23

to your computer, then say Sync this library to your device for easy access,

00:31:28

there's the link to get the just OneDrive app,

00:31:30

and there's the Sync now button that let's you synchronise,

00:31:33

you should then see a button that pops up and says "we're working on it",

00:31:38

something that says Sync the library Steve's files from SharePoint training,

00:31:43

it shows you the url link to it, you'll find your documents in file explorer

00:31:46

and it shows you where it's going to be saved and you click on Sync now,

00:31:49

it will say "we're getting those things ready to be synced",

00:31:53

and then you can go and view those files in that synchronised folder,

00:31:56

so your files are syncing as we speak,

00:31:58

go and take a look and watch them come in, and you can click on Show my files

00:32:01

which then opens up that folder and shows you those files.

00:32:06

I'll just drag it across in a separate window, you go up here

00:32:10

and you'll see a pop up saying about you can always check on OneDrive Business

00:32:13

to see the sync on your files, and there we can see those documents

00:32:17

and what's been changed on them.

00:32:21

See that's a green tick down there showing you which files were synchronised

00:32:24

and so on.

00:32:26

If I make a change to something and then re synchronise,

00:32:32

those changes will be updated on the document.

00:32:35

Let's go back to Steve's files.

00:32:49

You also get in the bottom right-hand side here

00:32:57

your syncing files option, I can see that OneDrive Business tool,

00:33:01

it says it is currently syncing files, One item remaining, you can then click on that

00:33:06

which will give you the option to open that folder again

00:33:09

if you hadn't already got it open.

00:33:09

You can also right click on that to see the menu item in there,

00:33:13

so things like you can Pause, Syncing, Sync now, Stop syncing a folder,

00:33:17

Repair if it's gone out of sync or something,

00:33:19

Sync a new library or just Open your folder.

00:33:26

We've already chosen Sync now, so it's in the process of syncing anyway

00:33:29

so you can see that going on at the moment.

00:33:32

So that's a way of synchronising your files, keeping up to date,

00:33:35

work on them offline, come back online again re-sync

00:33:38

and get those files back in sync again, and as I said

00:33:40

if you've got the green tick showing here, you know your files are in sync with each other

00:33:44

and that's all working successfully.

00:33:47

You'll find that if I just go back out a bit out of here,

00:33:51

if I've had any previous…

00:33:54

you see at the moment, that's Steve's files again,

00:33:56

it's got the little blue arrows on there, I think very small

00:33:59

but you just about see it that shows it's currently in syncing mode at the moment,

00:34:02

it is in the process of syncing, whereas these other folders up here

00:34:04

from other things I've synced before in different folders

00:34:07

have already been done and they're up to date, for example.

00:34:12

There's one there, there's another one in there,

00:34:16

and that's the ones for Steve's files that are syncing at the moment.

00:34:24

Those are the buttons in there, and then once you've got that syncing successfully

00:34:29

as we saw a moment ago you should see a sort of similar list of files

00:34:33

obviously in your local directories, you can see on here,

00:34:36

so we've got four files here that are synced,

00:34:38

and then we can see the list of files from the document library,

00:34:41

there's a screenshot or a snap of that screen over there on the right side

00:34:43

just to show you when they're fully synced, roughly what it would look like,

00:34:47

two sets of files looking the same.

00:34:54

So as I mentioned at the beginning of the session,

00:34:56

this isn't really a training session, it's just a way to get started with Office applications,

00:34:59

in this case the SharePoint Online part of the Office 365 suite.

00:35:03

So the feature we briefly looked at this session help you to share

00:35:08

and collaborate with your co-workers on documents online and offline.

00:35:11

Sharepoint Online provides a cloud base storage location for your organisation's files

00:35:15

so you can then easily be shared with your co-workers,

00:35:17

you can use SharePoint Online sites to create team sites,

00:35:20

upload and share documents to the colleagues, you can open documents

00:35:24

in the full Office version if you have it, or in the online version

00:35:26

if you don't have access to the full one.

00:35:28

So for example, if you are in the hotel or a remote location with a laptop

00:35:32

that doesn't have those locally installed, it doesn't matter,

00:35:34

as long as you've got access to the Internet, even if you don't have your laptop with you,

00:35:38

if the hotel or remote office has got a PC that you could use

00:35:41

and get connected to the Internet then you can log into Office 365,

00:35:44

open up documents from SharePoint

00:35:47

or from OneDrive if you are using OneDrive, and access your documents

00:35:51

and work with them using the online application suite, Excel,

00:35:55

Word, PowerPoint, OneNote, etc.

00:35:58

So you can open them in the full version or the online version

00:36:01

and edit and view them, you can also use real time co-authoring capabilities

00:36:05

as well if you want to collaborate with colleagues simultaneously

00:36:07

on online documents, and even when you're working with those people

00:36:11

in co-authoring mode, real time co-authoring,

00:36:14

you'll see a pop up flag that shows you who's working on the doc

00:36:18

at the same time as you and whereabouts in the doc they are working

00:36:20

so you don't have a conflict of interest in the same section of the document for example,

00:36:25

it warns you about that and lets you know where they're working

00:36:27

and what they're up to.

00:36:28

Then obviously the synchronisation feature we looked at last lets you work

00:36:32

with files even when you're working offline then re synchronise it back again

00:36:35

when you're back online again.

00:36:39

OK.

00:36:44

So this is where we normally have a quick Q&A session,

00:36:46

and then we'll finish off here,

00:36:47

that concludes the short session.

00:36:50

Thank you for your attention and I hope that it can make the best use

00:36:52

of these resources and the session going forward.

00:36:55

Thank you once again.

00:00:12

Hallo und herzlich willkommen zu dieser kurzen Trainingseinheit über Office MOOC Training.

00:00:16

Diese Sitzungen stehen im Zusammenhang mit dem Einstieg in diese Anwendung

00:00:20

Und diese ist auch die Einführung in SharePoint Online.

00:00:24

Mein Name ist Stephen Ryan und ich werde Ihr Trainer für diese kurze Sitzung sein.

00:00:30

Nur ein paar Dinge, lehrweise, Hauswirtschaftslehre, bevor wir loslegen.

00:00:35

Bitte versuchen Sie nicht, andere Anrufe zu nehmen, wenn möglich.

00:00:37

Natürlich, wenn Sie es müssen und es ist dringend, dann mit allen Mitteln, tun Sie dies.

00:00:40

Aber wenn man es vermeiden kann, dann wäre das sinnvoll.

00:00:43

Setzen Sie Ihr Telefon in stumm dann unstumm, wenn Sie eine Frage jederzeit stellen wollen

00:00:46

Während der Sitzung.

00:00:48

Und schließlich, bleiben Sie aktiv auf dem PC, nur um gegen Standby-Modus zu stoppen.

00:00:54

OK, in dieser kurzen Sitzung werden wir einige Grundlagen vorstellen

00:00:57

Der SharePoint Online-Umgebung in Office 365.

00:00:59

Ich beginne mit dem Blick auf die Dokumentenbibliotheken und wie man Dateien in der Bibliothek ablegen kann

00:01:04

Und Dateien in Ordner in der Bibliothek hochladen.

00:01:05

Wir werden dann diskutieren, wie wir Dateien teilen, die in SharePoint Online gespeichert sind

00:01:09

Und wie man Dateien mit der Online-Version der Office-Suite bearbeitet.

00:01:15

Schließlich werden wir prüfen, wie Sie Online-Daten mit Ihrem lokalen Computer synchronisieren

00:01:18

Damit Sie auch dann weiterarbeiten können, wenn Sie offline sind.

00:01:22

Es ist nicht wirklich eine Trainingseinheit als solche, es ist eine Möglichkeit, Office 365 zu starten

00:01:26

Und unsere Ziele sind zu entdecken und zu verstehen

00:01:28

Wie man um SharePoint Online navigiert

00:01:31

Und versuchen Sie, einige seiner wichtigsten Funktionen und Werkzeuge hier schön und schnell zu nutzen.

00:01:38

Also schauen wir uns zunächst die Dokumentenbibliotheken an.

00:01:41

So sind Dokumentenbibliotheken in SharePoint Online in der Regel Seiten in SharePoint Online

00:01:46

Lassen Sie in Kooperationsteams arbeiten, indem Sie

00:01:49

Und das Teilen von Dateien und das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten.

00:01:52

Sie enthalten Dokumentenbibliotheken und Listen

00:01:55

Und den Nutzern die Möglichkeit geben, online zusammenzuarbeiten.

00:01:58

So bieten diese Dokumentenbibliotheken einen sicheren Ort für die Speicherung Ihrer Dateien

00:02:01

Wo Sie und Ihre Mitarbeiter sie leicht finden können,

00:02:03

Arbeiten Sie gemeinsam, greifen Sie jederzeit von jedem Gerät auf sie zu.

00:02:07

So können Sie zum Beispiel Dokumentenbibliothek auf einer Website in SharePoint Online verwenden

00:02:09

Zum Beispiel, um reale Dateien zu speichern, die sich auf ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Client beziehen.

00:02:15

Die Standard-Site, die Sie in SharePoint Online erhalten, enthält bereits eine Dokumentenbibliothek.

00:02:19

Und eine wird automatisch für Sie erstellt, wenn Sie eine neue Website erstellen.

00:02:22

Sie können zusätzliche Dokumentenbibliotheken zu einer Website hinzufügen, wie

00:02:24

Und wenn Sie sie brauchen und das ist zum Beispiel nützlich

00:02:27

Wenn Sie den Zugriff auf eine Reihe von Dateien einschränken wollen.

00:02:30

Jede Dokumentenbibliothek zeigt eine Liste dieser Dateien und Ordner an.

00:02:33

Und wichtige Informationen zu jedem Artikel, wie zum Beispiel, wer es erstellt hat,

00:02:36

Als es zuletzt geändert wurde und so etwas.

00:02:38

Und Sie können diese Informationen nutzen, um Ihre Dateien zu organisieren

00:02:40

Und erleichtern, sie zu finden.

00:02:42

Es gibt mehrere Dinge, die Sie in einer Dokumentenbibliothek tun können.

00:02:44

Sie können Dokumente hinzufügen, bearbeiten, löschen und herunterladen.

00:02:48

Sie können auch bei Dokumenten mitarbeiten und mitverfasst werden.

00:02:51

Sie können kontrollieren, wer Zugriff auf eine Bibliothek oder einen Ordner in einer Bibliothek hat

00:02:54

Oder einzelne Dateien, die sich in einer Bibliothek befinden.

00:02:56

Sie können die Aktivität auf einer Datei verfolgen, wie zum Beispiel, wenn sie zuletzt geändert wurde.

00:03:00

Und erhalten auch Benachrichtigungen, wenn sich etwas ändert.

00:03:03

Sie können individuelle Ansichten für die Dokumentenbibliothek erstellen, um sie einzufügen

00:03:06

Weitere Spalten oder verschiedene Ansichten zur Bibliothek.

00:03:09

Sie können Dateien oder Ordner und andere teilen, wie Sie in einem Moment sehen werden.

00:03:12

Sie können Links zu einer Dokumentenbibliothek zu etwas hinzufügen, das außerhalb gespeichert ist,

00:03:16

So können Sie Links zu den Navigationsmenüs hinzufügen.

00:03:19

Diese könnten zu Dateien in einer anderen Bibliothek oder möglicherweise

00:03:22

Ein Link zu einer externen Webseite zum Beispiel.

00:03:27

Sie können auch Links und Dateien und Ordner in der Dokumentenbibliothek hervorheben

00:03:29

So können andere schneller zu ihnen kommen

00:03:31

Indem man sie zu einem hervorgehobenen Punkt in der Liste macht.

00:03:36

So können Sie auf diesem Bildschirm eine Dokumentenbibliothek mit ein paar Dateien darin sehen.

00:03:39

Hier unten sehen Sie ein Menü, in dem es um Neues, Upload, Schnellbearbeitung und Sync geht.

00:03:42

Einige dieser Dinge werden wir gleich durchgehen.

00:03:46

SharePoint bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumente zu speichern

00:03:49

Für Ihre Teams mit individuellen Ansichten.

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Was wir auf dem ersten Screenshot sehen, ist die Art von alter Ansicht

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Und die zweite, die die Art einer modernen Dokumentenbibliothek ist

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Im zweiten Screenshot sieht man, dass das gerade aufgetaucht ist

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Wird eine klassische SharePoint-Ansicht genannt und ich werde Ihnen zeigen, was der Unterschied ist

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Zwischen denen, die wir durchbringen.

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Im Wesentlichen können Sie hier die Werkzeuge sehen, die auf dieser Bibliothek verfügbar sind.

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Damit können Sie Dinge wie Modifizieren Ihrer aktuellen Ansicht tun.

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Und davon werden wir gleich ein bisschen in der Demo sehen.

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Die Art von Dingen, die Sie in der Dokumentenbibliothek tun können, wenn Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken, sind:

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Sie können es öffnen, können Sie mit jemandem teilen,

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Sie können in Echtzeit an dem Dokument mitarbeiten, Sie können sich die Berechtigungen auf dem Dokument ansehen,

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Laden Sie es herunter und Sie können sich auch nur die Versionsgeschichte der Dokumente im Laufe der Zeit ansehen,

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Sehen Sie, wie viele Versionen davon waren,

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Welche Änderungen vorgenommen werden und dann möglicherweise ein älteres Objekt öffnen,

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Oder restaurieren Sie es oder löschen Sie es, wenn Sie es benötigen.

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Also gehen wir jetzt in die Live-Umgebung

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Und schauen Sie sich einige dieser Artikel an.

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Ich werde das nur für einen Moment minimieren und Sie können sehen, hier sind wir im Office 365.

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Ich werde das nur maximieren.

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Ich bin auf der Zielseite.

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Wenn Sie also unsere SharePoint-Seiten öffnen wollen,

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Hier können Sie auf die App Startgerät in der linken oberen Ecke klicken

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Oder Sie können auf der Homepage auf die SharePoint-Fliese klicken.

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Wir machen es von hier aus.

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Wir werden mit der rechten Maustaste darauf klicken, stellen Sie sicher, dass sich in einem neuen Tab öffnet.

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So können Sie sehen, einige aktuelle Aktivitäten gehen auf der SharePoint-Trainingsgelände.

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So kann ich zum Beispiel auf diesen Link klicken oder hier auf den Link klicken

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Im Navigationsmenü, oder ich kann hier auch im häufigen Abschnitt klicken

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Die Anlage zu öffnen.

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Hier können Sie also sehen, dass wir im SharePoint-Training sind.

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Sie können auch einige aktuelle Aktivitäten sehen und hier eine Dokumentenbibliothek

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Zum Beispiel MOOC-Training.

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Wir können hier auch eine eigene Dokumentenbibliothek erstellen.

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Also von den Inhalten der Website zum Beispiel, wenn Sie hier zu den Inhalten der Website gehen können

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Und wählen Sie dann oben Neu

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Und dann auf der Drop-Down-Liste, wählen Sie Dokumentbibliothek

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Also werde ich nur eine hier mit dem Namen Steve es Files oder so etwas.

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Wenn Sie in der Website-Navigation zeigen wollen, entweder tun sie, um zu erscheinen

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In den Menüs in der linken, ja, wir tun, so dass ich nur zu erstellen wählen.

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Jetzt werde ich erstellen, starten Sie unsere Dokumentenbibliothek und wir können dann in die Dokumentenbibliothek gehen

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Und fügen Sie tatsächlich einige Dateien hinzu, um nicht ein paar Dateien zu lassen und so weiter.

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Hier ist also die leere Dokumentenbibliothek, Sie können dort Steves Dateien genannt sehen.

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Ich werde einige Dateien hochladen, so dass Sie hier im Menü sehen können

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Wir haben eine Upload-Option.

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Es heißt, auch hier können wir Dateien ziehen, um hochzuladen,

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So werde ich Ihnen nur eine Art von beiden Ansätzen zeigen, so dass Sie auf Upload klicken,

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Wir können Dateien oder Ordner auswählen, einige Browser erlauben Ihnen, Ordner zu tun

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Und manche nicht.

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Hier können wir also wählen.

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Wählen wir zum Beispiel eine Excel-Datei.

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Das Dokument wird jetzt in die Bibliothek hochgeladen

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Und dann können wir sehen, dass es erschienen ist.

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Also laden wir noch eine andere hoch.

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Es geht weiter.

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Lassen Sie mich das tun.

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Also, wenn ich nur diese Seite einen Moment minimere und das überzuziehen.

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OK, ich werde jetzt nur zeigen, wie wir den Drag and Drop machen könnten,

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Das macht man nur ein bisschen kleiner.

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Wir könnten auch, sagen wir mal, einen Punkt hier hinwegziehen,

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Wenn ich das also hier aus dieser Datei ziehe.

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Lassen Sie uns das hinüber ziehen

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Und dann, wenn ich den Knopf loslasse, wirst du sehen, dass es andere Gegenstände hochlädt,

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So können wir auch ziehen Sie diese, so dass Sie entweder Upload wählen und durchsuchen können

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Oder Sie können auch Drag and Drop-Techniken verwenden.

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Drop it auch dort.

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Jetzt haben wir drei Dateien in diesem SharePoint-Training Steve es Files Dokumentenbibliothek.

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Nur mit ein paar Problemen mit der geteilten Bildschirmoption da oben.

00:09:18

Okay.

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Also Frage, Sie haben die Bibliothek benutzt und einige Dateien hochgeladen,

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Wir können dann die Ansichten so im Moment ändern,

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Wir suchen in dieser Listenansicht.

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Wenn wir also hier auf dieser Drop-Down-Liste vorbeigehen

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Und sehen, wir können auch auf die Top-Fliesen-Ansicht gehen.

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Und sehen Sie die Artikel nun eher als Fliesen als als Liste.

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Ich schalte wieder auf die Listenansicht um.

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Wir können diese Ansicht dann auch etwas ändern, also, wenn ich hier auf das Plus-Zeichen klicke,

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Ich kann noch ein paar weitere Spalten zu unserer Ansicht hinzufügen.

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So können Sie neue mit dieser Option hier, wo ich nur zeigen kann

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Und bestehende Spalten ausblenden, indem Sie sie hier aus dieser Liste auswählen,

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Wenn ich also wollte, dass eine Dateigrößenoption hinzugefügt oder erstellt wird, zum Beispiel,

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Ich kann das tun und dann auf Apply klicken und es fügt diese zusätzlichen Spalten zu meiner Liste hinzu.

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So kann ich die Ansicht so ändern.

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In Bezug auf Dokumente und Akten, Arten von Dingen, die wir mit ihnen tun können.

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So wähle ich eine Datei von hier aus in der Liste,

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Hier sehen Sie die Menüänderungen.

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Wenn es also ausgewählt ist, werden Sie nicht ausgewählt,

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Sie erhalten dieses Menü, wenn Sie eine einzelne Datei auswählen

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Oder mehr Sie bekommen diese Art von Menü hier oben.

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Das ist genau das gleiche Menü, das Sie sehen, wenn Sie auf die Ellipsis klicken,

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Die drei Punkte rechts vom Dateinamen.

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Wenn ich darauf klicke, bekomme ich die gleichen Farbmenü-Optionen

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So wie ich es über die Spitze mache.

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Und genauso, wenn ich hier mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicke,

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Ich bekomme auch das gleiche Menü.

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So können Sie einige der Dinge sehen, die Sie hier tun können, so kann ich die Datei öffnen.

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So könnte ich diese Datei in PowerPoint öffnen oder wenn ich die Vollversion habe

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Ich kann es öffnen.

00:10:46

Also werde ich in PowerPoint Online und die Online-Version von PowerPoint öffnen

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Oder ich könnte in der Vollversion öffnen, wenn ich die komplette App lokal installiert habe,

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So die Desktop-Version.

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Das andere, was ich mit dieser Datei hier tun kann, ist, so können Sie sehen, ich kann es teilen,

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Laden Sie es herunter, löschen Sie es, setzen Sie es an die Spitze der Liste,

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Bewegen Sie es woanders, kopieren Sie es woanders, benennen Sie es um.

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Wir können uns auch Dinge wie Versionsgeschichte anschauen,

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So klicke ich auf die Versionsgeschichte, die mir zeigen wird

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Wenn es mehrere Versionen dieser Datei und irgendwelche Edits und Änderungen an ihr auf dem Weg

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Und wenn irgendwelche Kommentare hinzugefügt wurden, würde ich es in dieser Spalte dort sehen.

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Und wenn Sie mehrere Dateien in dieser Liste haben, können Sie dann

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Die Art der Drop-Down-Liste hier, um mehrere Versionen zu sehen

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Und ich könnte dann zum Beispiel diese ältere Version wiederherstellen oder sehen,

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Wenn ich mehr als einen in dieser Liste hätte.

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Offensichtlich habe ich in diesem Fall nur den.

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Das können wir also.

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In Bezug auf die Ansicht selbst, können Sie sehen, dass wir derzeit in diesem

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Was nennt man die Art von neuem Modus.

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Hier gibt es auch die Möglichkeit, zum klassischen SharePoint zurückzukehren.

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Wenn Sie diese Option einschalten, gehen Sie zurück zum klassischen SharePoint-Modus

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Dass man in der vorherigen, früheren Folie gesehen hat.

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Sie können zurück zu ihm, zurück zu der modernen Version,

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Die moderne Aussicht wieder.

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Aber es kann etwa 20 Minuten dauern, eine halbe Stunde oder ein paar Login

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Um das tatsächlich zu erhalten, erfrischt.

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Ich habe es für den Moment gearbeitet, aber das ist nur eine Art, es zu sehen

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In der alten Art der klassischen SharePoint-Blick,

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Das gibt Ihnen etwas unterschiedliche Menüs über die Oberseite und so weiter.

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Okay

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Lassen Sie uns an einer Datei arbeiten.

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Also haben wir ein paar Dateien hochgeladen, um zu sagen, wir könnten sie dann öffnen.

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Also, wenn ich auf diese hier klicken, zum Beispiel und wählen Sie Öffnen in PowerPoint Online.

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Sie werden sehen, dass sie tatsächlich die PowerPoint Online starten,

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Die Online-Version der Anwendung, können Sie sehen und dann bekommen, dass Dia-Deck

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Daran arbeiten wir hier im Moment,

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Zum Beispiel.

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Ich könnte dann durchstöbern, Änderungen natürlich vornehmen und so weiter.

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Im Moment arbeite ich also in der Online-Version des Produkts.

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Wenn ich wieder auf die Vollversion umsteigen wollte, bekam ich die Option

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Dazu, dass über einen Knopf hier zu tun, einfach bearbeiten in PowerPoint, so dass ich auf das,

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Dann kann ich in der Vollversion statt dieser Online-Version öffnen.

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Schließen wir es, ich möchte im Moment keine Änderungen daran vornehmen.

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Also andere Dinge, die Sie hier tun können, wie in Bezug auf die Verwaltung der Datei gesagt,

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So haben wir gerade dort gesehen, können wir es öffnen, können wir herunterladen, dass von der lokalen Kopie zum Beispiel,

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Wenn Sie ein paar Management-Zeug machen wollen, können wir löschen,

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Umzug, Umbenennung und so weiter.

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Wir können auch teilen.

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Also wechseln wir für einen Moment zurück zu unserem Dia.

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Das ist also, denken Sie daran, dass wir über die alte Ansicht erwähnt haben,

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Die klassische Ansicht von SharePoint, die eher wie die SharePoint-Blick aussieht.

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Sie erhalten andere Menüpunkte und Tabs über sie und nicht die Art von Buttons

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Und Drop-downs, die man in der neueren Ansicht sieht.

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So kann ich Dateien mit Upload-Dokumenten-Option hochladen.

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Wieder sieht man dort den alten Blick in der linken oberen Ecke.

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Wir haben die Upload-Option gesehen, die ich soeben in der neuen Version verwendet habe

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Und wie Sie sehen können, können Sie sie auch in beiden Ansichten ziehen und fallen lassen,

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Sie können zu diesen Ordnern, Dokumentenbibliotheken hinüberziehen und hinübergehen

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Dateien auf diese Weise hochzuladen.

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Wir können unsere Dateien auch mit einem externen Benutzer teilen,

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So gibt es Ihnen die Möglichkeit,-in einem Team Art von Website Art der Website Dokumentenbibliothek,

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Sie können zum Beispiel Dokumente oder Ordner von Personen teilen

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Die sonst keinen Zugriff auf die Website oder die Dateien haben.

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Wenn Sie Dokumente und Ordner teilen, können Sie entscheiden

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Ob die Leute sie bearbeiten oder sie einfach so sehen, wie Sie es in einem Moment sehen.

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Und es gibt im Wesentlichen zwei Arten des Teilens.

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Sie können entweder über die Einladung von bestimmten Personen teilen, das ist der Knopf "Einladen-Leute"

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Dass Sie im Moment auf der Website hervorgehoben sehen können

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Und damit laden Sie die Leute ein, indem Sie die Namen eingeben,

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E-Mail-Adressen zum Beispiel in Ihrer Kontaktliste im Verzeichnis

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Dass Sie das Dokument finden und dann entscheiden, das Dokument mit ihnen zu teilen.

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Ich zeige dir diese Folie gleich.

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Die andere Möglichkeit ist, die Option "Get a link" direkt unter dem

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Eine Verbindung zu bieten, die dann in eine andere Form von Medien eingefügt werden kann

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Wie eine Chatbox oder eine E-Mail oder Sofortnachricht, Skype-Nachricht

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So etwas zu jemandem.

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Es ist nur ein Link, den Sie an einen anderen Ort, an einen anderen Ort einfügen können.

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Dass es eine einfache Möglichkeit ist, Dokumente an alle in Ihrem Unternehmen zu teilen

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Oder mit Menschen, die Sie nach außen teilen müssen

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Wer wäre nicht, wenn man nicht in der Lage wäre, zum Beispiel beim Namen einzuladen

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Und ich werde Ihnen zeigen, wie das in einer Sekunde geht.

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Klicken Sie einfach wieder raus und gehen Sie dann zurück zum View.

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OK, also sind wir in der Bibliothek,

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The Steve es Files Library.

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Wir wollen ein Dokument mit jemandem teilen.

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So kann ich wieder wählen, die Tasten hier und zu teilen, kann ich teilen

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Aus dem Menü hier oben, das genau den gleichen Platz bekommt.

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So sehen Sie den Bildschirm hier und dann können wir die beiden Optionen sehen;

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Leute einladen und einen Link bekommen.

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Um die Leute hierher einzuladen, muss ich die Namen der Personen angeben

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So könnte ich anfangen, den Namen des Kontakts einzugeben, den ich habe.

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Also Pierre Skoll, der Kerl, nur er oder lassen Sie uns jemand anderen ausprobieren,

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Ich habe ein paar Dummy-Konten, die ich verwenden kann.

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John Doe, eine Art Dummy-Login-Konto, so gibt es meinen Benutzer

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Und ich kann ihnen dann erlauben, das zu bearbeiten oder zu sehen, wenn ich mich für Bearbeiten entscheide,

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Ich kann der Einladung auch einen Extra-Bext geben, der sagt:

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"Hier bist du, John, hier ist die Datei, die du willst".

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Es spielt keine Rolle, was man dort eintippt

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Aber nur eine optionale Nachricht im Wesentlichen können Sie an Ihren Kollegen tippen,

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Es ist ein bisschen faul von mir, also werde ich ein bisschen Grammatik drauf setzen.

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Also "Hier ist die Datei, die du willst"

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Und dann die Möglichkeit, hier eine E-Mail-Einladung zu senden oder nicht.

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Wenn ich also diese Option abwähle, werden sie die Einladung nicht in der Post erhalten,

00:17:00

Ich wähle die Sendung

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Und sie werden sehen, dass so kann ich diese Option zu teilen wählen.

00:17:06

Es wird in Kürze erscheinen, um Aktualisierungsartikel zu sagen

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Und dann wird es sagen, ein Artikel geteilt.

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Du solltest auch einen Pop-up in meinen Benachrichtigungen sehen, der mir sagt

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Das wurde mit einer anderen Person geteilt und ich bekomme eine E-Mail.

00:17:20

Ich habe gerade ein ding durchkommen lassen, das mir gerade gesagt wird

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Dass es in meinem Briefkasten sein soll, werde ich gleich überprüfen.

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Wir werden die anderen Möglichkeiten sehen, sich dort zu beteiligen,

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Lassen Sie uns dieses Mal durch dieses Menü gehen.

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Also habe ich dieses Dokument bereits geteilt, wie Sie sich erinnern

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Mit den Edit-Optionen für John Doe.

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Ich kann auch wählen, diese hier, aber die Sache mit Einladungsmenschen

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Wenn Sie bestimmte Personen mit Namen, die in Ihrer Liste sind, einladen,

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In Ihrem Verzeichnis auflisten und ich gebe ihren Namen

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Und es ist im Verzeichnis anerkannt.

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Wir bekommen einen Link, Sie erstellen nur einen Link, der entweder so ähnlich sein kann.

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Ein anonymer eingeschränkter Typenlink oder es kann sich um ein Firmenlinks handeln

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Für diese spezielle Domäne erforderlich, zum Beispiel

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Und das kann entweder eine Ansicht oder ein Bearbeitungs-Link sein, so dass Sie darauf klicken,

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Wählen Sie einen Link erstellen oder erstellen und Sie können dann das einfügen,

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Also sagen wir mal, dass jemand zum Beispiel einen View-Link haben will,

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Die erstellt und es wird diesen Link hier erstellen und ich kann dann nur kopieren

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Und fügen Sie das in, sagen wir, ich habe mein Skype für Unternehmen.

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Wenn ich also mit John Doe in Skype for Business plauerte,

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Zum Beispiel könnte ich dann einfach das hineinfügen

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Und sagen Sie "hier ist dieser Link für dieses Dokument" und senden Sie einfach diesen Link zu ihm.

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Er würde es auf diese Weise bekommen, oder ich könnte in die E-Mail einfügen, genau die gleiche Sache.

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Das ist also im Wesentlichen ein Link, der eine Art Gastzugangsmarke hat

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Als Teil der Links, so gibt es ihnen den Link zum Dokument

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Und auch die Gästeingriffsrechte je nach

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Egal, ob ich den Link "Wählen" oder "Bearbeiten" gewählt habe.

00:18:41

Ich werde mir nicht die Mühe machen, das jetzt zu senden, aber das war ein View-Link.

00:18:44

Wir könnten auch wählen ...

00:18:47

Ich entferne diesen Link und erstelle einen neuen.

00:18:50

Wir könnten auch einen Bearbeitungs-Link erstellen

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Und wieder ist es nur eine andere Art von Link, Rechtsklick, Kopie.

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Wieder könnte ich das in eine Chatbox oder auf eine E-Mail einfügen

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Und wieder sieht es ziemlich ähnlich aus, nur abgesehen von Token

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Mit verschiedenen Privilegien, die diesem Token zugeordnet sind.

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Wenn der Benutzer auf diesen Link klickt

00:19:12

Dann bekommen sie Privilegien zugeordnet, die diesem Zeichen zugeordnet werden,

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In diesem Fall erschien es im Link.

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Wir sehen auch hier, wir haben die Möglichkeit, mit uns zu teilen,

00:19:20

So Shared mit zeigt Ihnen eine Liste, mit wem Sie gerade geteilt werden.

00:19:24

Sie können Stopp-Sharing von hier aus tun, so dass Sie aufhören, ein Dokument zu zeigen

00:19:27

Mit allen, mit denen Sie es geteilt haben.

00:19:29

Sie können auf Advance klicken,

00:19:30

Es führt uns dann auf die grandioser Ebene davon ...

00:19:32

Der Zuweisung der Genehmigung auf einer Seite, so dass sie jetzt geöffnet wird

00:19:35

Ein separater Reiter ohne Berechtigungen hier.

00:19:37

Wir sehen eine Liste der Einsendungen, die vergeben wurden

00:19:39

In diese Datei, wer Zugriff hat und es gibt unser John Doe Konto

00:19:44

Dass wir gerade als Nutzertyp und Provisionsebene

00:19:47

Das wird zur Verfügung gestellt, wenn Sie die Bearbeitungsoption dort wählen,

00:19:50

Es trägt tatsächlich dazu bei, so dass die tatsächliche Provisionsstufe ist

00:19:53

Das ist diesem Benutzer zugeordnet.

00:19:55

Wenn ich einfach wieder nach hier gehe und mich für das Teilen entscheide, um das Teilen zu beenden,

00:20:00

Es heißt, alle Gastlinks deaktivieren oder alle Benutzer entfernen

00:20:02

Aus den Optionen für die Dateiverteilung, die geschlossen ist.

00:20:04

Das Einzige, was ich jetzt sehe, ist also ich selbst.

00:20:05

Dies ist mein Login-Konto hier, als Eigentümer,

00:20:08

Es ist die einzige Person, die jetzt in der Liste übrig bleibt, also klicken Sie auf Schließen.

00:20:12

Gehen Sie einfach wieder auf Share zurück,

00:20:15

Gemeinsam damit können Sie wieder sehen, dass es niemanden auf der Liste gibt.

00:20:17

Klicken Sie auf Advance, um diese Berechtigungsliste erneut zu erhalten.

00:20:21

Ich sehe jetzt, dass die einzige Person in dort ist die SharePoint Ausbildung Eigentümer

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Die die volle Kontrolle für diesen speziellen Gegenstand haben

00:20:25

Weil es alle anderen gemeinsam genutzten Berechtigungen verschoben hat.

00:20:28

OK, so zwei Möglichkeiten zu zeigen, im Wesentlichen teilen

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indem Sie eine Person oder eine Gruppe mit Namen angeben

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Oder indem man einen Link bereitstellt und dann das Kopieren,

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Das Einfügen dieses Links in eine andere Form von Medien wie eine E-Mail

00:20:42

Oder ein Chat-Fenster oder so etwas, um jemanden.

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Dias rechts.

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OK, so eine Datei mit dem Vorteil von Office online anzeigen und bearbeiten

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Es geht also um die Tatsache, dass,

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Wie Sie bereits gesehen haben, können Sie eine Datei öffnen, haben wir die Möglichkeiten der Bearbeitung

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Auf der Online-Version oder der Vollversion hier sehen wir ein Word-Dokument,

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Sie können zum Beispiel wählen, ob Sie es im Wort bearbeiten möchten.

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Das ist die Vollversion von Microsoft Word

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Oder Sie können im Browser mit Word Online bearbeiten.

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Und das nicht nur von einer Aktie.

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Wenn ich nur für einen Moment zurück in die Umgebung wechsele,

00:21:25

Ich werde nur von Skype für Unternehmen für eine Sekunde loszuwerden, so dass auch die

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Wie ich sage, nur ein Dokument hier zu öffnen, nicht nur von, wenn jemand es mit mir geteilt

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Aber ich kann zum Beispiel nur als Excel-Datei bleiben,

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Ich kann wählen, ob ich ein Excel Online öffnen möchte, oder ich kann Excel öffnen

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Und wieder so, wie wir den PowerPoint gesehen haben, der die Online-Version von Excel öffnen kann

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Und ich kann dann anfangen, dieses Dokument zu ändern und mit ihm zu arbeiten.

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Die Verwendung der Option, Bearbeiten in Excel zu öffnen

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In der Vollversion eines offenen Excel 2016 oder welcher Version von Office

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Es ist, dass Sie es haben und dann öffnen Sie es in einer Vollversion der Online-Version.

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Wenn Sie mit ...

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Das sage ich einfach, das brauche ich vorerst nicht zu machen.

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Wenn Sie mit Online-Anwendungen wie diesen arbeiten

00:22:06

Dann werden Ihre Änderungen sofort vorgenommen.

00:22:09

Wenn ich also den Zugang wähle, deque deque de la access and wahl New,

00:22:15

Und so kann ich hier zum Beispiel ein neues Word-Dokument erstellen,

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Ich werde nur ein Dummy-Dokument erstellen, in dem nicht viel Text enthalten ist.

00:22:21

Also beachten Sie hier, ich schaffe ein neues Word-Dokument, das sich öffnet

00:22:24

Word Online automatisch.

00:22:25

Es gibt dieses Dokument gespeichert, das noch nicht wirklich einen Namen hat,

00:22:29

Ich werde nur eine Ladung Blumpen, und wenn Sie bemerken, wie ich anfange, die Buchstaben einzutippen

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Es heißt, das Speichern über den schwarzen Bildschirm hier oben,

00:22:36

Und dann ein paar Sekunden später heißt es Saved,

00:22:38

So speichert es automatisch Ihren Text, während Sie tippen

00:22:41

Weil Sie die Online-Version der Anwendung bearbeiten.

00:22:44

Geben Sie es ein paar Sekunden, wird es wiederkommen und sagen, Saved in einem Moment,

00:22:47

Da geht man hin, und das ist der Unterschied in der Online-Version der Apps

00:22:50

Und in Word arbeiten, so dass Sie das im Dateimenü sehen

00:22:54

In Word Online gibt es zum Beispiel keine Speichermöglichkeit,

00:22:56

Es gibt eine Speisere, so dass ich es als etwas anderes speichern kann

00:22:58

Aber es gibt keine Speicheroption, weil ich es nicht brauche, weil es automatisch gespeichert wird.

00:23:02

Wenn ich die Datei in Word öffne und mit ihr in der Vollversion von Word 2016 arbeite.

00:23:15

Ich öffne gerade eine andere Seite in einem anderen Bildschirm,

00:24:38

Heute hinkt es leider hinterher,

00:24:40

Wenn es sich nicht öffnet, werde ich mich nur mit einer anderen Datei beschäftigen.

00:24:43

Na bitte.

00:26:02

Jemand anderes arbeitet an diesem Dokument,

00:26:03

Ich werde ein anderes Dokument machen.

00:26:08

Save as.

00:26:26

Zurück in Steve es Dateien wieder.

00:26:42

Ich werde es diesmal in der Exzellenzdatei tun.

00:26:48

Zugriff auf das Dokument Excel online, das wir früher gesehen haben.

00:26:52

Warten wir mal ab, bis das vollständig geladen wird.

00:26:55

Dann sehen Sie oben das Menü.

00:26:59

Also wähle ich Edit in Excel und öffne Excel 2016.

00:27:24

Okay.

00:27:25

So müssen wir es jetzt in die Excel 2016 Version einfügen

00:27:27

Und daran können wir dann mit allen Kräften hier oben arbeiten,

00:27:31

Ich muss den Bearbeitungs-Modus wieder wählen, ihn einfach in den Bearbeitungs-Modus einfügen,

00:27:34

Aber das zeigt Ihnen nur, wie Sie in den beiden verschiedenen Versionen arbeiten können,

00:27:36

So offensichtlich in dieser Version haben Sie ein Speichern Menü und eine Speichern als

00:27:40

Und so weiter für den Menüpunkt, weil das bearbeitet werden kann

00:27:42

Und offensichtlich lokal gespeichert, und weil Sie nicht in der Online-Version arbeiten

00:27:47

Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, müssen Sie diese manuell selbst speichern.

00:27:51

Das ist offensichtlich der große Unterschied zwischen dem Tun und Arbeiten

00:27:54

In der Online-Version, in der diese Änderungen automatisch für Sie aktualisiert werden,

00:27:57

Auf der Flucht, wie Sie arbeiten.

00:28:00

OK, ich schließe das einfach.

00:28:02

Brauchen Sie das nicht mehr offen.

00:28:05

Okay.

00:28:08

Nur um zu bestätigen, wenn Sie online in Office 365 bearbeiten,

00:28:13

Ihre Dateien werden automatisch gespeichert und wenn Sie eine Datei bearbeiten, während Sie offline damit arbeiten

00:28:18

Sie müssen es wieder in die Bibliothek hochladen.

00:28:20

Wenn Sie ein Dokument mit mehr als einer App-Wahl öffnen,

00:28:23

So zum Beispiel, wenn Sie die gleiche App auf Ihrem Computer, Ihre lokale Version,

00:28:28

Sie müssen zwischen den beiden wählen, wie Sie dort mit der Option gesehen haben

00:28:31

Zum Beispiel das Öffnen der Online-Version oder der Vollversion von Excel.

00:28:35

Wenn Sie diese Anwendung nicht haben, dann ist es offensichtlich, dass Sie diese Anwendung nicht haben,

00:28:37

Sie werden nicht in der Lage sein, in Vollversion zu öffnen.

00:28:43

Wir könnten also, wie wir es sagten, an verschiedenen Akten arbeiten,

00:28:46

Wechseln wir einfach für einen Moment zurück zu den Folien, die in der Browser-basierten Version arbeiten,

00:28:49

Arbeiten der Vollversion.

00:28:50

Aber irgendwann müssen wir vielleicht diese Dateien aus der Synchronisation auswählen,

00:28:56

Wenn Sie die Datei lokal bearbeitet haben und offline bearbeitet haben.

00:29:00

Wir brauchen also eine Art Synchronisation.

00:29:02

So haben wir diese Sync-Option, wie wir im Menüpunkt in einem Moment sehen werden

00:29:05

Damit können wir diese Dateien in unseren lokalen Ordner auf unserem Computer synchronisieren,

00:29:09

Und Sie können dann direkt daran im File Explorer arbeiten

00:29:12

Und greifen Sie auf Ihre Dateien zu, auch wenn Sie offline sind.

00:29:15

Dies kann also natürlich sehr nützlich sein, wenn Sie getrennt werden

00:29:17

Aus einem Netzwerk wollen Sie in einem Hotel arbeiten oder von zu Hause aus an ihnen arbeiten

00:29:20

Und Sie sind nicht mit dem Netzwerk verbunden, können Dateien synchronisieren,

00:29:24

Arbeiten Sie offline und dann, wenn Sie wieder online kommen

00:29:26

Sie können die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, während Sie zu Hause gearbeitet haben, neu synchronisieren.

00:29:29

könnte wieder zu den Dateien synchronisiert werden, die in der Cloud und umgekehrt sind.

00:29:34

Wenn Sie also online sind, alle Änderungen, die Sie vornehmen oder andere

00:29:37

In der Dokumentenbibliothek synchronisiert sie zwischen Ihrer Dokumentenbibliothek

00:29:40

In Ihrem Computer lokal.

00:29:41

So können wir sehen, dass wir hier oben eine Sync-Option haben,

00:29:43

In der Tat haben sich die Gegenstände in ihrem Aussehen und Gefühl leicht verändert,

00:29:47

Sie sehen jetzt nicht ganz so aus, aber die gleichen Optionen sind verfügbar

00:29:50

Und die gleichen Menüpunkte, sie sehen einfach etwas anders aus, sie haben sich nur leicht verändert,

00:29:55

Wie ich Ihnen gleich zeigen werde, aber Sie können sehen, dass Sie den Sync-Knopf hier oben bekommen,

00:29:58

Wenn Sie auf Sync klicken, erhalten Sie ein Pop-up-Dialogfeld,

00:30:02

Das sieht ein bisschen so aus, dass diese Bibliothek auf Ihr Gerät synchronisieren soll,

00:30:05

Und dann ein Sync jetzt Knopf, werden Sie auch einen Link sehen

00:30:07

Um die neueste Version von beiden zu bekommen, eine Drive Business App

00:30:10

Falls Sie eine ältere Version haben oder nicht, haben Sie noch keine Version installiert,

00:30:14

Zum Beispiel sehen Sie diesen Link auf diesem Pop-up

00:30:16

Das kommt auf Ihrer Seite auf.

00:30:20

Wenn Sie an diesen Dokumenten arbeiten, werden Sie sehen, dass Sie Ihre lokale Version hier haben,

00:30:24

Dies ist also ein Beispiel für eine Datei in unserem lokalen Dokumentspeicherort,

00:30:29

Und wir können die Dateien in der SharePoint-Bibliothek online sehen

00:30:34

Und wir werden sehen, dass die Dateien vielleicht gerade synchronisiert sind

00:30:37

Oder nicht synchron, werden Sie leicht andere Symbole sehen, wie Sie sehen,

00:30:39

Ich werde Ihnen die Live-Umgebung in einem Moment zeigen, um Ihnen den Unterschied zu zeigen.

00:30:42

Wenn Sie eine kleine grüne Zecke sehen, oder eine kleine weiße Zecke auf einem grünen Kreis

00:30:46

Ich sollte Ihnen sagen, das zeigt Ihnen, dass es derzeit synchronisiert ist.

00:30:49

Wenn Sie diese kleinen blauen Pfeile sehen, zeigt es, dass es im Prozess ist

00:30:52

Synchronisiert, und wenn Sie die Art des roten Typs X sehen

00:30:55

Dann ist es aus irgendeinem Grund noch nicht synchronisiert,

00:30:57

So gibt es eine visuelle Darstellung des aktuellen Synchronisationsstatus,

00:31:02

Sie wissen, ob sie aktualisiert wurden oder noch nicht.

00:31:05

Schauen wir uns das im Live-Umfeld an.

00:31:09

Ich schalte hier einfach wieder aus.

00:31:14

So sehen Sie hier oben die Sync-Option, also wenn ich die Dateien deaktivieren möchte

00:31:17

Sie werden sehen, mit dieser Sync-Option hier oben, etwas anders, wie ich sagte

00:31:19

Mehr als die Ansicht auf dem Dia, die sich leicht geändert hat, klicken Sie auf diese, um diese Bibliothek zu synchronisieren.

00:31:23

Mit dem Computer, dann sagen Sie, synchronisieren Sie diese Bibliothek zu Ihrem Gerät für einen einfachen Zugriff,

00:31:28

Es gibt den Link, um die gerade OneDrive-App zu bekommen,

00:31:30

Und es gibt jetzt den Sync, mit dem Sie synchronisieren können,

00:31:33

Sie sollten dann einen Knopf sehen, der auftaucht und sagt: "Wir arbeiten daran",

00:31:38

Etwas, das Sync der Bibliothek Steve es Dateien aus SharePoint-Training,

00:31:43

Es zeigt Ihnen den UR-Link dazu, finden Sie Ihre Dokumente im Datei-Explorer

00:31:46

Und es zeigt Ihnen, wo es gespeichert wird, und Sie klicken jetzt auf Synchronisieren,

00:31:49

Es wird sagen: "Wir machen die Dinge bereit, synchron zu werden",

00:31:53

Und dann können Sie diese Dateien in diesem synchronisierten Ordner anzeigen,

00:31:56

So synchronisieren Ihre Dateien, während wir sprechen,

00:31:58

Schauen Sie sich um und sehen Sie sie kommen, und Sie können auf Meine Dateien anzeigen klicken

00:32:01

Die dann diesen Ordner öffnet und Ihnen diese Dateien zeigt.

00:32:06

Ich ziehe es einfach in einem separaten Fenster durch, du gehst hier nach oben

00:32:10

Und Sie werden sehen, wie ein Pop-up sagt, dass Sie immer auf OneDrive Business überprüfen können

00:32:13

Den Sync auf Ihren Dateien zu sehen, und dort können wir diese Dokumente sehen

00:32:17

Und was an ihnen geändert wurde.

00:32:21

Sehen Sie, dass es sich um einen grünen Häkchen handelt, der Ihnen zeigt, welche Dateien synchronisiert wurden

00:32:24

Und so weiter.

00:32:26

Wenn ich etwas wechsle und dann wieder synchronisiere,

00:32:32

Diese Änderungen werden auf dem Dokument aktualisiert.

00:32:35

Gehen wir zurück zu Steve es Dateien.

00:32:49

Sie bekommen hier auch unten rechts

00:32:57

Ihre Synchronisationsdateien Option, kann ich sehen, dass OneDrive Business Tool,

00:33:01

Es sagt, es ist gerade die Synchronisation von Dateien, Ein Eintrag bleibt, können Sie dann auf das klicken

00:33:06

Die Ihnen die Möglichkeit geben, diesen Ordner wieder zu öffnen

00:33:09

Wenn Sie es noch nicht geöffnet haben.

00:33:09

Sie können auch mit der rechten Maustaste darauf klicken, um den Menüpunkt dort zu sehen,

00:33:13

So können Dinge wie Sie Pause, Syncing, Sync jetzt, Stoppen Synchronisieren eines Ordners,

00:33:17

Reparieren, wenn es nicht synchron oder etwas,

00:33:19

Synchronisieren Sie eine neue Bibliothek oder öffnen Sie einfach Ihren Ordner.

00:33:26

Wir haben uns bereits für Sync entschieden, also ist es sowieso im Prozess des Synchronisierens

00:33:29

So können Sie das im Moment sehen.

00:33:32

Das ist also eine Möglichkeit, Ihre Dateien zu synchronisieren und auf dem Laufenden zu halten,

00:33:35

Arbeiten Sie offline, kommen Sie wieder online resync

00:33:38

Und diese Dateien wieder synchronisieren, und wie gesagt

00:33:40

Wenn Sie die grüne Zecke hier angezeigt haben, wissen Sie, dass Ihre Dateien synchron miteinander sind.

00:33:44

Und das funktioniert alles erfolgreich.

00:33:47

Du wirst das finden, wenn ich hier nur ein bisschen rauskomme,

00:33:51

Wenn ich schon mal ...

00:33:54

Du siehst im Moment, das sind Steve es Dateien wieder,

00:33:56

Es hat die kleinen blauen Pfeile drauf, ich denke, sehr klein

00:33:59

Aber Sie sehen es gerade so, dass es derzeit im Synchronisationsmodus ist,

00:34:02

Es ist im Prozess der Synchronisation, während diese anderen Ordner hier oben

00:34:04

Von anderen Dingen, die ich zuvor in verschiedenen Ordnern synchronisiert habe

00:34:07

Sie sind bereits fertig und sie sind zum Beispiel auf dem neuesten Stand.

00:34:12

Da ist einer, da ist ein anderer drin,

00:34:16

Und das sind die für Steve es Dateien, die im Moment synchronisieren.

00:34:24

Das sind die Knöpfe, und dann, wenn Sie diese Synchronisation erfolgreich haben

00:34:29

Wie wir gerade gesehen haben, sollten Sie eine Art ähnliche Liste von Dateien sehen

00:34:33

Natürlich in Ihren lokalen Verzeichnissen, die Sie hier sehen können,

00:34:36

So haben wir vier Dateien hier, die synchron sind,

00:34:38

Und dann können wir die Liste der Dateien aus der Dokumentbibliothek sehen,

00:34:41

Es gibt einen Screenshot oder einen Schnappschuss von diesem Bildschirm dort drüben auf der rechten Seite

00:34:43

Nur um Ihnen zu zeigen, wenn sie vollständig synchronisiert sind, ungefähr, wie es aussehen würde,

00:34:47

Zwei Datensätze, die gleich aussehen.

00:34:54

So, wie ich zu Beginn der Sitzung erwähnte,

00:34:56

Das ist keine richtige Trainingseinheit, es ist nur eine Möglichkeit, mit Office-Anwendungen zu beginnen,

00:34:59

In diesem Fall der SharePoint Online-Teil der Office 365 Suite.

00:35:03

So hilft Ihnen das Feature, das wir kurz mit dieser Sitzung angeschaut haben, zu teilen

00:35:08

Und arbeite mit Ihren Mitarbeitern online und offline an Dokumenten.

00:35:11

Sharepoint Online stellt einen Cloud-Base-Speicherort für die Dateien Ihres Unternehmens zur Verfügung.

00:35:15

So können Sie dann einfach mit Ihren Mitarbeitern geteilt werden,

00:35:17

Sie können SharePoint Online-Websites nutzen, um Teamseiten zu erstellen,

00:35:20

Laden und teilen Sie Dokumente an die Kollegen, können Sie Dokumente öffnen

00:35:24

In der vollständigen Office-Version, wenn Sie es haben, oder in der Online-Version

00:35:26

Wenn man keinen Zugriff auf den vollen hat.

00:35:28

Also zum Beispiel, wenn Sie im Hotel oder in einer abgelegenen Lage mit einem Laptop sind

00:35:32

Das hat die lokal nicht installiert, es ist egal,

00:35:34

Solange Sie Zugang zum Internet haben, auch wenn Sie Ihren Laptop nicht dabei haben,

00:35:38

Wenn das Hotel oder das abgelegene Büro einen PC hat, den Sie nutzen könnten

00:35:41

Und mit dem Internet verbunden, dann können Sie sich in Office 365 einloggen,

00:35:44

Dokumente von SharePoint öffnen

00:35:47

Oder von OneDrive, wenn Sie OneDrive benutzen und auf Ihre Dokumente zugreifen

00:35:51

Mit ihnen arbeiten und mit ihnen mit der Online-Bewerbungssuite Excel,

00:35:55

Word, PowerPoint, OneNote, etc.

00:35:58

So können Sie sie in der Vollversion oder der Online-Version öffnen

00:36:01

Und bearbeiten und ansehen, können Sie auch in Echtzeit Co-Authoring-Funktionen nutzen

00:36:05

Auch wenn Sie gleichzeitig mit Kollegen zusammenarbeiten wollen

00:36:07

Auf Online-Dokumenten, und auch wenn Sie mit diesen Leuten arbeiten

00:36:11

Im Co-Authoring-Modus, Echtzeit-Co-Authoring,

00:36:14

Du wirst eine Pop-Up-Fahne sehen, die dir zeigt, wer an dem Doc arbeitet

00:36:18

Zur gleichen Zeit wie Sie und der Verbleib im Doktor arbeiten sie

00:36:20

So haben Sie zum Beispiel keinen Interessenkonflikt im gleichen Abschnitt des Dokuments,

00:36:25

Es warnt Sie davor und lässt Sie wissen, wo sie arbeiten

00:36:27

Und was sie drauf haben.

00:36:28

Dann können Sie natürlich mit der Synchronisationsfunktion, die wir uns zuletzt angeschaut haben, arbeiten

00:36:32

Mit Dateien auch wenn Sie offline arbeiten, dann synchronisieren Sie sie wieder zurück

00:36:35

Wenn Sie wieder online sind.

00:36:39

Okay.

00:36:44

Hier haben wir normalerweise eine schnelle Q & A-Session,

00:36:46

Und dann geht es los,

00:36:47

Damit ist die kurze Sitzung beendet.

00:36:50

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und ich hoffe, dass es den besten Nutzen bringen kann

00:36:52

Diese Mittel und die weitere Sitzung.

00:36:55

Vielen Dank.

00:00:12

Hola y Bienvenidos a esta breve sesión de entrenamiento en Office MOOC Training.

00:00:16

Estas sesiones están relacionadas con la introducción de esta aplicación

00:00:20

y esta en particular se titula Introducción a SharePoint Online.

00:00:24

Mi nombre es Stephen Ryan y seré su entrenador para esta corta sesión.

00:00:30

Sólo unas cuantas cosas, de instrucción, de limpieza-sabio antes de que nos vamos.

00:00:35

Por favor, no intente tomar otras llamadas si es posible.

00:00:37

Obviamente, si lo necesita y es urgente entonces, por supuesto, hágalo.

00:00:40

Pero si puedes evitarlo, eso sería útil.

00:00:43

Ponga el teléfono en silencio y luego activar si desea hacer una pregunta en cualquier momento

00:00:46

durante la sesión.

00:00:48

Y por último, Manténgase activo en el PC sólo para detenerse contra el modo de espera.

00:00:54

OK, así que en esta corta sesión, presentaremos algunos fundamentos

00:00:57

del entorno de SharePoint Online en Office 365.

00:00:59

Empezaré por ver las bibliotecas de documentos y cómo soltar archivos en la biblioteca

00:01:04

y cargar archivos en carpetas de la biblioteca.

00:01:05

A continuación, analizaremos cómo compartir archivos almacenados en SharePoint Online

00:01:09

y cómo editar archivos utilizando la versión en línea del conjunto de aplicaciones de Office.

00:01:15

Por último, vamos a ver cómo sincronizar los datos en línea con el equipo local

00:01:18

para que puedas seguir trabajando incluso cuando estés desconectado.

00:01:22

No es realmente una sesión de entrenamiento como tal, es una manera de comenzar Office 365

00:01:26

y nuestros objetivos son descubrir y entender

00:01:28

Cómo navegar por SharePoint Online

00:01:31

y tratar de utilizar algunas de sus características y herramientas clave aquí agradable y rápidamente.

00:01:38

Así que en primer lugar, vamos a ver las bibliotecas de documentos.

00:01:41

Por lo tanto, las bibliotecas de documentos en SharePoint Online son sitios generalmente en SharePoint Online

00:01:46

permitirle trabajar en equipos colaborativos almacenando

00:01:49

y compartir archivos y coeditar documentos simultáneamente.

00:01:52

Contienen bibliotecas de documentos y listas

00:01:55

y permiten a los usuarios trabajar en línea en colaboración.

00:01:58

Por lo tanto, estas bibliotecas de documentos proporcionan un lugar seguro para almacenar los archivos

00:02:01

donde usted y sus compañeros de trabajo pueden encontrarlos fácilmente,

00:02:03

trabajar en ellos juntos, acceder a ellos desde cualquier dispositivo en cualquier momento.

00:02:07

Por ejemplo, podría usar la biblioteca de documentos en un sitio en SharePoint Online

00:02:09

para almacenar archivos reales relacionados con un proyecto específico o un cliente específico, por ejemplo.

00:02:15

El sitio predeterminado que obtiene en SharePoint Online incluye la biblioteca de documentos ya

00:02:19

y uno se crea automáticamente cuando se crea un nuevo sitio.

00:02:22

Puede agregar bibliotecas de documentos adicionales a un sitio como

00:02:24

y cuando los necesite y esto es útil, por ejemplo

00:02:27

Si desea restringir el acceso a un conjunto de archivos.

00:02:30

Cada biblioteca de documentos muestra una lista de esos archivos y carpetas

00:02:33

y la información clave sobre cada elemento, como quién lo creó,

00:02:36

cuando fue modificada por última vez y ese tipo de cosas.

00:02:38

Y puedes usar esa información para organizar tus archivos

00:02:40

y que sea más fácil encontrarlos.

00:02:42

Hay varias cosas que puede hacer en una biblioteca de documentos.

00:02:44

Puede Agregar, editar, eliminar y descargar documentos.

00:02:48

También puede colaborar y cocrear documentos.

00:02:51

Puede controlar quién tiene acceso a una biblioteca o carpeta en una biblioteca

00:02:54

o archivos individuales que se encuentran en una biblioteca.

00:02:56

Puede realizar un seguimiento de la actividad en un archivo como, por ejemplo, Cuándo se modificó por última vez

00:03:00

y también recibir notificaciones cuando algo se cambia.

00:03:03

También puede crear vistas personalizadas para la biblioteca de documentos para agregar en

00:03:06

otras columnas o vistas diferentes a la biblioteca.

00:03:09

Puede compartir archivos o carpetas y otros como verá en un momento.

00:03:12

Puede Agregar vínculos a una biblioteca de documentos a algo almacenado fuera,

00:03:16

para que pueda agregar vínculos a los menús de navegación.

00:03:19

Esos podrían ser los archivos ubicados en una biblioteca diferente o posiblemente

00:03:22

un enlace a una página web externa, por ejemplo también.

00:03:27

También puede resaltar vínculos y archivos y carpetas en la biblioteca de documentos

00:03:29

para que otros puedan llegar a ellos más rápidamente

00:03:31

convirtiéndolos en un elemento resaltado en la lista.

00:03:36

Así que se puede ver en esta pantalla una biblioteca de documentos con unos pocos archivos dentro de ella.

00:03:39

Puede ver un menú aquí arriba que dice nuevo, subir, edición rápida y sincronización.

00:03:42

Vamos a pasar por algunas de estas cosas en un momento.

00:03:46

Por lo tanto, SharePoint le ofrece la posibilidad de almacenar sus documentos

00:03:49

para sus equipos con vistas personalizadas.

00:03:53

Lo que estamos buscando en la primera captura de pantalla es el tipo de vista antigua

00:04:02

y la segunda que es el tipo de una vista de biblioteca de documentos moderna

00:04:05

en la segunda captura de pantalla se puede ver que acaba de estallar

00:04:07

se llama una vista clásica de SharePoint y te mostraré cuál es la diferencia

00:04:10

entre aquellos a medida que atravesamos también.

00:04:13

Esencialmente, puede ver las herramientas disponibles en esta pestaña de la biblioteca por aquí

00:04:16

que le permite hacer cosas como modificar la vista actual.

00:04:19

Y veremos un poco de eso en la demo en un momento.

00:04:23

Así que el tipo de cosas que puede hacer a la biblioteca de documentos cuando hace clic derecho sobre ella son:

00:04:26

se puede abrir, se puede compartir con alguien,

00:04:30

puede colaborar en el documento en tiempo real, puede ver los permisos en el documento,

00:04:34

descargarlo y también se puede simplemente mirar el historial de la versión de los documentos a lo largo del tiempo,

00:04:39

ver cuántas versiones de la misma ha sido,

00:04:41

Qué modificaciones se realizan y, a continuación, potencialmente abrir un elemento más antiguo,

00:04:46

o restaurarlo o eliminarlo si es necesario.

00:04:49

Así que vamos al ambiente en vivo ahora

00:04:50

y echar un vistazo rápido a algunos de esos elementos.

00:04:58

Voy a minimizar esto por un momento y se puede ver aquí estamos en la oficina 365.

00:05:06

Sólo maximizará eso.

00:05:07

Estoy en la página de aterrizaje.

00:05:08

Por lo tanto, si desea abrir nuestros sitios de SharePoint,

00:05:10

puede hacer clic en el lanzador de aplicaciones arriba en la esquina superior izquierda aquí

00:05:13

o puede hacer clic en el mosaico de SharePoint en la Página principal.

00:05:17

Lo haremos desde aquí.

00:05:18

Haremos clic derecho sobre él, asegúrese de que se abre en una nueva pestaña.

00:05:27

Por lo que puede ver alguna actividad reciente que va al sitio de aprendizaje de SharePoint.

00:05:39

Así que puedo hacer clic en ese enlace, por ejemplo, o puedo hacer clic en el enlace de aquí

00:05:42

en el menú de navegación, o puedo hacer clic aquí arriba en la sección frecuente, así

00:05:46

para abrir ese sitio.

00:05:51

Así que aquí se puede ver que estamos en el entrenamiento de SharePoint.

00:05:53

También puede ver alguna actividad reciente y aquí una biblioteca de documentos

00:05:56

llamado MOOC Training, por ejemplo.

00:05:59

También podemos crear nuestra propia biblioteca de documentos aquí.

00:06:02

Así que desde el contenido del sitio, por ejemplo, si puede ir al contenido del sitio aquí

00:06:10

y luego elige nuevo arriba en la parte superior

00:06:13

y, a continuación, en la lista desplegable, elija Biblioteca de documentos

00:06:15

así que voy a crear uno aquí llamado Steve archivos o algo.

00:06:25

Si desea mostrar en la navegación del sitio, o bien hacer que aparezcan

00:06:28

en los menús de la izquierda, sí, lo hacemos, simplemente voy a elegir Create.

00:06:31

Ahora voy a crear, iniciar nuestra biblioteca de documentos y luego podemos ir a la biblioteca de documentos

00:06:35

y en realidad añadir algunos archivos, para no dejar que algunos archivos a ella y así sucesivamente.

00:06:43

Así que aquí está la biblioteca de documentos vacía, se puede ver que se llama los archivos de Steve.

00:06:51

Voy a subir algunos archivos a él, para que pueda ver en el menú aquí

00:06:54

tenemos una opción de subida.

00:06:56

Aquí dice que también podemos arrastrar archivos aquí para subirlos,

00:06:58

así que sólo voy a mostrar una especie de ambos enfoques, por lo que haga clic en subir,

00:07:01

podemos elegir archivos o carpetas, algunos navegadores le permiten hacer carpetas

00:07:04

y otros no.

00:07:09

Así que aquí podemos elegir.

00:07:10

Vamos a elegir un archivo de Excel, por ejemplo.

00:07:18

El documento se está cargando ahora a la biblioteca

00:07:20

y entonces podemos ver que ha aparecido.

00:07:24

Así que vamos a subir otra.

00:07:35

Está ahí.

00:07:37

Déjame hacerlo.

00:07:39

Así que si acabo de minimizar esta página un momento y arrastrarlo a través.

00:07:51

OK, ahora voy a mostrar cómo podemos hacer el arrastrar y soltar,

00:07:53

haciendo eso un poco más pequeño.

00:08:05

También podríamos arrastrar, digamos un elemento por aquí,

00:08:07

así que si arrastro eso de ese archivo de aquí.

00:08:18

Vamos a arrastrar esto a través

00:08:27

y cuando suelte el botón, verá que está cargando otros elementos,

00:08:30

por lo que también podemos arrastrarlos para que pueda elegir subir y navegar

00:08:33

o también puedes usar las técnicas de arrastrar y soltar.

00:08:36

Suéltelo ahí también.

00:08:54

Ahora tenemos tres archivos en la biblioteca de documentos de Steve de formación de SharePoint.

00:09:15

Sólo tener algunos problemas con la opción de pantalla compartida hasta allí.

00:09:18

Vale.

00:09:21

Así que pregunta, has utilizado Library y subido algunos archivos a ella,

00:09:24

entonces podemos cambiar las vistas por el momento,

00:09:25

Estamos buscando en esta vista de lista.

00:09:27

Así que si vamos por aquí en esta lista desplegable

00:09:29

y ver que podemos ir a la vista de azulejos superior, así.

00:09:31

Y ahora ver los elementos como mosaicos en lugar de como una lista.

00:09:35

Volveré a volver a la vista de lista.

00:09:40

También podemos modificar esa vista un poco, así que si hago clic en el signo más aquí,

00:09:44

Puedo añadir algunas columnas a nuestra vista.

00:09:47

Así que puedes crear otros nuevos usando esta opción aquí donde puedo simplemente Mostrar

00:09:50

y ocultar las columnas existentes seleccionándolas de esta lista aquí,

00:09:53

así que si quería una opción de tamaño de archivo para agregarse o crearse por ejemplo,

00:09:58

Puedo hacer eso y luego hacer clic aplicar y agrega esas columnas adicionales a mi lista

00:10:03

para que pueda modificar la vista de esa manera.

00:10:10

En términos de documentos y archivos, cosas que podemos hacer a ellos.

00:10:14

Así que selecciono un archivo de aquí en la lista,

00:10:19

verá que el menú cambia en la parte superior aquí.

00:10:21

Así que cuando se selecciona, se obtiene, sin seleccionar,

00:10:23

se obtiene ese menú cuando se selecciona un archivo individual

00:10:25

o más obtienes ese tipo de menú aquí.

00:10:26

Ese es exactamente el mismo menú que ves si haces clic en el botón de puntos suspensivos,

00:10:30

los tres puntos a la derecha del nombre de archivo.

00:10:31

Si hago clic en eso, conseguiré las mismas opciones de menú de color

00:10:34

como lo hago a través de la parte superior.

00:10:35

Y de manera similar, si hago clic derecho en el documento también aquí,

00:10:38

También consigo el mismo menú.

00:10:40

Así que puedes ver algunas de las cosas que puedes hacer aquí, así que puedo abrir el archivo.

00:10:43

Así que podría abrir ese archivo en PowerPoint o si tengo la versión completa

00:10:46

Puedo abrirla.

00:10:46

Así que voy a abrir en PowerPoint online y la versión en línea de PowerPoint

00:10:49

o podría abrir en la versión completa si tengo la aplicación completa instalada localmente,

00:10:53

por lo que la versión de escritorio.

00:10:54

La otra cosa que puedo hacer a este archivo aquí es, para que pueda ver que puedo compartirlo,

00:10:58

Descargarlo, eliminarlo, PIN a la parte superior de la lista,

00:11:01

Muévase a otro lugar, cópielo en otro lugar, cámbiele el nombre.

00:11:04

También podemos ver cosas como la historia de la versión, así,

00:11:06

así que hago clic en el historial de versiones, que me mostrará

00:11:08

Si ha habido varias versiones de ese archivo y cualquier edición y cambios en él a lo largo del camino

00:11:12

y si se han añadido comentarios, lo vería en esa columna de allí.

00:11:15

Y cuando tengas varios archivos en esta lista, podrías usar

00:11:18

el tipo de lista desplegable de aquí para ver varias versiones

00:11:22

y luego podría restaurar o ver esa versión anterior, por ejemplo,

00:11:24

Si tuviera más de uno en esta lista.

00:11:26

Obviamente, en este caso sólo tengo el uno.

00:11:30

Así que podemos hacer eso.

00:11:33

En términos de la propia vista, se puede ver que estamos actualmente en este

00:11:35

lo que se llama el tipo de modo nuevo.

00:11:38

También existe la opción de volver a SharePoint clásico.

00:11:41

Al activar esa opción, vuelve al modo de SharePoint clásico

00:11:44

que vio en la anterior, la diapositiva anterior.

00:11:47

Puede volver a ella, de vuelta a la versión moderna,

00:11:49

la vista moderna de nuevo.

00:11:50

Pero puede tomar unos 20 minutos, media hora o un par de inicios de sesión de logout

00:11:54

para que realmente se refresque.

00:11:55

Lo trabajé por el momento, pero es sólo una forma de verlo

00:11:57

en el antiguo tipo de vista clásica de SharePoint,

00:12:00

que le da menús ligeramente diferentes en la parte superior y así sucesivamente.

00:12:06

Vale

00:12:16

vamos a trabajar en un archivo.

00:12:20

Así que tenemos algunos archivos cargados para decir, podríamos entonces abrirlos.

00:12:26

Así que si hago clic en ese de aquí, por ejemplo y elijo abrir en PowerPoint online.

00:12:34

Verás que en realidad lanzará PowerPoint online,

00:12:37

la versión en línea de la aplicación, se puede ver y luego conseguir que la cubierta deslizante

00:12:41

en el que estamos trabajando en este momento,

00:12:43

por ejemplo.

00:12:44

Entonces podría navegar a través de eso, hacer cambios obviamente y así sucesivamente.

00:12:46

Así que por el momento, estoy trabajando en la versión en línea del producto.

00:12:51

Si quería cambiar a la versión completa de nuevo, tengo la opción

00:12:54

hacer eso a través de un botón aquí, sólo tiene que editar en PowerPoint, así que hago clic en eso,

00:12:58

entonces puedo abrir en la versión completa en lugar de esta versión en línea.

00:13:05

Vamos a cerrarlo, no quiero hacer ningún cambio por el momento a eso.

00:13:12

Así que otras cosas que puede hacer aquí, como se dijo en términos de gestión del archivo,

00:13:17

así que acabamos de ver que podemos abrirlo, podemos descargarlo desde la copia local, por ejemplo,

00:13:23

Si quieres hacer algunas cosas de la gerencia podemos eliminar,

00:13:25

mover, cambiar el nombre y así sucesivamente.

00:13:28

También podemos compartir.

00:13:29

Así que vamos a cambiar de nuevo a nuestra diapositiva por un momento.

00:13:38

Así que eso es, recuerda que mencionamos sobre la vista de estilo antiguo,

00:13:42

la vista clásica de SharePoint que se parece más a la vista de SharePoint.

00:13:49

Usted obtiene diferentes elementos de menú y pestañas a través de él en lugar de la clase de botones

00:13:54

y los menús desplegables que se ven en la vista más reciente.

00:14:00

Así que puedo subir archivos usando la opción Cargar documento.

00:14:02

Una vez más, se ve la vista antigua en la esquina superior izquierda allí.

00:14:06

Vimos la opción de subida que usé hace un momento en la nueva versión

00:14:09

y como puede ver, también puede arrastrarlos y soltarlos en cualquiera de las vistas,

00:14:13

puede arrastrar y colocar en esas carpetas, bibliotecas de documentos

00:14:16

para subir archivos de esa manera.

00:14:18

También podemos compartir nuestros archivos con un usuario externo,

00:14:21

por lo que le da la capacidad de-en un tipo de equipo de biblioteca de documentos del sitio,

00:14:28

por ejemplo, podría compartir documentos o carpetas de personas

00:14:30

que de otro modo no tienen acceso al sitio o a los archivos.

00:14:33

Cuando comparte documentos y carpetas, puede decidir

00:14:36

Si la gente los edita o simplemente los ve como verá en un momento.

00:14:39

Y hay esencialmente dos formas de compartir.

00:14:41

Puede compartir a través de invitar a personas específicas, que es el botón invitar personas

00:14:47

que se puede ver resaltado en el sitio en el momento

00:14:49

y con eso, entonces invitas a gente escribiendo los nombres,

00:14:53

direcciones de correo electrónico, por ejemplo, en su lista de contactos en el directorio

00:14:56

que puede encontrar y luego decidir compartir el documento con ellos.

00:14:59

Te mostraré esta diapositiva en un momento.

00:15:01

La otra opción es elegir la opción obtener un vínculo justo debajo de esa

00:15:04

para proporcionar un vínculo que se puede pegar en otra forma de medios

00:15:11

como una caja de chat o un correo electrónico o un mensaje instantáneo, mensaje de Skype

00:15:17

algo así a alguien.

00:15:19

Es sólo un enlace que puedes pegar en otro lugar, en otra ubicación.

00:15:24

Que es una manera fácil de compartir documentos con todos en su organización

00:15:26

o con personas que necesitas compartir externamente

00:15:29

que no sería si no fueras capaz de invitar por nombre, por ejemplo

00:15:32

y le mostraré cómo hacerlo en un segundo.

00:15:37

Simplemente haga clic atrás y luego regrese a ver.

00:15:44

OK, así que estamos en la biblioteca,

00:15:47

la biblioteca de archivos de Steve.

00:15:48

Queremos compartir un documento con alguien.

00:15:53

Así que puedo seleccionar de nuevo los botones aquí y compartir, puedo elegir share

00:15:58

desde el menú hasta aquí que se pone justo en el mismo lugar.

00:16:01

Así que ves la pantalla aquí y luego podemos ver las dos opciones;

00:16:04

para invitar a personas y obtener un enlace.

00:16:05

Para invitar a la gente aquí, tengo que proporcionar los nombres de las personas

00:16:09

así que podría empezar a escribir el nombre del contacto que tengo.

00:16:15

Así que Pierre Skoll el tipo, sólo él o vamos a tratar a alguien más,

00:16:18

Tengo un par de cuentas ficticias que puedo usar.

00:16:20

John Doe, una especie de cuenta de inicio de sesión ficticia, así que ahí está mi usuario

00:16:25

y luego puedo permitirles editar o ver que si elijo editar,

00:16:29

También puedo proporcionar un poco de texto adicional a la invitación que dice,

00:16:33

"aquí estás, John, aquí está el archivo que querías".

00:16:38

Realmente no importa lo que escribes ahí

00:16:40

pero sólo un mensaje opcional esencialmente se puede escribir a su colega,

00:16:50

es un poco perezoso de mí, así que voy a poner en un poco de gramática a ella.

00:16:53

Así que "este es el archivo que querías"

00:16:54

y luego la opción de enviar una invitación por correo electrónico o no.

00:16:56

Así que si deselecciono esa opción, no van a conseguir la invitación pop en el correo,

00:17:00

Elegiría el envío de la invitación

00:17:03

y lo verán así puedo elegir esa opción para compartir.

00:17:06

Aparecerá en un momento diciendo actualizar elemento

00:17:08

y luego dirá un elemento compartido.

00:17:12

También debería ver un pop-up apareciendo en mis notificaciones diciéndome

00:17:15

que se ha compartido con otra persona y voy a recibir un mensaje de correo electrónico.

00:17:20

Acabo de tener un Ding acaba de llegar a través de ahora que me ha dicho

00:17:22

que debería estar en mi buzón, voy a comprobarlo en un momento.

00:17:25

Veremos las otras opciones para compartir allí,

00:17:27

vamos a este menú esta vez.

00:17:29

Así que ya he compartido ese documento cuando recuerdes

00:17:31

con las opciones de edición para John Doe.

00:17:34

También puedo elegir este aquí, pero la cosa con invitar a la gente

00:17:37

es que está invitando a personas específicas por su nombre que están en su lista,

00:17:40

en la lista de directorios y le proporciono su nombre

00:17:44

y se reconoce en el directorio.

00:17:46

Tenemos un enlace, sólo estás creando un enlace que puede ser algo así como

00:17:49

un enlace de tipo restringido anónimo o puede ser una cuenta de vínculos corporativos

00:17:56

necesarios para este dominio en particular, por ejemplo

00:17:58

y otra vez que puede ser una vista o un enlace de edición para que haga clic en eso,

00:18:01

Elija crear o crear un vínculo y luego puede pegarlo,

00:18:05

así que digamos que alguien quiere un View enlaces, por ejemplo,

00:18:08

que crea y creará ese enlace aquí y entonces sólo puedo copiar

00:18:11

y péguelo en digamos, tengo mi Skype para el negocio.

00:18:15

Así que si yo estaba teniendo una charla con John Doe en Skype para la empresa,

00:18:22

por ejemplo, podría simplemente pegar eso en

00:18:23

y decir "aquí está el enlace para ese documento" y acaba de enviar ese enlace a él.

00:18:27

Lo conseguirías de esa manera o podría pegar en el correo electrónico sólo el mismo tipo de cosas.

00:18:30

Así que eso es esencialmente un enlace que tiene una especie de token de acceso de invitado

00:18:33

como parte de los enlaces, por lo que les da el enlace al documento

00:18:36

y también los privilegios de acceso de invitado según

00:18:38

Si elegí el vínculo elegir una vista o editar.

00:18:41

No voy a molestarme en enviar eso ahora pero eso era un enlace de vista.

00:18:44

También podríamos elegir...

00:18:47

Acabo de eliminar ese enlace y crear uno nuevo.

00:18:50

También podríamos crear un enlace de edición

00:18:56

y de nuevo es sólo otro tipo de enlace, clic derecho, copiar.

00:19:01

Una vez más podría pegar eso en una caja de chat o en un correo electrónico

00:19:05

y de nuevo se ve bastante similar, sólo aparte de token

00:19:07

con diferentes privilegios asignados a ese token.

00:19:10

Así que cuando ese usuario hace clic en ese link

00:19:12

a continuación, obtendrá los privilegios asignados a partir de ese token,

00:19:14

en este caso apareció en el enlace.

00:19:17

También vemos aquí, tenemos la opción de compartido con,

00:19:20

así que compartido con te muestra una lista de con quién estás actualmente compartido.

00:19:24

Puede hacer dejar de compartir desde aquí para que pueda dejar de mostrar un documento

00:19:27

con todos los que lo compartían.

00:19:29

Puede hacer clic en Advance,

00:19:30

a continuación, nos lleva al nivel más granular de la misma...

00:19:32

de asignación de permisos en una página, así que ahora se está abriendo

00:19:35

una pestaña independiente sin permisos aquí.

00:19:37

Veremos una lista de Admisiones que se han asignado

00:19:39

a ese archivo en particular, entonces quién tiene acceso y allí está nuestra cuenta de John Doe

00:19:44

que acabamos de agregar como tipo de usuario y el nivel de Comisión

00:19:47

que se proporciona cuando usted elige la opción de edición allí,

00:19:50

realmente contribuye así que es el nivel de Comisión real

00:19:53

que se asigna a ese usuario.

00:19:55

Si simplemente vuelvo a aquí y elijo dejar de compartir, dejar de compartir,

00:20:00

dice deshabilita cualquier enlace de invitado o eliminar todos los usuarios

00:20:02

de las opciones de intercambio de archivos que está cerrado.

00:20:04

Así que lo único que veo ahora es yo mismo.

00:20:05

Esta es mi cuenta de inicio de sesión aquí, como propietario,

00:20:08

es la única persona que queda en la lista, así que haga clic en cerrar.

00:20:12

Sólo vuelve a compartir de nuevo,

00:20:15

Compartido con para que pueda ver de nuevo que no hay nadie en la lista.

00:20:17

Haga clic en Advance para volver a obtener esa lista de permisos.

00:20:21

Ahora veo que la única persona allí es los propietarios de formación de SharePoint

00:20:23

que tienen control total para ese elemento en particular

00:20:25

porque ha movido todos los demás permisos compartidos.

00:20:28

OK, así que dos formas de mostrar, esencialmente compartirlo

00:20:32

especificando específicamente una persona o un grupo por nombre

00:20:36

o proporcionando un enlace y luego copiando eso,

00:20:40

pegar ese vínculo en otra forma de medios como un correo electrónico

00:20:42

o una ventana de chat o algo para alguien.

00:20:51

Se desliza a la derecha.

00:20:55

OK, así que ver y editar un archivo con la ventaja de Office Online

00:20:57

así que de lo que estamos hablando aquí es el hecho de que,

00:20:59

como ya has visto, puedes abrir un archivo, tenemos las opciones de edición

00:21:04

en la versión en línea o la versión completa aquí, podemos ver un documento de Word,

00:21:08

por ejemplo, puede elegir editarlo en Word

00:21:11

que es la versión completa de Microsoft Word

00:21:12

o puede editar en el navegador mediante Word online.

00:21:15

Y eso no es sólo de una parte.

00:21:19

Si sólo vuelvo al ambiente por un momento,

00:21:25

Acabo de deshacerse de Skype para el negocio por un segundo, así que también incluye

00:21:29

como digo, simplemente abriendo un documento aquí, no sólo de cuando alguien lo compartió conmigo

00:21:32

pero sólo puedo quedarme como un archivo de Excel, por ejemplo,

00:21:34

Puedo elegir abrir un Excel online o puedo abrir Excel

00:21:39

y de nuevo al igual que vimos el PowerPoint uno que puede abrir la versión en línea de Excel

00:21:42

y entonces puedo empezar a modificar y trabajar con ese documento.

00:21:47

El uso de la opción, editar en Excel para abrir

00:21:50

en la versión completa de un Excel 2016 abierto o cualquier versión de Office

00:21:53

es que tiene y luego abrirlo en una versión completa de la versión en línea.

00:21:57

Cuando estás trabajando con...

00:21:58

Sólo cancelo eso, no necesito hacer eso por ahora.

00:22:02

Cuando está trabajando con aplicaciones en línea como estas

00:22:06

a continuación, los cambios se realizan inmediatamente.

00:22:09

Así que si elijo el acceso, deseleccione eso y elija nuevo,

00:22:15

y así puedo crear un nuevo documento de Word aquí, por ejemplo,

00:22:17

Sólo voy a crear un documento ficticio con no mucho texto en él.

00:22:21

Así que aviso aquí, estoy creando un nuevo documento de Word que se abre

00:22:24

Word online automáticamente.

00:22:25

Hay este documento guardado que no tiene realmente un nombre todavía,

00:22:29

Voy a poner en un montón de Blump, y si usted nota a medida que empiezo a escribir en las letras

00:22:34

dice guardar a través de la pantalla negra aquí arriba,

00:22:36

y luego unos segundos más tarde dirá Saved,

00:22:38

por lo que se guarda automáticamente el texto a medida que escribe

00:22:41

porque está trabajando en la versión en línea de la aplicación.

00:22:44

Dale unos segundos se volverá y dirá salvado en un momento,

00:22:47

allí vas, y esa es la diferencia en el trabajo en la versión en línea de las aplicaciones

00:22:50

y trabajar en Word, por lo que verá que en el menú Archivo

00:22:54

en Word online, por ejemplo, no hay opción de guardar,

00:22:56

hay un Save como para que pueda guardarlo como algo más

00:22:58

pero no hay opción de guardar porque no es necesario porque se guarda automáticamente.

00:23:02

Si abro el archivo en Word y trabajo con él en la versión completa de Word 2016.

00:23:15

Sólo estoy abriendo otra página en otra pantalla,

00:24:38

está rezagado desafortunadamente hoy,

00:24:40

Si no se abre, sólo me encargaré de un archivo diferente.

00:24:43

Aquí vamos.

00:26:02

Alguien más está trabajando en ese documento,

00:26:03

Haré un documento diferente.

00:26:08

Guardar como.

00:26:26

De nuevo en los archivos de Steve.

00:26:42

Esta vez lo haré en el archivo de Excel.

00:26:48

Acceso a ese documento Excel en línea que vimos anteriormente.

00:26:52

Esperemos a que se cargue por completo.

00:26:55

Entonces verá el menú en la parte superior.

00:26:59

Así que elijo editar en Excel y abrir Excel 2016.

00:27:24

Vale.

00:27:25

Ahora tenemos que ponerlo en la versión Excel 2016

00:27:27

y entonces podemos trabajar en eso con todas las capacidades completas aquí,

00:27:31

Tengo que elegir el modo de edición de nuevo, sólo ponerlo en modo de edición,

00:27:34

pero que sólo muestra cómo se puede trabajar en las dos versiones diferentes,

00:27:36

así que obviamente en esta versión tienes un menú de guardar y guardar como

00:27:40

y así sucesivamente para el elemento de menú, ya que se puede trabajar en

00:27:42

y se guardan obviamente localmente, y porque usted está trabajando no en la versión en línea

00:27:47

Si necesita realizar cambios, debe guardarlos manualmente.

00:27:51

Esa es obviamente la gran diferencia entre hacer eso y trabajar

00:27:54

en la versión en línea en la que esos cambios se actualizan automáticamente,

00:27:57

sobre la marcha, ya que estás trabajando.

00:28:00

Bien, lo cerraré.

00:28:02

Ya no necesito eso abierto.

00:28:05

Vale.

00:28:08

Sólo para confirmar, cuando está editando en línea en Office 365,

00:28:13

sus archivos se guardan automáticamente y Si edita un archivo mientras está trabajando sin conexión con él

00:28:18

deberás cargarlo de nuevo en la biblioteca.

00:28:20

Si abre un documento con más de una opción de aplicación,

00:28:23

así que, por ejemplo, si tienes la misma aplicación en tu ordenador, tu versión local,

00:28:28

usted tendrá que elegir entre los dos como lo vio allí con la opción

00:28:31

de abrir la versión en línea o la versión completa de Excel, por ejemplo.

00:28:35

Obviamente, si no tienes esa aplicación,

00:28:37

no podrás abrir la versión completa.

00:28:43

Así que podríamos estar trabajando como dijimos en diferentes archivos,

00:28:46

vamos a cambiar de nuevo a las diapositivas por un momento, trabajando en la versión basada en el navegador,

00:28:49

trabajando la versión completa.

00:28:50

Pero en algún momento, vamos a tener que quizás seleccionar esos archivos fuera de sincronía,

00:28:56

Si ha trabajado en el archivo localmente y ha trabajado en él sin conexión.

00:29:00

Así que tenemos que tener algún tipo de sincronización.

00:29:02

Así que tenemos esa opción de sincronización como veremos en el elemento de menú en un momento

00:29:05

que nos permite sincronizar esos archivos a nuestra carpeta local en nuestro ordenador,

00:29:09

y, a continuación, puede trabajar directamente en él en el explorador de archivos

00:29:12

y acceder a tus archivos incluso cuando estás desconectado.

00:29:15

Así que esto puede ser muy útil, obviamente, si vas a ser desconectado

00:29:17

de una red, quieres trabajar en un hotel o trabajar desde casa en ellos

00:29:20

y no está conectado a la red, puede sincronizar archivos,

00:29:24

trabajar en ellos sin conexión y luego cuando vuelvas a estar en línea de nuevo

00:29:26

Puedes volver a sincronizar y los cambios que hiciste mientras trabajabas en ellos en casa

00:29:29

podría volver a sincronizarse con los archivos basados en la nube y viceversa.

00:29:34

Así que cuando estás en línea, cualquier cambio que hagas u otros hacen

00:29:37

en la biblioteca de documentos se sincronizarán entre la biblioteca de documentos

00:29:40

en el equipo localmente.

00:29:41

Así que podemos ver que tenemos una opción de sincronización aquí arriba,

00:29:43

de hecho, los artículos han cambiado ligeramente en su aspecto y sensación,

00:29:47

no se ven así ahora, pero las mismas opciones están disponibles

00:29:50

y los mismos elementos del menú, que sólo se ven ligeramente diferentes, que acaban de cambiar ligeramente,

00:29:55

como te mostraré en un momento, pero puedes ver que obtienes el botón de sincronización aquí arriba,

00:29:58

al hacer clic en sincronizar obtendrá un cuadro de diálogo emergente,

00:30:02

que se ve un poco como esto que dice sincronizar esta biblioteca a su dispositivo,

00:30:05

y luego un botón sincronizar ahora, también verá un enlace

00:30:07

para obtener la última versión de ambos, una aplicación de negocio de Drive

00:30:10

en caso de que tengas una versión anterior o no, no tienes ninguna versión instalada en absoluto,

00:30:14

por ejemplo, verá ese enlace en ese pop-up

00:30:16

que aparece en tu página.

00:30:20

Cuando esté trabajando en esos documentos, verá que tiene su versión local aquí,

00:30:24

así que este es un ejemplo de un archivo en nuestra ubicación de almacenamiento de documentos locales,

00:30:29

y podemos ver los archivos en la biblioteca de SharePoint en línea

00:30:34

y veremos que tal vez los archivos están sincronizados actualmente

00:30:37

o no sincronizar, verás iconos ligeramente diferentes como verás,

00:30:39

Te mostraré el ambiente en vivo en un momento para mostrarte la diferencia.

00:30:42

Cuando veas una pequeña garrapata verde o una pequeña garrapata blanca en un círculo verde

00:30:46

Debería decir, que te está mostrando que está sincronizado actualmente.

00:30:49

Si ves estas pequeñas flechas azules, está mostrando que está en el proceso

00:30:52

de sincronizarse, y si ves el tipo de rojo X

00:30:55

entonces aún no se ha sincronizado por alguna razón,

00:30:57

por lo que le da una representación visual del estado actual de sincronización,

00:31:02

Sabes si han sido actualizadas o aún no.

00:31:05

Echemos un vistazo a eso en el entorno en vivo.

00:31:09

Voy a cambiar de nuevo.

00:31:14

Así que ves la opción de sincronización aquí arriba, así que si deselecciono los archivos

00:31:17

verás con esa opción de sincronización aquí arriba, ligeramente diferente como dije

00:31:19

que la vista en la diapositiva que ha cambiado ligeramente, haga clic en ella para sincronizar esta biblioteca

00:31:23

a su computadora, entonces diga sincronizar esta biblioteca a su dispositivo para un fácil acceso,

00:31:28

existe el vínculo para obtener la aplicación de OneDrive,

00:31:30

y está el botón sincronizar ahora que te permite sincronizarlo,

00:31:33

entonces debería ver un botón que aparece y dice "Estamos trabajando en ello",

00:31:38

algo que diga sincronizar los archivos de Steve de la biblioteca de entrenamiento de SharePoint,

00:31:43

le muestra el enlace URL, encontrará sus documentos en el explorador de archivos

00:31:46

y te muestra dónde se va a guardar y haces clic en sincronizar ahora,

00:31:49

dirá "estamos preparando esas cosas para sincronizarse",

00:31:53

y luego puedes ir y ver esos archivos en esa carpeta sincronizada,

00:31:56

por lo que sus archivos se sincronizan a medida que hablamos,

00:31:58

ir y echar un vistazo y verlos entrar, y usted puede hacer clic en mostrar mis archivos

00:32:01

que, a continuación, abre esa carpeta y muestra los archivos.

00:32:06

Lo arrastraré a través de una ventana separada, tú Sube aquí

00:32:10

y verás una ventana emergente que dice que siempre puedes comprobar en OneDrive Business

00:32:13

para ver la sincronización en sus archivos, y allí podemos ver esos documentos

00:32:17

y lo que se ha cambiado en ellos.

00:32:21

Vea que es una garrapata verde que le muestra qué archivos se sincronizaron

00:32:24

y así sucesivamente.

00:32:26

Si hago un cambio a algo y luego re sincronice,

00:32:32

dichos cambios se actualizarán en el documento.

00:32:35

Volvamos a los archivos de Steve.

00:32:49

También se obtiene en la parte inferior derecha aquí

00:32:57

la opción de sincronizar archivos, puedo ver que la herramienta OneDrive para el negocio,

00:33:01

dice que actualmente está sincronizando archivos, un elemento restante, puede hacer clic en ese

00:33:06

que le dará la opción de abrir esa carpeta de nuevo

00:33:09

Si no lo hubieras abierto ya.

00:33:09

También puede hacer clic derecho sobre eso para ver el elemento de menú allí,

00:33:13

así que cosas como usted puede pausar, sincronizar, sincronizar ahora, dejar de sincronizar una carpeta,

00:33:17

Reparar si se ha ido fuera de sincronía o algo,

00:33:19

Sincroniza una nueva biblioteca o simplemente abre tu carpeta.

00:33:26

Ya hemos elegido Sync ahora, por lo que está en proceso de sincronización de todos modos

00:33:29

para que pueda ver que está sucediendo en el momento.

00:33:32

Así que esa es una manera de sincronizar sus archivos, mantenerse al día,

00:33:35

trabajar en ellos sin conexión, volver a estar en línea volver a sincronizar

00:33:38

y volver a sincronizar esos archivos, y como dije

00:33:40

Si tienes la marca verde que se muestra aquí, sabes que tus archivos están sincronizados entre sí

00:33:44

y eso está funcionando con éxito.

00:33:47

Encontrarás que si vuelvo a salir un poco de aquí,

00:33:51

Si he tenido alguna anterior...

00:33:54

que ves por el momento, esos son los archivos de Stevée otra vez,

00:33:56

tiene las pequeñas flechas azules, creo que es muy pequeña

00:33:59

pero usted apenas lo ve que muestra que está actualmente en el modo de sincronización en el momento,

00:34:02

está en proceso de sincronización, mientras que estas otras carpetas aquí arriba

00:34:04

de otras cosas que he sincronizado antes en diferentes carpetas

00:34:07

ya se han hecho y están actualizados, por ejemplo.

00:34:12

Hay uno allí, hay otro ahí dentro,

00:34:16

y eso es para los archivos de Steve que se sincronizan en este momento.

00:34:24

Esos son los botones de ahí, y luego una vez que tienes esa sincronización exitosa

00:34:29

como vimos hace un momento deberías ver una especie de lista similar de archivos

00:34:33

obviamente en sus directorios locales, puede ver aquí,

00:34:36

así que tenemos cuatro archivos aquí que están sincronizados,

00:34:38

y luego podemos ver la lista de archivos de la biblioteca de documentos,

00:34:41

hay una captura de pantalla o un chasquido de esa imagen en el lado derecho

00:34:43

sólo para mostrarte cuando están completamente sincronizados, aproximadamente como se vería,

00:34:47

dos conjuntos de archivos con el mismo aspecto.

00:34:54

Como mencioné al comienzo de la sesión,

00:34:56

Esto no es realmente una sesión de entrenamiento, es sólo una manera de empezar con las aplicaciones de Office,

00:34:59

en este caso la parte de SharePoint Online de la suite de Office 365.

00:35:03

Así que la característica que vimos brevemente en esta sesión le ayudará a compartir

00:35:08

y colabore con sus compañeros de trabajo en documentos en línea y sin conexión.

00:35:11

SharePoint Online proporciona una ubicación de almacenamiento base en la nube para los archivos de su organización

00:35:15

para que pueda compartirse fácilmente con sus compañeros de trabajo,

00:35:17

puede usar sitios de SharePoint Online para crear sitios de grupo,

00:35:20

cargar y compartir documentos con los compañeros, puede abrir documentos

00:35:24

en la versión completa de Office si la tiene, o en la versión en línea

00:35:26

Si no tienes acceso a la completa.

00:35:28

Así, por ejemplo, si se encuentra en el Hotel o en una ubicación remota con un ordenador portátil

00:35:32

que no tiene instalados localmente, no importa,

00:35:34

siempre y cuando tengas acceso a Internet, incluso si no tienes tu laptop contigo,

00:35:38

Si el Hotel o la oficina remota tiene un PC que usted podría utilizar

00:35:41

y conectarse a Internet, a continuación, puede iniciar sesión en Office 365,

00:35:44

abrir documentos desde SharePoint

00:35:47

o desde OneDrive si usa OneDrive y accede a los documentos

00:35:51

y trabajar con ellos utilizando el conjunto de aplicaciones en línea, Excel,

00:35:55

Word, PowerPoint, OneNote, etc.

00:35:58

Así que puedes abrirlos en la versión completa o en la versión online

00:36:01

y editarlos y verlos, también puede utilizar las capacidades de co-autoría en tiempo real

00:36:05

también si desea colaborar con colegas simultáneamente

00:36:07

en los documentos en línea, e incluso cuando usted está trabajando con esas personas

00:36:11

en modo de co-autoría, co-autoría en tiempo real,

00:36:14

verás una bandera emergente que te mostrará quién está trabajando en el documento

00:36:18

al mismo tiempo que usted y el paradero en el documento que están trabajando

00:36:20

por lo que no tiene un conflicto de intereses en la misma sección del documento, por ejemplo,

00:36:25

te advierte sobre eso y te permite saber dónde están trabajando

00:36:27

y lo que están haciendo.

00:36:28

Entonces, obviamente, la función de sincronización que vimos por última vez le permite trabajar

00:36:32

con archivos incluso cuando está trabajando sin conexión, vuelva a sincronizar de nuevo

00:36:35

Cuando vuelvas a estar en línea.

00:36:39

Vale.

00:36:44

Así que aquí es donde normalmente tenemos una sesión rápida de q & a,

00:36:46

y luego terminaremos aquí,

00:36:47

que concluye el breve período de sesiones.

00:36:50

Gracias por su atención y espero que pueda hacer el mejor uso

00:36:52

de estos recursos y a la sesión en el futuro.

00:36:55

Gracias una vez más.

00:00:12

Hallo en welkom op deze korte training op Office MOOC training.

00:00:16

Deze sessies zijn gerelateerd aan het starten van deze toepassing

00:00:20

en deze bijzondere is getiteld Inleiding tot SharePoint Online.

00:00:24

Mijn naam is Stephen Ryan en ik zal uw trainer voor deze korte sessie.

00:00:30

Gewoon een paar dingen, instructie-Wise, huishouding-Wise voordat we gaan.

00:00:35

Gelieve niet proberen om eventuele andere gesprekken te nemen indien mogelijk.

00:00:37

Uiteraard, als je nodig hebt en het is dringend dan, met alle middelen, doen.

00:00:40

Maar als je het vermijden, dan zou dat nuttig zijn.

00:00:43

Zet je telefoon in Mute dan dempen als je een vraag te stellen op elk gewenst moment

00:00:46

tijdens de sessie.

00:00:48

En ten slotte, blijf actief op de PC gewoon om te stoppen tegen standby-modus.

00:00:54

OK, dus in deze korte sessie, zullen we introduceren een aantal fundamenten

00:00:57

van de SharePoint Online-omgeving in Office 365.

00:00:59

Ik zal beginnen door te kijken naar documentbibliotheken en hoe om bestanden te laten vallen in de bibliotheek

00:01:04

en bestanden uploaden naar mappen in de bibliotheek.

00:01:05

We zullen dan bespreken hoe om bestanden te delen die zijn opgeslagen in SharePoint Online

00:01:09

en hoe om bestanden te bewerken met behulp van de online versie van de Office-suite van toepassingen.

00:01:15

Tot slot zullen we bekijken hoe u online gegevens synchroniseren met uw lokale computer

00:01:18

dus je blijven werken, zelfs als je offline bent.

00:01:22

Het is niet echt een trainingssessie als zodanig, het is een manier om te beginnen Office 365

00:01:26

en onze doelstellingen zijn te ontdekken en te begrijpen

00:01:28

navigeren in SharePoint Online

00:01:31

en probeer en gebruik een aantal van de belangrijkste functies en tools hier mooi en snel.

00:01:38

Dus in de eerste plaats zullen we kijken naar document bibliotheken.

00:01:41

Dus document bibliotheken in SharePoint Online zijn sites over het algemeen in SharePoint Online

00:01:46

u in samenwerkings teams werken door

00:01:49

en het delen van bestanden en co-Editing documenten tegelijk.

00:01:52

Ze bevatten documentbibliotheken en lijsten

00:01:55

en gebruikers in staat stellen om gezamenlijk online te werken.

00:01:58

Dus die documentbibliotheken bieden een veilige plaats voor het opslaan van uw bestanden

00:02:01

waar u en uw medewerkers ze gemakkelijk kunnen vinden,

00:02:03

werk aan hen samen, toegang tot hen van elk apparaat op elk gewenst moment.

00:02:07

U bijvoorbeeld document bibliotheek gebruiken op een site in SharePoint Online

00:02:09

voor het opslaan van echte bestanden met betrekking tot een specifiek project of specifieke client, bijvoorbeeld.

00:02:15

De standaardsite die u in SharePoint Online krijgt, bevat documentbibliotheek die al

00:02:19

en een wordt automatisch gemaakt voor u wanneer u een nieuwe site.

00:02:22

U extra documentbibliotheken aan een site toevoegen als

00:02:24

en als je ze nodig hebt en dit is handig voor bijvoorbeeld

00:02:27

Als u de toegang tot een set bestanden wilt beperken.

00:02:30

In elke documentbibliotheek wordt een lijst met bestanden en mappen weergegeven

00:02:33

en belangrijke informatie over elk item, zoals wie het heeft gemaakt,

00:02:36

toen het voor het laatst is gewijzigd en dat soort dingen.

00:02:38

En u deze informatie gebruiken om uw bestanden te ordenen

00:02:40

en het gemakkelijker maken om ze te vinden.

00:02:42

Er zijn verschillende dingen die u doen in een document bibliotheek.

00:02:44

U documenten toevoegen, bewerken, verwijderen en downloaden.

00:02:48

U ook samenwerken en co-auteur op documenten.

00:02:51

U bepalen wie toegang heeft tot een bibliotheek of map in een bibliotheek

00:02:54

of afzonderlijke bestanden in een bibliotheek.

00:02:56

U de activiteit op een bestand bijhouden, bijvoorbeeld wanneer het voor het laatst is gewijzigd

00:03:00

en ook meldingen ontvangen wanneer er iets wordt veranderd.

00:03:03

U ook aangepaste weergaven voor documentbibliotheek maken om toe te voegen in

00:03:06

verdere kolommen of verschillende meningen aan de bibliotheek.

00:03:09

U bestanden of mappen en anderen delen zoals u zult zien in een moment.

00:03:12

U koppelingen naar een documentbibliotheek toevoegen aan iets dat buiten is opgeslagen,

00:03:16

Zo u links toevoegen aan de navigatie menu's.

00:03:19

Die kunnen worden naar bestanden die zich in een andere bibliotheek of eventueel

00:03:22

een link naar een externe webpagina bijvoorbeeld ook.

00:03:27

U ook koppelingen en bestanden en mappen in de documentbibliotheek markeren

00:03:29

dus anderen kunnen krijgen om ze sneller

00:03:31

door ze een gemarkeerd item in de lijst te maken.

00:03:36

Dus je zien op dit scherm een documentbibliotheek met een paar bestanden erin.

00:03:39

U een menu omhoog hier zien die nieuw, uploadt, snel uitgeven en Sync zegt.

00:03:42

We gaan door een aantal van deze dingen in een moment.

00:03:46

Dus SharePoint biedt u de mogelijkheid om uw documenten op te slaan

00:03:49

voor uw teams met aangepaste weergaven.

00:03:53

Wat we op zoek zijn op de eerste screenshot is het soort oude mening

00:04:02

en de tweede die is het soort van een moderne document library bekijken

00:04:05

in de tweede screenshot kun je zien dat is gewoon dook

00:04:07

heet een klassieke SharePoint-weergave en ik zal je laten zien wat het verschil is

00:04:10

tussen die als we krijgen door ook.

00:04:13

Hoofdzakelijk, u de hulpmiddelen beschikbaar op dit lusje van de bibliotheek over hier zien

00:04:16

Hiermee u dingen doen zoals het wijzigen van uw huidige weergave.

00:04:19

En we zien een beetje van dat in de demo in een moment.

00:04:23

Dus het soort dingen die je doen om document library wanneer u met de rechtermuisknop op te klikken zijn:

00:04:26

u het openen, u delen met iemand,

00:04:30

u samenwerken aan het document real-time, u kijken naar machtigingen voor het document,

00:04:34

Download het en ook kun je gewoon kijken naar de versiegeschiedenis van documenten in de tijd,

00:04:39

zien hoeveel versies van het is,

00:04:41

welke wijzigingen worden aangebracht en vervolgens mogelijk een ouder item openen,

00:04:46

of het te herstellen of te verwijderen als dat nodig is.

00:04:49

Dus we gaan naar de live-omgeving nu

00:04:50

en hebben een snelle blik op een aantal van deze items.

00:04:58

Ik zal dit voor een ogenblik slechts minimaliseren en u hier zien wij in Bureau 365 zijn.

00:05:06

Ik zal gewoon maximaliseren dat.

00:05:07

Ik ben op de landing page.

00:05:08

Dus als u wilt openen van onze SharePoint-sites,

00:05:10

u klikken op de App Launcher in de linkerbovenhoek hier

00:05:13

of u klikken op de SharePoint-tegel op de homepage.

00:05:17

We doen het vanaf hier.

00:05:18

We zullen klik met de rechtermuisknop op, zorg ervoor dat opent in een nieuw tabblad.

00:05:27

Dus je zien wat recente activiteit naar de SharePoint training site.

00:05:39

Dus ik kan klikken op die link bijvoorbeeld of ik kan klikken op de link hier

00:05:42

in het navigatie menu, of ik kan hier klikken in de frequente sectie en

00:05:46

te openen die site.

00:05:51

Zo hier u zien wij in SharePoint opleiding zijn.

00:05:53

U een aantal recente activiteit als goed en hier een document library

00:05:56

bijvoorbeeld MOOC training genoemd.

00:05:59

We kunnen hier ook onze eigen documentbibliotheek aanmaken.

00:06:02

Dus van de inhoud van de site bijvoorbeeld, als je gaan naar de inhoud van de site hier

00:06:10

en kies vervolgens nieuwe up aan de top

00:06:13

en kies vervolgens in de vervolgkeuzelijst document bibliotheek

00:06:15

dus ik zal gewoon een hier te maken genaamd Steve's bestanden of zoiets.

00:06:25

Als u wilt laten zien in de site navigatie ofwel doen ze te verschijnen

00:06:28

in de menu's in de linker, ja, we doen dus ik zal gewoon kiezen maken.

00:06:31

Nu zal ik maken, start onze documentbibliotheek en we kunnen dan gaan in de document library

00:06:35

en eigenlijk een aantal bestanden toe te voegen, om niet te laten sommige bestanden en zo verder.

00:06:43

Dus hier is de lege documentbibliotheek, u daar zien genaamd Steve's bestanden.

00:06:51

Ik ga naar een aantal bestanden te uploaden, zodat u zien op het menu hier

00:06:54

We hebben een Upload optie.

00:06:56

Het zegt hier ook kunnen we hier bestanden slepen om te uploaden,

00:06:58

dus ik zal gewoon laten zien dat u een soort van beide benaderingen, zodat u klikt op uploaden,

00:07:01

We kunnen kiezen uit bestanden of mappen, sommige browsers u mappen doen

00:07:04

en sommige niet.

00:07:09

Dus hier kunnen we kiezen.

00:07:10

Laten we bijvoorbeeld een Excel-bestand kiezen.

00:07:18

Het document krijgt nu geüpload naar de bibliotheek

00:07:20

en dan kunnen we zien dat het verscheen.

00:07:24

Dus laten we uploaden een ander.

00:07:35

Het is op daar.

00:07:37

Laat me doen op die manier.

00:07:39

Dus als ik gewoon minimaliseren deze pagina een moment en sleep dat over de hele.

00:07:51

OK, ik zal nu gewoon laten zien hoe we konden de drag and drop doen,

00:07:53

gewoon om dat een beetje kleiner.

00:08:05

We kunnen ook slepen, laten we zeggen een item hier,

00:08:07

Dus als ik Sleep dat van dat bestand hier.

00:08:18

Laten we dit slepen over

00:08:27

en toen ik de knop loslaat, zie je het uploaden van andere items,

00:08:30

dus we kunnen ook slepen, zodat u kiezen uploaden en bladeren

00:08:33

of u gebruik maken van slepen en neerzetten technieken ook.

00:08:36

Drop het daar ook.

00:08:54

Nu hebben we drie bestanden in dat SharePoint opleiding Steve's bestanden document library.

00:09:15

Gewoon met een aantal problemen met het gedeelde scherm optie daar.

00:09:18

OK.

00:09:21

Dus vraag, je hebt gebruikt bibliotheek en een aantal bestanden geüpload naar het,

00:09:24

We kunnen dan veranderen de standpunten op dit moment,

00:09:25

We zijn op zoek in deze lijst te bekijken.

00:09:27

Dus als we gaan hier op deze drop-down lijst

00:09:29

en zien kunnen we naar de top tegels te bekijken ook.

00:09:31

En nu zie de items als tegels in plaats van als een lijst.

00:09:35

Ik ga terug te schakelen naar de lijst weer te geven.

00:09:40

We kunnen dan ook wijzigen die mening enigszins, dus als ik klik op het plus teken hier,

00:09:44

Ik kan nog enkele kolommen toevoegen aan onze mening.

00:09:47

Dus je het creëren van nieuwe met behulp van deze optie hier waar ik kan gewoon laten zien

00:09:50

en Verberg bestaande kolommen door ze te selecteren uit deze lijst hier,

00:09:53

Dus als ik wilde een bestandsgrootte optie te worden toegevoegd of gemaakt door bijvoorbeeld

00:09:58

Mij annuleerteken verrichten welk en vervolgens tikken toepassen en op adds zulks extra zuil voor mijn tochtband

00:10:03

dus ik kan wijzigen van de mening op die manier.

00:10:10

In termen van documenten en bestanden, soort dingen die we kunnen doen om hen.

00:10:14

Dus selecteer ik een bestand van hier in de lijst,

00:10:19

u ziet het menu verandert over de top hier.

00:10:21

Dus als het is geselecteerd, krijg je, niet geselecteerd,

00:10:23

u krijgt dat menu wanneer u een individueel dossier selecteert

00:10:25

of meer krijg je dat soort menu hier.

00:10:26

Dat is precies hetzelfde menu zie je als je klikt op de ellipsknop,

00:10:30

de drie puntjes rechts van de bestandsnaam.

00:10:31

Als ik klik op dat, krijg ik dezelfde kleur menu-opties

00:10:34

Als ik over de top.

00:10:35

En evenzo, als ik klik met de rechtermuisknop op het document en hier,

00:10:38

Ik krijg hetzelfde menu ook.

00:10:40

Dus je zien dat sommige van de dingen die je hier doen, dus ik kan het bestand te openen.

00:10:43

Dus ik kon openen dat bestand in PowerPoint of als ik heb de volledige versie

00:10:46

Ik kan openen.

00:10:46

Dus ik ga openen in PowerPoint online en de online versie van PowerPoint

00:10:49

of ik kon openen in de volledige versie als ik de volledige app lokaal geïnstalleerd,

00:10:53

dus de Desktopversie.

00:10:54

Het andere wat ik kan doen om dit bestand is hier, dus je zien dat ik kan delen,

00:10:58

Downloaden, verwijderen, PIN naar de top van de lijst,

00:11:01

Verplaats het ergens anders, kopieer het ergens anders, hernoem het.

00:11:04

We kunnen ook kijken naar dingen als versiegeschiedenis als goed,

00:11:06

dus ik klik op versiegeschiedenis, dat zal me laten zien

00:11:08

Als er meerdere versies van dat bestand en eventuele bewerkingen en wijzigingen in het langs de weg

00:11:12

en als er opmerkingen zijn toegevoegd, zou ik het zien in die kolom daar.

00:11:15

En als je meerdere bestanden in deze lijst hebt, kun je dan gebruik maken van

00:11:18

het soort drop-down lijst hier om meerdere versies te zien

00:11:22

en ik kon dan herstellen of te bekijken die oudere versie bijvoorbeeld,

00:11:24

Als ik had meer dan een in deze lijst.

00:11:26

Uiteraard, in dit geval heb ik alleen maar de een.

00:11:30

Dus we kunnen dat doen.

00:11:33

In termen van de mening zelf, u zien dat wij momenteel in dit zijn

00:11:35

wat heet het soort van nieuwe modus.

00:11:38

Er is ook de optie hier om terug te keren naar de klassieke SharePoint.

00:11:41

Wanneer u die optie aanzet, gaat u terug naar de klassieke SharePoint-modus

00:11:44

die u in de vorige, de eerdere dia hebt gezien.

00:11:47

U terugkeren terug naar het, terug naar de moderne versie,

00:11:49

de moderne mening opnieuw.

00:11:50

Maar het kan ongeveer 20 minuten duren, een half uur of een paar logout logins

00:11:54

om daadwerkelijk te krijgen dat vernieuwd.

00:11:55

Ik werkte het voor het moment, maar dat is gewoon een manier om het te bekijken

00:11:57

in de oude soort van klassieke SharePoint-weergave,

00:12:00

dat geeft je iets verschillende menu's over de top en zo verder.

00:12:06

00:12:16

laten we gaan werken aan een bestand.

00:12:20

Dus we hebben een aantal bestanden geüpload om te zeggen, kunnen we dan openen.

00:12:26

Dus als ik klik op die ene hier, bijvoorbeeld en kies Open in PowerPoint online.

00:12:34

Je zult zien dat ze daadwerkelijk start de PowerPoint online,

00:12:37

de online versie van de toepassing, u zien en dan krijgen die dia dek

00:12:41

dat is degene die we eigenlijk bezig zijn hier op het moment,

00:12:43

bijvoorbeeld.

00:12:44

Ik kon dan bladeren door dat, maken veranderingen duidelijk en ga zo maar door.

00:12:46

Dus op het moment, ik ben bezig met de online versie van het product.

00:12:51

Als ik wilde overschakelen naar de volledige versie weer, kreeg ik de optie

00:12:54

om dat te doen via een knop in hier, gewoon bewerken in PowerPoint, zodat ik klik op dat,

00:12:58

dan kan ik open in de volledige versie in plaats van deze online versie.

00:13:05

Laten we het sluiten, ik wil niet om eventuele wijzigingen te maken voor het moment dat.

00:13:12

Dus andere dingen die je hier doen, zoals gezegd in termen van het beheer van het bestand,

00:13:17

dus we hebben er net gezien we kunnen openen, kunnen we dat downloaden van de lokale kopie bijvoorbeeld,

00:13:23

Als u wilt doen wat management dingen die we kunnen verwijderen,

00:13:25

verplaatsen, hernoemen en ga zo maar door.

00:13:28

We kunnen ook delen.

00:13:29

Dus laten we terug te schakelen naar onze dia voor een moment.

00:13:38

Dus dat is, onthoud we vermeld over de oudere stijl te bekijken,

00:13:42

de klassieke weergave van SharePoint dat is meer als wat die SharePoint-weergave eruit ziet.

00:13:49

Je krijgt verschillende menu-items en tabbladen in plaats van het soort knoppen

00:13:54

en dropdowns die je ziet in de nieuwere weergave.

00:14:00

Dus ik kan bestanden uploaden met behulp van upload document optie.

00:14:02

Nogmaals, zie je de oude weergave in de linkerbovenhoek daar.

00:14:06

We zagen de Upload optie die ik gebruikte een moment geleden in de nieuwe versie

00:14:09

en zoals je zien, u ook slepen en neerzetten ze in beide weergave,

00:14:13

u slepen en neerzetten over naar die mappen, documentbibliotheken

00:14:16

om bestanden te uploaden op die manier.

00:14:18

We kunnen onze bestanden ook delen met een externe gebruiker,

00:14:21

dus het geeft je de mogelijkheid om-in een team soort site document Library,

00:14:28

u bijvoorbeeld documenten of mappen delen van personen

00:14:30

die anders geen toegang hebben tot de site of de bestanden.

00:14:33

Wanneer u documenten en mappen deelt, u kiezen

00:14:36

of mensen ze bewerken of gewoon bekijken zoals je zult zien in een moment.

00:14:39

En er is in wezen twee manieren van delen.

00:14:41

U delen via uitnodigende specifieke mensen, dat is de mensen uitnodigen knop

00:14:47

dat u zien gemarkeerd op de site op het moment

00:14:49

en met dat, je dan mensen uit te nodigen door te typen in de namen,

00:14:53

e-mailadressen bijvoorbeeld in uw lijst met contacten in de map

00:14:56

die u vinden en vervolgens besluiten om het document met hen te delen.

00:14:59

Ik zal u deze dia in een ogenblik tonen.

00:15:01

De andere optie is om te kiezen voor de Get a link optie net onder dat

00:15:04

om een link die vervolgens kan worden geplakt in een andere vorm van media te bieden

00:15:11

net als een chat box of een e-mail of chatbericht, Skype-bericht

00:15:17

iets dergelijks aan iemand.

00:15:19

Het is gewoon een link die je plakken in een andere plaats, een andere locatie.

00:15:24

Dat het een makkelijke manier is om documenten te delen aan iedereen in uw organisatie

00:15:26

of met mensen die je nodig hebt om te delen met extern

00:15:29

Wie zou niet als je niet in staat om uit te nodigen op naam bijvoorbeeld

00:15:32

en ik zal je laten zien hoe dat te doen in een seconde.

00:15:37

Klik enkel achter daar en ga dan terug naar mening.

00:15:44

OK, dus we zijn in de bibliotheek,

00:15:47

de Steve's bestanden bibliotheek.

00:15:48

We willen een document met iemand delen.

00:15:53

Dus ik kan weer selecteren de knoppen hier en om te delen, kan ik kiezen voordelen

00:15:58

van het menu omhoog hier dat krijgt net dezelfde plaats.

00:16:01

Dus je ziet het scherm hier en dan kunnen we de twee opties te zien;

00:16:04

om mensen uit te nodigen en een link te krijgen.

00:16:05

Om mensen hier uit te nodigen, ik moet de namen van personen te verstrekken

00:16:09

dus ik kon beginnen met het type in de naam van het contact dat ik heb.

00:16:15

Dus Pierre Skoll de man, alleen hem of laten we proberen iemand anders,

00:16:18

Ik heb een paar dummy accounts die ik kan gebruiken.

00:16:20

John Doe, soort van dummy login-account, dus er is mijn gebruiker

00:16:25

en ik kan dan hen in staat stellen om ofwel bewerken of te bekijken dat, dus als ik kies bewerken,

00:16:29

Ik kan ook een extra beetje tekst aan de uitnodiging die zegt,

00:16:33

"hier ben je, John, hier is dat bestand dat u wilde".

00:16:38

Het maakt niet echt uit wat je typt daar

00:16:40

maar enkel een facultatief bericht hoofdzakelijk u aan uw collega typen,

00:16:50

het is een beetje lui van mij dus ik zal in een beetje van de grammatica aan.

00:16:53

Dus "hier is dat bestand dat u wilde"

00:16:54

en dan de optie hier van Stuur een e-mail uitnodiging of niet.

00:16:56

Dus als ik deselecteren die optie, zullen ze niet krijgen de uitnodiging pop in mail,

00:17:00

Ik zal kiezen voor het verzenden van de uitnodiging

00:17:03

en zij zullen zien dat, zodat ik kan kiezen die optie om te delen.

00:17:06

Het zal komen in een moment te zeggen bijwerken item

00:17:08

en dan zal het zeggen een item gedeeld.

00:17:12

Je moet ook een pop-up verschijnen in mijn meldingen me te vertellen

00:17:15

dat is gedeeld met een andere persoon en ik krijg een e-mail bericht.

00:17:20

Ik heb zojuist een ding komen door net nu dat me vertelde

00:17:22

dat het moet worden in mijn mailbox, ik ga om dat te controleren in een moment.

00:17:25

We zullen zien dat de andere opties voor het delen in daar,

00:17:27

laten we gaan door dit menu deze keer.

00:17:29

Dus ik heb al gedeeld dat document als u zich herinnert

00:17:31

met de Edit opties voor John Doe.

00:17:34

Ik kan ook kiezen voor dit een hier, maar het ding met mensen uitnodigen

00:17:37

bent u het uitnodigen van specifieke mensen op naam die in uw lijst,

00:17:40

in uw directory listing en ik geef hun naam

00:17:44

en het is erkend in de Directory.

00:17:46

We krijgen een link, je bent gewoon het creëren van een link die ofwel kan worden soort van als

00:17:49

een anonieme beperking type link of het kan een corporate links account

00:17:56

vereist voor dit specifieke domein, bijvoorbeeld

00:17:58

en nogmaals, dat kan ofwel een weergave of een link bewerken, zodat u klikt op dat,

00:18:01

Kies Maak of maak een link en je dan plakken dat in,

00:18:05

Dus laten we zeggen dat iemand wil een weergave links, bijvoorbeeld,

00:18:08

welke creëert en het zal die link hier te creëren en ik kan dan gewoon kopiëren

00:18:11

en plak dat in laten we zeggen, ik heb mijn Skype voor het bedrijfsleven.

00:18:15

Dus als ik had een praatje met John Doe in Skype voor het bedrijfsleven,

00:18:22

bijvoorbeeld, kon ik dan gewoon plakken dat er in

00:18:23

en zeg "hier is die link voor dat document" en stuur die link naar hem.

00:18:27

Hij zou krijgen op die manier of ik kon plakken in de e-mail net hetzelfde soort dingen.

00:18:30

Dus dat is in wezen een link die een soort van gast toegang token heeft

00:18:33

Als onderdeel van de links dus het geeft hen de link naar het document

00:18:36

en ook de gast toegang privileges, afhankelijk van

00:18:38

of ik koos voor de Kies een weergave of bewerken link.

00:18:41

Ik ben niet van plan om de moeite te sturen dat nu, maar dat was een view link.

00:18:44

We kunnen ook kiezen voor...

00:18:47

Ik heb net die link te verwijderen en een nieuwe te maken.

00:18:50

We kunnen ook een link bewerken

00:18:56

en nogmaals het is gewoon een ander type link, klik met de rechtermuisknop, kopiëren.

00:19:01

Nogmaals, ik kon plakken dat in een chat box of op een e-mail

00:19:05

en nogmaals het ziet er redelijk vergelijkbaar, net afgezien van token

00:19:07

met verschillende privileges toegewezen aan dat token.

00:19:10

Dus als die gebruiker klikt op die link

00:19:12

dan krijgen ze privileges toegewezen van dat token,

00:19:14

in dit geval verscheen in de link.

00:19:17

We zien hier ook, we hebben de optie voor gedeeld met,

00:19:20

zo gedeeld met toont u een lijst van wie je momenteel gedeeld met.

00:19:24

U stoppen met het delen van hier, zodat u stoppen met het tonen van een document

00:19:27

met iedereen die je gedeeld met.

00:19:29

U op voorschot klikken,

00:19:30

het neemt ons dan naar de meer granulaire niveau van het...

00:19:32

van toestemming opdracht op een pagina dus nu is het openstellen

00:19:35

een apart tabblad zonder permissies op hier.

00:19:37

We zien een lijst van de toelatingen die zijn toegewezen

00:19:39

om dat specifieke bestand dan wie heeft toegang en er is onze John Doe-account

00:19:44

dat we net als een gebruikers type en het Commissieniveau hebben toegevoegd

00:19:47

dat is voorzien wanneer u kiest voor de optie daar bewerken,

00:19:50

het draagt eigenlijk dus dat is de feitelijke commissieniveau

00:19:53

die aan die gebruiker is toegewezen.

00:19:55

Als ik ga gewoon terug naar hier en kies Stop Sharing, om te stoppen met delen,

00:20:00

het zegt schakelt alle gasten links of verwijder alle gebruikers

00:20:02

van de file-sharing opties die is gesloten.

00:20:04

Dus het enige wat ik zie is nu zelf.

00:20:05

Dit is mijn login-account hier, als de eigenaar,

00:20:08

het is de enige persoon nu links in de lijst, zodat klik op sluiten.

00:20:12

Ga gewoon terug om opnieuw te delen,

00:20:15

Gedeeld met dus je er weer zien is er niemand op de lijst.

00:20:17

Klik op Advance om die permissie lijst opnieuw te krijgen.

00:20:21

Ik zie nu dat de enige persoon in is er de SharePoint opleiding eigenaren

00:20:23

die volledig beheer hebben voor dat specifieke item

00:20:25

omdat het alle andere gedeelde machtigingen heeft verplaatst.

00:20:28

OK dus twee manieren om te laten zien, in wezen delen

00:20:32

door specifiek een persoon of een groep op naam te specificeren

00:20:36

of door het verstrekken van een link en dan kopiëren dat,

00:20:40

plakken die link in een andere vorm van media zoals een e-mail

00:20:42

of een chatvenster of iets aan iemand.

00:20:51

Dia's rechts.

00:20:55

OK dus het bekijken en bewerken van een bestand met het voordeel van Office Online

00:20:57

Dus wat we hier over praten is het feit dat,

00:20:59

zoals je al zag, u een bestand te openen, hebben we de opties van het bewerken van

00:21:04

op de online versie of de volledige versie hier, kunnen we zien een Word-document,

00:21:08

u bijvoorbeeld kiezen om het te bewerken in het woord

00:21:11

dat is de volledige versie van Microsoft Word

00:21:12

of u bewerken in de browser met behulp van Word online.

00:21:15

En dat is niet alleen van een aandeel.

00:21:19

Als ik gewoon terug te schakelen naar het milieu voor een moment,

00:21:25

Ik heb net te ontdoen van Skype voor het bedrijfsleven voor een tweede, zodat ook

00:21:29

zoals ik al zei gewoon het openen van een document hier, niet alleen uit wanneer iemand gedeeld met mij

00:21:32

maar ik kan gewoon blijven als een Excel-bestand bijvoorbeeld,

00:21:34

Ik kan kiezen om een Excel online te openen of ik kan openen Excel

00:21:39

en weer net als we zagen de PowerPoint een die kan openstellen van de online versie van Excel

00:21:42

en ik kan dan beginnen te wijzigen en te werken met dat document.

00:21:47

Het gebruik van de optie, bewerken in Excel te openen

00:21:50

in de volledige versie van een open Excel 2016 of welke versie van Office

00:21:53

het is je hebt en open het dan in een volledige versie van de online versie.

00:21:57

Wanneer u werkt met...

00:21:58

Ik heb net annuleren, dat ik niet nodig om dat te doen voor nu.

00:22:02

Wanneer u werkt met online toepassingen zoals deze

00:22:06

dan worden uw wijzigingen onmiddellijk aangebracht.

00:22:09

Dus als ik kies toegang, Deselecteer dat en kies Nieuw,

00:22:15

en dus kan ik een nieuw Word-document hier te maken bijvoorbeeld,

00:22:17

Ik maak gewoon een dummy-document met niet veel tekst in.

00:22:21

Dus let hier, ik ben het creëren van een nieuw Word-document dat opent

00:22:24

Word automatisch online.

00:22:25

Er is dit document opgeslagen dat niet echt nog een naam kreeg,

00:22:29

Ik zal gewoon in een belasting van blump, en als je merkt als ik begin te typen in de brieven

00:22:34

het zegt het opslaan over het zwarte scherm hier,

00:22:36

en dan een paar seconden later zal het zeggen gered,

00:22:38

dus het is automatisch opslaan van uw tekst terwijl u typt

00:22:41

omdat u de online versie van de toepassing werkt.

00:22:44

Geef het een paar seconden zal het terug komen en zeggen opgeslagen in een moment,

00:22:47

daar ga je, en dat is het verschil in het werken in de online versie van de apps

00:22:50

en werken in Word, dus je zult zien dat in het menu bestand

00:22:54

in Word online bijvoorbeeld is er geen Save optie,

00:22:56

Er is een opslaan als dus ik kan het opslaan als iets anders

00:22:58

maar er is geen optie op te slaan, omdat ik niet nodig om omdat het automatisch wordt opgeslagen.

00:23:02

Als ik open het bestand in Word en werken met het in de volledige versie van Word 2016.

00:23:15

Ik ben gewoon de openstelling van een andere pagina in een ander scherm,

00:24:38

het is helaas achterblijvende vandaag,

00:24:40

Als het niet open te stellen zal ik gewoon omgaan met een ander bestand.

00:24:43

Daar gaan we.

00:26:02

Iemand anders werkt aan dat document,

00:26:03

Ik doe een ander document.

00:26:08

Opslaan als.

00:26:26

Terug in de dossiers van Steve opnieuw.

00:26:42

Ik doe het in het Excel-bestand deze tijd.

00:26:48

Toegang tot dat document Excel online dat we eerder zagen.

00:26:52

Laten we wachten tot dat volledig te laden.

00:26:55

Dan zie je het menu aan de bovenkant.

00:26:59

Dus ik kies Bewerken in Excel en open Excel 2016.

00:27:24

OK.

00:27:25

Dus nu hebben we om het te zetten in de Excel 2016 versie

00:27:27

en we kunnen dan werken aan dat met alle volledige mogelijkheden hier,

00:27:31

Ik moet opnieuw kiezen Edit mode, zet het gewoon in edit mode,

00:27:34

maar dat laat je gewoon zien hoe je werken in de twee verschillende versies,

00:27:36

dus uiteraard in deze versie heb je een Save menu en een save as

00:27:40

en zo verder voor het menu-item, want dat kan worden gewerkt aan

00:27:42

en natuurlijk lokaal opgeslagen, en omdat je werkt niet in de online versie

00:27:47

Als u wijzigingen moet aanbrengen, moet u deze handmatig opslaan.

00:27:51

Dat is natuurlijk het grote verschil tussen dat te doen en werken

00:27:54

in de online versie waar deze wijzigingen automatisch voor u worden bijgewerkt,

00:27:57

op de vlieg, als je werkt.

00:28:00

OK, ik zal gewoon dicht dat naar beneden.

00:28:02

Niet meer nodig dat open.

00:28:05

OK.

00:28:08

Gewoon om te bevestigen, wanneer u online bewerken in Office 365,

00:28:13

uw bestanden worden automatisch opgeslagen en als u een bestand bewerkt terwijl u offline werkt

00:28:18

je moet het terug te uploaden naar de bibliotheek.

00:28:20

Als u een document met meer dan één app-keuze opent,

00:28:23

zo bijvoorbeeld als u zelfde app op uw computer, uw lokale versie hebt,

00:28:28

u zult tussen twee moeten kiezen aangezien u daar met de optie zag

00:28:31

van het openen van de online versie of de volledige versie van Excel, bijvoorbeeld.

00:28:35

Uiteraard, als u niet beschikt over die toepassing,

00:28:37

u zult niet in volledige versie kunnen openen.

00:28:43

Dus we zouden kunnen werken zoals we zeiden op verschillende bestanden,

00:28:46

laten we gewoon terug te schakelen naar de dia's voor een moment, werken in de browser-based versie,

00:28:49

werken de volledige versie.

00:28:50

Maar op een bepaald punt, we gaan te hebben om misschien die bestanden te selecteren uit sync,

00:28:56

Als u hebt gewerkt aan het bestand lokaal en werkte aan het offline.

00:29:00

We moeten dus een vorm van synchronisatie hebben.

00:29:02

Dus we hebben die sync-optie zoals we zullen zien in het menu-item in een moment

00:29:05

dat stelt ons in staat om deze bestanden te synchroniseren met onze lokale map op onze computer,

00:29:09

en je dan direct werken op het in File Explorer

00:29:12

en toegang tot uw bestanden, zelfs als je offline bent.

00:29:15

Dus dit kan zeer nuttig zijn natuurlijk als je gaat worden losgekoppeld

00:29:17

vanuit een netwerk, u wilt werken in een hotel of werken vanuit huis op hen

00:29:20

en je bent niet aangesloten op het netwerk, u bestanden synchroniseren,

00:29:24

werk op hen offline en dan wanneer je weer online terug te komen

00:29:26

u opnieuw synchroniseren en de wijzigingen die u hebt gemaakt terwijl u bij hen thuis werkte

00:29:29

kan opnieuw worden gesynchroniseerd naar de bestanden die zijn gebaseerd in de Cloud en vice versa.

00:29:34

Dus als je online bent, alle wijzigingen die u maakt of anderen te maken

00:29:37

in de documentbibliotheek wordt gesynchroniseerd tussen de documentbibliotheek

00:29:40

lokaal in uw computer.

00:29:41

Dus we kunnen zien dat we een sync-optie heeft hier,

00:29:43

in feite zijn de items zijn iets veranderd in hun uiterlijk en gevoel,

00:29:47

ze hebben niet helemaal zo uitzien nu, maar dezelfde opties zijn beschikbaar

00:29:50

en dezelfde menu-items, ze zien er net iets anders, ze hebben net iets veranderd,

00:29:55

zoals ik zal je laten zien in een moment, maar je zien krijg je de Sync-knop hier,

00:29:58

Wanneer u op Sync klikt zult u een pop-up dialoogdoos krijgen,

00:30:02

dat ziet er een beetje als dit dat zegt Sync deze bibliotheek op uw apparaat,

00:30:05

en dan een Sync Now knop, zie je ook een link

00:30:07

om de nieuwste versie van hen beide, een Drive Business app

00:30:10

in het geval je hebt een oudere versie of niet, heb je geen enkele versie geïnstalleerd op alle,

00:30:14

bijvoorbeeld, zie je die link op die pop-up

00:30:16

dat komt op uw pagina.

00:30:20

Wanneer u aan die documenten werkt, zult u zien u uw lokale versie hier hebt,

00:30:24

dus dit is een voorbeeld van een bestand in onze lokale documentopslag locatie,

00:30:29

en we kunnen zien dat de bestanden in de SharePoint-bibliotheek online

00:30:34

en we zullen zien dat misschien de bestanden zijn op dit moment gesynchroniseerd

00:30:37

of niet synchroniseren, zie je iets anders iconen zoals je zult zien,

00:30:39

Ik zal u tonen de live-omgeving in een moment om aan te tonen u het verschil.

00:30:42

Als je een kleine groene teek, of een kleine witte teek op een groene cirkel te zien

00:30:46

Ik moet zeggen, dat is je laten zien dat het momenteel gesynchroniseerd.

00:30:49

Als je deze kleine blauwe pijlen, is het laten zien dat het in het proces

00:30:52

gesynchroniseerd, en als je het soort rode type X ziet

00:30:55

dan is het nog niet gesynchroniseerd om wat voor reden,

00:30:57

Zo geeft u een visuele weergave van de huidige synchronisatiestatus,

00:31:02

je weet of ze zijn bijgewerkt of nog niet.

00:31:05

Laten we eens kijken naar dat in de live-omgeving.

00:31:09

Ik zal gewoon terug te schakelen hier.

00:31:14

Dus zie je de sync-optie hier, dus als ik de bestanden deselecteren

00:31:17

je zult zien met die synchronisatie-optie hier, iets anders zoals ik al zei

00:31:19

dan de weergave op dia die enigszins is gewijzigd, klikt u op dat om deze bibliotheek te synchroniseren

00:31:23

op uw computer, dan zeggen Sync deze bibliotheek op uw apparaat voor gemakkelijke toegang,

00:31:28

ziedaar ' naar de verbinding te halen naar de uitsluitend OneDrive app,

00:31:30

en er is de Sync Now knop die laat je synchroniseren,

00:31:33

je moet dan zien een knop die verschijnt en zegt: "We werken aan het",

00:31:38

iets dat zegt Sync de bibliotheek Steve's bestanden van SharePoint opleiding,

00:31:43

het toont u de URL-link naar het, vindt u uw documenten in File Explorer

00:31:46

en het toont u waar het gaat worden gered en u klikt nu op Sync,

00:31:49

het zal zeggen: "We krijgen die dingen klaar om te worden gesynchroniseerd",

00:31:53

en dan kun je gaan en bekijken die bestanden in die gesynchroniseerde map,

00:31:56

dus uw bestanden synchroniseren als we spreken,

00:31:58

Ga en neem een kijkje en bekijk ze komen, en u klikken op Toon mijn bestanden

00:32:01

die vervolgens opent die map en toont u deze bestanden.

00:32:06

Ik zal gewoon over te slepen in een apart venster, ga je hier

00:32:10

en je ziet een pop-up te zeggen over u altijd controleren op OneDrive Business

00:32:13

om de Sync op uw dossiers te zien, en daar kunnen wij die documenten zien

00:32:17

en wat er is veranderd op hen.

00:32:21

Zie dat is een groene teek daar laten zien welke bestanden zijn gesynchroniseerd

00:32:24

en zo verder.

00:32:26

Als ik een verandering in iets en dan opnieuw synchroniseren,

00:32:32

deze wijzigingen zullen worden bijgewerkt op het document.

00:32:35

Laten we terug gaan naar Steve's bestanden.

00:32:49

Je krijgt ook in de onderste rechterkant hier

00:32:57

uw synchronisatie-bestanden optie, kan ik zien dat OneDrive business tool,

00:33:01

het zegt dat het op dit moment is het synchroniseren van bestanden, een item resterende, u vervolgens op die

00:33:06

die geeft je de mogelijkheid om die map weer te openen

00:33:09

Als je nog niet had het open.

00:33:09

U ook met de rechtermuisknop op dat om het menu-item te zien in daar,

00:33:13

Dus dingen zoals je pauzeren, synchroniseren, synchroniseren nu, stoppen met het synchroniseren van een map,

00:33:17

Reparatie als het uit sync of iets is gegaan,

00:33:19

Synchroniseer een nieuwe bibliotheek of open gewoon uw map.

00:33:26

We hebben al gekozen Sync nu, dus het is in het proces van synchronisatie toch

00:33:29

dus je zien dat er op het moment.

00:33:32

Dus dat is een manier van synchroniseren van uw bestanden, up to date te houden,

00:33:35

werk aan hen offline, kom terug online opnieuw re-sync

00:33:38

en weer terug te krijgen die bestanden in sync, en zoals ik al zei

00:33:40

Als je hebt de groene teek laten zien hier, je weet dat je bestanden in sync met elkaar

00:33:44

en dat werkt allemaal met succes.

00:33:47

U zult merken dat als ik gewoon terug gaan een beetje uit hier,

00:33:51

Als ik had een vorige...

00:33:54

u ziet op het moment, dat is Steve's bestanden weer,

00:33:56

het heeft de kleine blauwe pijlen op daar, ik denk dat heel klein

00:33:59

maar je zo ongeveer zien dat laat zien dat het momenteel in syncing mode op het moment,

00:34:02

het is in het proces van synchroniseren, terwijl deze andere mappen hier

00:34:04

van andere dingen die ik heb gesynchroniseerd voordat in verschillende mappen

00:34:07

zijn al gedaan en ze zijn up-to-date, bijvoorbeeld.

00:34:12

Er is er een, er is nog een in daar,

00:34:16

en dat is degenen voor Steve's bestanden die synchroniseren op het moment.

00:34:24

Dat zijn de knoppen daar, en dan als je eenmaal hebt dat synchroniseren met succes

00:34:29

zoals we zagen een moment geleden moet je een soort van soortgelijke lijst van bestanden te zien

00:34:33

uiteraard in uw lokale directories, u zien op hier,

00:34:36

dus we hebben vier bestanden hier die zijn gesynchroniseerd,

00:34:38

en dan kunnen we zien de lijst van bestanden uit de document Library,

00:34:41

Er is een screenshot of een Snap van dat scherm daar aan de rechterkant

00:34:43

gewoon om te laten zien wanneer ze volledig zijn gesynchroniseerd, ongeveer wat het eruit zou zien,

00:34:47

twee sets van bestanden op zoek naar hetzelfde.

00:34:54

Dus zoals ik al zei aan het begin van de sessie,

00:34:56

Dit is niet echt een trainingssessie, het is gewoon een manier om te beginnen met Office-toepassingen,

00:34:59

in dit geval de SharePoint Online deel van de Office 365 Suite.

00:35:03

Dus de functie die we kort bekeken deze sessie u helpen om te delen

00:35:08

en samenwerken met uw medewerkers op documenten online en offline.

00:35:11

SharePoint Online biedt een opslaglocatie voor Cloud bases voor de bestanden van uw organisatie

00:35:15

Zo u dan gemakkelijk met uw medewerkers worden gedeeld,

00:35:17

u SharePoint Online-sites gebruiken om team sites te maken,

00:35:20

documenten uploaden en delen aan de collega's, u documenten openen

00:35:24

in de volledige Office-versie als je het hebt, of in de online versie

00:35:26

Als u geen toegang tot de volledige een.

00:35:28

Dus bijvoorbeeld, als je in het hotel of een externe locatie met een laptop

00:35:32

dat niet hebben die lokaal geïnstalleerd, het maakt niet uit,

00:35:34

zolang je toegang hebt tot het Internet, zelfs als u niet beschikt over uw laptop met u,

00:35:38

Als het hotel of Remote Office heeft een PC die u zou kunnen gebruiken

00:35:41

en maak verbinding met het internet dan u inloggen op Office 365,

00:35:44

documenten openen vanuit SharePoint

00:35:47

of van OneDrive als u OneDrive gebruikt, en toegang tot uw documenten

00:35:51

en werken met hen met behulp van de online Application Suite, Excel,

00:35:55

Word, PowerPoint, OneNote, enz.

00:35:58

Dus je ze openen in de volledige versie of de online versie

00:36:01

en bewerken en bekijken, u ook gebruik maken van real-time co-authoring mogelijkheden

00:36:05

ook als u gelijktijdig met collega's wilt samenwerken

00:36:07

op online documenten, en zelfs wanneer u met die mensen werkt

00:36:11

in co-authoring-modus, real-time co-authoring,

00:36:14

u ziet een pop-up vlag die laat zien wie er werkt aan de doc

00:36:18

op hetzelfde moment als u en verblijfplaats in de doc ze werken

00:36:20

u hebt dus geen belangenverstrengeling in dezelfde sectie van het document, bijvoorbeeld

00:36:25

het waarschuwt u over dat en laat je weten waar ze werken

00:36:27

en waar ze aan toe zijn.

00:36:28

Dan natuurlijk de synchronisatie-functie hebben we gekeken naar het laatst u werken

00:36:32

met bestanden, zelfs als je offline werkt, dan opnieuw te synchroniseren weer terug

00:36:35

Als je weer online bent.

00:36:39

OK.

00:36:44

Dus dit is waar we normaalgesproken een snelle Q&A sessie hebben,

00:36:46

en dan zullen we hier af,

00:36:47

dat concludeert de korte zitting.

00:36:50

Dank u voor uw aandacht en ik hoop dat het kan het beste gebruik te maken

00:36:52

van deze middelen en de sessie gaat vooruit.

00:36:55

Dank u nogmaals.

00:00:12

Olá e bem-vindo a esta sessão de treinamento curto sobre o treinamento do Office MOOC.

00:00:16

Estas sessões estão relacionadas com a introdução deste aplicativo

00:00:20

e este particular é intitulado introdução ao SharePoint Online.

00:00:24

Meu nome é Stephen Ryan e serei seu treinador para esta curta sessão.

00:00:30

Apenas algumas coisas, instrução-sábio, limpeza-sábio antes de ir.

00:00:35

Por favor, não tente tomar quaisquer outras chamadas, se possível.

00:00:37

Obviamente, se você precisa e é urgente, então, por todos os meios, fazê-lo.

00:00:40

Mas se você pode evitá-lo, então isso seria útil.

00:00:43

Coloque seu telefone em mudo, em seguida, ativar se você quiser fazer uma pergunta a qualquer momento

00:00:46

durante a sessão.

00:00:48

E, por último, mantenha-se activo no PC apenas para parar contra o modo de espera.

00:00:54

OK, então nesta sessão curta, vamos apresentar alguns fundamentos

00:00:57

do ambiente do SharePoint Online no Office 365.

00:00:59

Vou começar por olhar para bibliotecas de documentos e como soltar arquivos na biblioteca

00:01:04

e carregar arquivos em pastas na biblioteca.

00:01:05

Discutiremos então como compartilhar arquivos armazenados no SharePoint Online

00:01:09

e como editar arquivos usando a versão on-line do conjunto de aplicativos do Office.

00:01:15

Por último, vamos ver como sincronizar dados on-line com o seu computador local

00:01:18

para que você possa continuar trabalhando mesmo quando estiver offline.

00:01:22

Não é realmente uma sessão de treinamento como tal, é uma maneira de começar o Office 365

00:01:26

e nossos objetivos são descobrir e entender

00:01:28

como navegar em torno do SharePoint Online

00:01:31

e tentar usar algumas de suas principais características e ferramentas aqui agradável e rapidamente.

00:01:38

Então, em primeiro lugar, vamos examinar as bibliotecas de documentos.

00:01:41

Portanto, as bibliotecas de documentos no SharePoint Online são sites geralmente no SharePoint Online

00:01:46

que você trabalhe em equipes colaborativas armazenando

00:01:49

e compartilhamento de arquivos e coedição de documentos simultaneamente.

00:01:52

Eles contêm bibliotecas de documentos e listas

00:01:55

e permitir que os usuários trabalhem colaborativamente online.

00:01:58

Assim, essas bibliotecas de documentos fornecem um local seguro para armazenar seus arquivos

00:02:01

Onde você e seus colegas de trabalho podem facilmente encontrá-los,

00:02:03

trabalhar neles em conjunto, acessá-los de qualquer dispositivo a qualquer momento.

00:02:07

Assim, por exemplo, você pode usar a biblioteca de documentos em um site no SharePoint Online

00:02:09

para armazenar arquivos reais relacionados a um projeto específico ou cliente específico, por exemplo.

00:02:15

O site padrão que você obtém no SharePoint Online inclui a biblioteca de documentos já

00:02:19

e um é criado automaticamente para você quando você cria um novo site.

00:02:22

Você pode adicionar bibliotecas de documentos adicionais a um site como

00:02:24

e quando você precisar deles e isso é útil, por exemplo,

00:02:27

Se você deseja restringir o acesso a um conjunto de arquivos.

00:02:30

Cada biblioteca de documentos exibe uma lista desses arquivos e pastas

00:02:33

e informações importantes sobre cada item, como quem o criou,

00:02:36

Quando foi modificada pela última vez e esse tipo de coisa.

00:02:38

E você pode usar essas informações para organizar seus arquivos

00:02:40

e torná-lo mais fácil de encontrá-los.

00:02:42

Há várias coisas que você pode fazer em uma biblioteca de documentos.

00:02:44

Você pode adicionar, editar, excluir e baixar documentos.

00:02:48

Você também pode colaborar e co-autor em documentos.

00:02:51

Você pode controlar quem tem acesso a uma biblioteca ou pasta em uma biblioteca

00:02:54

ou arquivos individuais que estão em uma biblioteca.

00:02:56

Você pode rastrear a atividade em um arquivo, como quando ele foi modificado pela última vez

00:03:00

e também receber notificações quando algo é alterado.

00:03:03

Você pode criar exibições personalizadas para a biblioteca de documentos, bem como para adicionar em

00:03:06

outras colunas ou exibições diferentes para a biblioteca.

00:03:09

Você pode compartilhar arquivos ou pastas e outros como você verá em um momento.

00:03:12

Você pode adicionar links para uma biblioteca de documentos para algo armazenado fora,

00:03:16

para que você possa adicionar links para os menus de navegação.

00:03:19

Esses podem ser arquivos localizados em uma biblioteca diferente ou possivelmente

00:03:22

um link para uma página da Web externa, por exemplo, também.

00:03:27

Você também pode destacar links e arquivos e pastas na biblioteca de documentos

00:03:29

para que outros possam chegar a eles mais rapidamente

00:03:31

tornando-os um item destacado na lista.

00:03:36

Assim, você pode ver nesta tela uma biblioteca de documentos com alguns arquivos dentro dele.

00:03:39

Você pode ver um menu aqui em cima que diz novo, upload, edição rápida e Sync.

00:03:42

Vamos passar por algumas dessas coisas em um momento.

00:03:46

Portanto, o SharePoint oferece a você a capacidade de armazenar seus documentos

00:03:49

para suas equipes com exibições personalizadas.

00:03:53

O que estamos procurando na primeira captura de tela é o tipo de visão antiga

00:04:02

e o segundo que é o tipo de uma exibição de biblioteca de documentos moderna

00:04:05

na segunda captura de tela você pode ver que é apenas apareceu

00:04:07

é chamado de uma vista clássica do SharePoint e eu vou te mostrar qual é a diferença

00:04:10

entre aqueles como nós passamos também.

00:04:13

Essencialmente, você pode ver as ferramentas disponíveis nesta guia Biblioteca aqui

00:04:16

que permite que você faça coisas como modificar sua exibição atual.

00:04:19

E vamos ver um pouco disso na demo em um momento.

00:04:23

Assim, o tipo de coisas que você pode fazer a biblioteca de documentos quando você clique direito sobre ele são:

00:04:26

Você pode abri-lo, você pode compartilhar com alguém,

00:04:30

Você pode colaborar no documento em tempo real, você pode olhar para as permissões no documento,

00:04:34

baixá-lo e também você pode apenas olhar para o histórico de versão dos documentos ao longo do tempo,

00:04:39

ver quantas versões tem sido,

00:04:41

quais modificações são feitas e, em seguida, potencialmente abrir um item mais antigo,

00:04:46

ou restaurá-lo ou excluí-lo se você precisar.

00:04:49

Então nós estamos indo para o ambiente ao vivo agora

00:04:50

e ter uma rápida olhada em alguns desses itens.

00:04:58

Eu só vou minimizar isso por um momento e você pode ver aqui estamos no Office 365.

00:05:06

Eu só vou maximizar isso.

00:05:07

Estou na página de destino.

00:05:08

Então, se você quiser abrir nossos sites do SharePoint,

00:05:10

Você pode clicar no lançador de aplicativos no canto superior esquerdo aqui

00:05:13

ou você pode clicar no mosaico do SharePoint na página inicial.

00:05:17

Faremos daqui.

00:05:18

Vamos clique direito sobre ele, certifique-se abre em uma nova guia.

00:05:27

Assim, você pode ver alguma atividade recente indo para o site de treinamento do SharePoint.

00:05:39

Então eu posso clicar no link, por exemplo, ou eu posso clicar no link aqui

00:05:42

no menu de navegação, ou eu posso clicar aqui na seção freqüente, bem

00:05:46

para abrir esse site.

00:05:51

Então aqui você pode ver que estamos no treinamento do SharePoint.

00:05:53

Você pode ver algumas atividades recentes, bem e aqui uma biblioteca de documentos

00:05:56

chamado MOOC Training, por exemplo.

00:05:59

Também podemos criar nossa própria biblioteca de documentos aqui.

00:06:02

Assim, a partir do conteúdo do site, por exemplo, se você pode ir para o conteúdo do site aqui

00:06:10

e, em seguida, escolha novo no topo

00:06:13

e, em seguida, na lista suspensa, escolha biblioteca de documentos

00:06:15

Então eu vou apenas criar um aqui chamado Steve ' s Files ou algo assim.

00:06:25

Se você quiser mostrar na navegação do site ou fazê-los aparecer

00:06:28

nos menus à esquerda, sim, nós fazemos isso eu vou apenas escolher criar.

00:06:31

Agora eu vou criar, iniciar a nossa biblioteca de documentos e, em seguida, podemos ir para a biblioteca de documentos

00:06:35

e realmente adicionar alguns arquivos, para não deixar alguns arquivos para ele e assim por diante.

00:06:43

Então aqui está a biblioteca de documentos vazios, você pode ver lá chamado Steve ' s files.

00:06:51

Eu vou fazer upload de alguns arquivos para ele, assim você pode ver no menu aqui

00:06:54

Temos uma opção de upload.

00:06:56

Ele diz aqui também podemos arrastar arquivos aqui para upload,

00:06:58

Então eu vou apenas mostrar-lhe uma espécie de ambas as abordagens, assim que você clicar em upload,

00:07:01

Podemos escolher arquivos ou pastas, alguns navegadores permitem que você faça pastas

00:07:04

e outros não.

00:07:09

Então aqui podemos escolher.

00:07:10

Vamos escolher um arquivo do Excel, por exemplo.

00:07:18

O documento está sendo carregado agora para a biblioteca

00:07:20

e então podemos ver que ele apareceu.

00:07:24

Então, vamos fazer o upload de um outro.

00:07:35

Está ali.

00:07:37

Deixe-me fazer assim.

00:07:39

Então, se eu apenas minimizar esta página um momento e arrastá-lo para o outro lado.

00:07:51

OK, eu vou agora apenas mostrar como podemos fazer a arrastar e soltar,

00:07:53

apenas fazendo que um pouco menor.

00:08:05

Nós também poderíamos arrastar, digamos um item aqui,

00:08:07

por isso, se eu arrastar que a partir desse arquivo aqui.

00:08:18

Vamos arrastar isso através

00:08:27

e, em seguida, quando eu soltar o botão, você verá que está carregando outros itens,

00:08:30

para que possamos também arrastá-los para que você possa escolher carregar e procurar

00:08:33

ou você pode usar técnicas de arrastar e soltar também.

00:08:36

Largue isso também.

00:08:54

Agora nós temos três arquivos em que o treinamento do SharePoint biblioteca de documentos do Steve arquivos.

00:09:15

Basta ter alguns problemas com a opção de tela compartilhada lá em cima.

00:09:18

Okey.

00:09:21

Então, pergunta, você usou biblioteca e carregou alguns arquivos para ele,

00:09:24

Podemos então mudar as visões de modo no momento,

00:09:25

Estamos procurando nesta exibição de lista.

00:09:27

Então, se formos até aqui nesta lista suspensa

00:09:29

e ver que podemos ir para o topo telhas vista também.

00:09:31

E agora Ver os itens como telhas em vez de como uma lista.

00:09:35

Voltarei para a exibição de lista novamente.

00:09:40

Nós também podemos modificar essa visão um pouco, então se eu clicar no sinal de adição aqui,

00:09:44

Posso acrescentar algumas colunas à nossa vista.

00:09:47

Então você pode criar novos usando esta opção aqui onde eu posso apenas mostrar

00:09:50

e ocultar as colunas existentes selecionando-as nesta lista,

00:09:53

por isso, se eu quisesse uma opção de tamanho de arquivo a ser adicionado ou criado por por exemplo,

00:09:58

Eu posso fazer isso e, em seguida, clique em aplicar e ele adiciona as colunas extras à minha lista

00:10:03

para que eu possa modificar a vista dessa maneira.

00:10:10

Em termos de documentos e arquivos, tipo de coisas que podemos fazer para eles.

00:10:14

Então eu seleciono um arquivo a partir daqui na lista,

00:10:19

Você verá as alterações de menu na parte superior aqui.

00:10:21

Então, quando ele é selecionado, você começa, não selecionado,

00:10:23

Você recebe esse menu quando você seleciona um arquivo individual

00:10:25

ou mais você tem esse tipo de menu aqui.

00:10:26

Isso é exatamente o mesmo menu que você vê se você clicar no botão de reticências,

00:10:30

os três pontos à direita do nome do arquivo.

00:10:31

Se eu clicar sobre isso, eu vou ter as mesmas opções de menu de cor

00:10:34

como eu faço em todo o topo.

00:10:35

E da mesma forma, se eu clicar com o botão direito sobre o documento bem aqui,

00:10:38

Eu recebo o mesmo menu também.

00:10:40

Então você pode ver algumas das coisas que você pode fazer aqui, para que eu possa abrir o arquivo.

00:10:43

Então eu poderia abrir esse arquivo no PowerPoint ou se eu tenho a versão completa

00:10:46

Eu posso abrir.

00:10:46

Então, eu vou abrir no PowerPoint online e a versão online do PowerPoint

00:10:49

ou eu poderia abrir na versão completa se eu tiver o aplicativo completo instalado localmente,

00:10:53

para a versão desktop.

00:10:54

A outra coisa que eu posso fazer para este arquivo aqui é, assim você pode ver que eu posso compartilhá-lo,

00:10:58

Baixá-lo, excluí-lo, fixá-lo para o topo da lista,

00:11:01

Movê-lo em outro lugar, copiá-lo em outro lugar, renomeie-o.

00:11:04

Nós também podemos olhar para coisas como histórico de versões, bem como,

00:11:06

Então eu clico no histórico de versões, que vai me mostrar

00:11:08

se houve várias versões desse arquivo e quaisquer edições e alterações a ele ao longo do caminho

00:11:12

e se algum comentário tiver sido adicionado, eu veria na coluna ali.

00:11:15

E quando você tem vários arquivos nesta lista, você pode usar

00:11:18

o tipo de lista suspensa aqui para ver várias versões

00:11:22

e eu poderia, então, restaurar ou ver que a versão mais antiga, por exemplo,

00:11:24

Se eu tivesse mais de um nesta lista.

00:11:26

Obviamente, neste caso eu só tenho o um.

00:11:30

Então podemos fazer isso.

00:11:33

Em termos de visão em si, você pode ver que estamos neste momento

00:11:35

o que é chamado o tipo de novo modo.

00:11:38

Há também a opção aqui para retornar ao SharePoint clássico.

00:11:41

Quando você ativar essa opção, você voltar para o modo clássico do SharePoint

00:11:44

que você viu no anterior, o slide anterior.

00:11:47

Você pode reverter para ele, de volta para a versão moderna,

00:11:49

a vista moderna novamente.

00:11:50

Mas pode demorar cerca de 20 minutos, meia hora ou um par de logins logout

00:11:54

para realmente obter que refrescado.

00:11:55

Eu trabalhei para o momento, mas isso é apenas uma maneira de vê-lo

00:11:57

no tipo antigo de exibição clássica do SharePoint,

00:12:00

que lhe dá menus ligeiramente diferentes na parte superior e assim por diante.

00:12:06

Okey

00:12:16

Vamos trabalhar em um arquivo.

00:12:20

Então, nós temos alguns arquivos carregados para dizer, poderíamos então abri-los.

00:12:26

Então, se eu clicar em que um aqui, por exemplo, e escolha abrir no PowerPoint online.

00:12:34

Você verá que eles realmente lançam o PowerPoint online,

00:12:37

a versão on-line do aplicativo, você pode ver e, em seguida, obter esse slide deck

00:12:41

que é a única que estamos realmente trabalhando aqui no momento,

00:12:43

por exemplo.

00:12:44

Eu poderia, então, navegar por isso, fazer mudanças, obviamente, e assim por diante.

00:12:46

Então, no momento, eu estou trabalhando na versão on-line do produto.

00:12:51

Se eu quisesse mudar para a versão completa novamente, eu tenho a opção

00:12:54

para fazer isso através de um botão aqui, basta editar no PowerPoint para que eu clique sobre isso,

00:12:58

Então eu posso abrir na versão completa, em vez de esta versão on-line.

00:13:05

Vamos fechá-lo, eu não quero fazer nenhuma mudança para o momento para isso.

00:13:12

Assim, outras coisas que você pode fazer aqui, como disse em termos de gestão do arquivo,

00:13:17

Então nós acabamos de ver lá podemos abri-lo, podemos baixar que a partir da cópia local, por exemplo,

00:13:23

Se você quiser fazer algumas coisas de gestão que podemos excluir,

00:13:25

mover, renomear e assim por diante.

00:13:28

Nós também podemos fazer o compartilhamento.

00:13:29

Então, vamos voltar para o nosso slide por um momento.

00:13:38

Então isso é, lembre-se que mencionamos sobre a visão de estilo mais antigo,

00:13:42

a exibição clássica do SharePoint que é mais parecido com o que esse modo de exibição do SharePoint se parece.

00:13:49

Você obtém diferentes itens de menu e guias em todo ele, em vez de o tipo de botões

00:13:54

e drop Downs que você vê na exibição mais recente.

00:14:00

Assim eu posso carregar limas usando a opção do original do upload.

00:14:02

Novamente, você vê a vista antiga no canto superior esquerdo lá.

00:14:06

Vimos a opção de upload que eu usei há um momento na nova versão

00:14:09

e como você pode ver, você também pode arrastá-los e soltá-los em qualquer vista,

00:14:13

Você pode arrastar e soltar em todas as pastas, bibliotecas de documentos

00:14:16

para carregar arquivos dessa forma.

00:14:18

Nós também podemos compartilhar nossos arquivos com um usuário externo,

00:14:21

por isso dá-lhe a capacidade de-em um tipo de equipe de biblioteca de documentos do site,

00:14:28

por exemplo, você pode compartilhar documentos ou pastas de pessoas

00:14:30

que, de outra forma, não têm acesso ao site ou aos arquivos.

00:14:33

Quando você compartilha documentos e pastas, você pode decidir

00:14:36

Se as pessoas editá-los ou apenas visualizá-los como você verá em um momento.

00:14:39

E há essencialmente duas maneiras de compartilhar.

00:14:41

Você pode compartilhar através de convidar pessoas específicas, que é o botão convidar pessoas

00:14:47

que você pode ver destacado no site no momento

00:14:49

e com isso, você então convidar pessoas digitando os nomes,

00:14:53

endereços de e-mail, por exemplo, na sua lista de contatos no diretório

00:14:56

que você pode encontrar e, em seguida, decidir compartilhar o documento com eles.

00:14:59

Eu vou te mostrar este slide em um momento.

00:15:01

A outra opção é escolher a opção obter um link logo abaixo dessa

00:15:04

para fornecer um link que pode ser então colado em outra forma de mídia

00:15:11

como uma caixa de bate-papo ou um e-mail ou mensagem instantânea, mensagem do Skype

00:15:17

algo parecido com alguém.

00:15:19

É apenas um link que você pode colar em outro lugar, outro local.

00:15:24

Que é uma maneira fácil de compartilhar documentos para todos na sua organização

00:15:26

ou com pessoas que você precisa compartilhar com externamente

00:15:29

que não seria se você não fosse capaz de convidar por nome, por exemplo,

00:15:32

e eu vou te mostrar como fazer isso em um segundo.

00:15:37

Basta clicar de volta lá fora e, em seguida, voltar para ver.

00:15:44

OK, então estamos na biblioteca,

00:15:47

biblioteca de arquivos do Steve.

00:15:48

Queremos compartilhar um documento com alguém.

00:15:53

Então eu posso novamente selecionar os botões aqui e compartilhar, eu posso escolher share

00:15:58

a partir do menu aqui que fica exatamente o mesmo lugar.

00:16:01

Então você vê a tela aqui e então podemos ver as duas opções;

00:16:04

para convidar pessoas e obter um link.

00:16:05

Para convidar as pessoas aqui, eu preciso fornecer os nomes das pessoas

00:16:09

para que eu pudesse começar a digitar o nome do contato que eu tenho.

00:16:15

Então Pierre Skoll o cara, apenas ele ou vamos tentar outra pessoa,

00:16:18

Tenho um par de contas fictícias que posso usar.

00:16:20

John Doe, tipo de conta de login fictício, então não é o meu usuário

00:16:25

e eu posso, então, permitir que eles ou editar ou ver que assim, se eu escolher Editar,

00:16:29

Eu também posso fornecer um pouco de texto extra para o convite que diz,

00:16:33

"aqui está você, John, aqui está o arquivo que você queria".

00:16:38

Realmente não importa o que você está digitando lá

00:16:40

Mas apenas uma mensagem opcional, essencialmente, você pode digitar para o seu colega,

00:16:50

é um pouco preguiçoso de mim, então eu vou colocar em um pouco de gramática para ele.

00:16:53

Então, "aqui está o arquivo que você queria"

00:16:54

e, em seguida, a opção aqui de enviar um convite por e-mail ou não.

00:16:56

Então, se eu desmarcar essa opção, eles não vão receber o convite pop no correio,

00:17:00

Vou escolher o envio do convite

00:17:03

e eles vão ver que para que eu possa escolher essa opção para compartilhar.

00:17:06

Ele vai chegar em um momento dizendo atualizando item

00:17:08

e então ele vai dizer um item compartilhado.

00:17:12

Você também deve ver um pop-up aparecendo em minhas notificações dizendo-me

00:17:15

que foi compartilhado com outra pessoa e eu vou receber uma mensagem de e-mail.

00:17:20

Acabei de ter um Ding passar agora que me disse

00:17:22

que deveria estar na minha caixa de correio, vou verificar isso em um momento.

00:17:25

Veremos as outras opções para compartilhar lá,

00:17:27

Vamos passar por este menu desta vez.

00:17:29

Então eu já compartilhei esse documento como você se lembra

00:17:31

com as opções de edição para o desconhecido.

00:17:34

Eu também posso escolher um presente aqui, mas a coisa com convidar pessoas

00:17:37

é que você está convidando pessoas específicas pelo nome que estão em sua lista,

00:17:40

em sua lista de diretórios e eu fornecer o seu nome

00:17:44

e é reconhecida no diretório.

00:17:46

Temos um link, você está apenas criando um link que pode ser uma espécie de como

00:17:49

um link de tipo restrito anônimo ou pode ser uma conta de links corporativos

00:17:56

necessário para este domínio em particular, por exemplo

00:17:58

e novamente que pode ser uma visão ou um link de edição para que você clique sobre isso,

00:18:01

escolha criar ou criar um link e, em seguida, você pode colar isso,

00:18:05

Então vamos dizer que alguém quer um ver links, por exemplo,

00:18:08

que cria e ele vai criar esse link aqui e eu posso então apenas copiar

00:18:11

e cole isso em vamos dizer, eu tenho o meu Skype para negócios.

00:18:15

Então, se eu estivesse conversando com o John Doe no Skype for Business,

00:18:22

por exemplo, eu poderia então apenas colar que lá

00:18:23

e dizer "aqui está esse link para esse documento" e apenas enviar esse link para ele.

00:18:27

Ele iria buscá-lo dessa forma ou eu poderia colar no e-mail apenas o mesmo tipo de coisa.

00:18:30

Então isso é essencialmente um link que tem uma espécie de token de acesso de convidado

00:18:33

como parte dos links para que ele lhes dá o link para o documento

00:18:36

e também os privilégios de acesso de convidado, dependendo

00:18:38

Se escolhi o link escolher um modo de exibição ou editar.

00:18:41

Eu não vou incomodar o envio que agora, mas que era um link de vista.

00:18:44

Nós também poderíamos escolher...

00:18:47

Eu só remover esse link e criar um novo.

00:18:50

Nós também poderíamos criar um link de edição

00:18:56

e novamente é apenas um outro tipo de link, clique direito, cópia.

00:19:01

Mais uma vez eu poderia colar isso em uma caixa de bate-papo ou para um e-mail

00:19:05

e novamente parece muito semelhante, apenas além de token

00:19:07

com privilégios diferentes atribuídos a esse token.

00:19:10

Então, quando esse usuário clica nesse link

00:19:12

Então eles vão obter privilégios atribuídos a partir desse token,

00:19:14

Neste caso, ele apareceu no link.

00:19:17

Nós também vemos aqui, nós temos a opção para Shared com,

00:19:20

assim compartilhado com mostra-lhe uma lista de quem você é compartilhado atualmente com.

00:19:24

Você pode fazer parar o compartilhamento a partir daqui para que você possa parar de mostrar um documento

00:19:27

com todos com quem você compartilhou.

00:19:29

Você pode clicar em Advance,

00:19:30

em seguida, leva-nos ao nível mais granular do mesmo...

00:19:32

de atribuição de permissão em uma página, então agora ele está abrindo

00:19:35

uma guia separada sem permissões aqui.

00:19:37

Veremos uma lista de admissões que foram atribuídas

00:19:39

para esse arquivo em particular, então quem tem acesso e há a nossa conta John Doe

00:19:44

que acabamos de adicionar como um tipo de usuário e o nível de Comissão

00:19:47

que é fornecido quando você escolhe a opção de edição lá,

00:19:50

Ele realmente contribui para que é o nível de Comissão real

00:19:53

que é atribuído a esse usuário.

00:19:55

Se eu voltar para aqui e escolher parar compartilhamento, para interromper o compartilhamento,

00:20:00

Ele diz desativa quaisquer links de convidado ou remover todos os usuários

00:20:02

das opções de partilha de ficheiros que está fechada.

00:20:04

Então a única coisa que vejo agora é eu mesmo.

00:20:05

Esta é a minha conta de login aqui, como o proprietário,

00:20:08

é a única pessoa que agora deixou na lista para clicar em fechar.

00:20:12

Basta voltar a compartilhar novamente,

00:20:15

Compartilhado com para que você possa ver lá novamente não há ninguém na lista.

00:20:17

Clique em Advance para obter essa lista de permissões novamente.

00:20:21

Agora vejo que a única pessoa lá é os proprietários de treinamento do SharePoint

00:20:23

que têm controle total para esse item em particular

00:20:25

Porque ele moveu todas as outras permissões compartilhadas.

00:20:28

OK assim duas maneiras de mostrar, essencialmente compartilhá-lo

00:20:32

especificando especificamente uma pessoa ou um grupo por nome

00:20:36

ou fornecendo um link e, em seguida, copiando que,

00:20:40

colar esse link em alguma outra forma de mídia como um e-mail

00:20:42

ou uma janela de bate-papo ou algo para alguém.

00:20:51

Slides à direita.

00:20:55

OK para visualizar e editar um arquivo com o benefício do Office Online

00:20:57

Então o que estamos falando aqui é o fato de que,

00:20:59

como você já viu, você pode abrir um arquivo, nós temos as opções de edição

00:21:04

na versão online ou na versão completa aqui, podemos ver um documento do Word,

00:21:08

por exemplo, você pode optar por editá-lo no Word

00:21:11

que é a versão completa do Microsoft Word

00:21:12

ou você pode editar no navegador usando o Word online.

00:21:15

E isso não é só de uma parte.

00:21:19

Se eu mudar de volta para o ambiente por um momento,

00:21:25

Eu só me livrar do Skype para o negócio por um segundo, de modo que também inclui

00:21:29

como eu digo apenas abrindo um documento aqui, não apenas a partir de quando alguém compartilhou comigo

00:21:32

Mas eu posso apenas ficar como um arquivo do Excel, por exemplo,

00:21:34

Eu posso optar por abrir um Excel online ou posso abrir o Excel

00:21:39

e novamente, assim como vimos o PowerPoint um que pode abrir a versão on-line do Excel

00:21:42

e, em seguida, posso começar a modificar e trabalhar com esse documento.

00:21:47

O uso da opção, editar no Excel para abrir

00:21:50

na versão completa de um Excel aberto 2016 ou qualquer versão do Office

00:21:53

é que você tem e, em seguida, abri-lo em uma versão completa da versão on-line.

00:21:57

Quando você está trabalhando com...

00:21:58

Eu só cancelei isso, eu não preciso fazer isso por enquanto.

00:22:02

Quando estiver a trabalhar com aplicações online, tais como

00:22:06

em seguida, suas alterações são feitas imediatamente.

00:22:09

Então, se eu escolher o acesso, desmarque isso e escolha novo,

00:22:15

e assim eu posso criar um novo documento do Word aqui, por exemplo,

00:22:17

Eu só vou criar um documento fictício com não muito texto nele.

00:22:21

Então, observe aqui, estou criando um novo documento do Word que abre

00:22:24

Word online automaticamente.

00:22:25

Há este documento guardado que não tem realmente um nome ainda,

00:22:29

Eu vou colocar em uma carga de Blump, e se você notar como eu começar a digitar as letras

00:22:34

Ele diz que salvando através da tela preta aqui,

00:22:36

e, em seguida, alguns segundos depois ele vai dizer Saved,

00:22:38

por isso é automaticamente salvar seu texto como você digita

00:22:41

Porque você está trabalhando a versão on-line do aplicativo.

00:22:44

Dê-lhe alguns segundos ele vai voltar e dizer salvos em um momento,

00:22:47

lá você vai, e essa é a diferença em trabalhar na versão online dos aplicativos

00:22:50

e trabalhando no Word, então você verá que no menu arquivo

00:22:54

no Word online, por exemplo, não há opção de salvar,

00:22:56

Há um salvar como para que eu possa salvá-lo como outra coisa

00:22:58

Mas não há nenhuma opção de salvar porque eu não preciso porque ele é salvo automaticamente.

00:23:02

Se eu abrir o arquivo no Word e trabalhar com ele na versão completa do Word 2016.

00:23:15

Estou apenas abrindo outra página em outra tela,

00:24:38

está atrasando infelizmente hoje,

00:24:40

Se ele não abrir eu vou apenas lidar com um arquivo diferente.

00:24:43

Lá vamos nós.

00:26:02

Outra pessoa está trabalhando nesse documento,

00:26:03

Vou fazer um documento diferente.

00:26:08

Salvar como.

00:26:26

De volta aos arquivos do Steve de novo.

00:26:42

Eu vou fazê-lo no arquivo Excel desta vez.

00:26:48

Acesso a esse documento Excel on-line que vimos anteriormente.

00:26:52

Vamos esperar por isso para carregar completamente.

00:26:55

Então você vê o menu no topo.

00:26:59

Então eu escolho editar no Excel e abrir o Excel 2016.

00:27:24

Okey.

00:27:25

Então agora nós temos que colocá-lo na versão do Excel 2016

00:27:27

e podemos então trabalhar nisso com todos os recursos completos aqui,

00:27:31

Eu tenho que escolher o modo de edição novamente, basta colocá-lo em modo de edição,

00:27:34

Mas isso só mostra como você pode trabalhar nas duas versões diferentes,

00:27:36

tão obviamente nesta versão você tem um menu salvar e salvar como

00:27:40

e assim por diante para o item de menu, porque que pode ser trabalhado em

00:27:42

e salvos, obviamente, localmente, e porque você está trabalhando não na versão on-line

00:27:47

Se você precisa fazer alterações, você precisa salvá-los manualmente você mesmo.

00:27:51

Essa é obviamente a grande diferença entre fazer isso e trabalhar

00:27:54

na versão online onde essas alterações são atualizadas automaticamente para você,

00:27:57

na mosca, como você está trabalhando.

00:28:00

OK, eu vou apenas fechar isso.

00:28:02

Não precisa mais abrir.

00:28:05

Okey.

00:28:08

Apenas para confirmar, quando estiver editando online no Office 365,

00:28:13

seus arquivos são salvos automaticamente e se você editar um arquivo enquanto você estiver trabalhando offline com ele

00:28:18

Você precisará carregá-lo de volta para a biblioteca.

00:28:20

Se abrir um documento com mais de uma escolha de aplicativo,

00:28:23

assim, por exemplo, se você tem o mesmo aplicativo no seu computador, sua versão local,

00:28:28

Você vai precisar escolher entre os dois como você viu lá com a opção

00:28:31

de abrir a versão online ou a versão completa do Excel, por exemplo.

00:28:35

Obviamente, se você não tem essa aplicação,

00:28:37

Você não será capaz de abrir na versão completa.

00:28:43

Então nós poderíamos estar trabalhando como dissemos em arquivos diferentes,

00:28:46

Vamos apenas mudar de volta para os slides por um momento, trabalhando na versão baseada em navegador,

00:28:49

trabalhando a versão completa.

00:28:50

Mas em algum momento, nós vamos ter que talvez selecionar esses arquivos fora de sincronia,

00:28:56

Se você trabalhou no arquivo localmente e trabalhou nele offline.

00:29:00

Então precisamos ter alguma forma de sincronização.

00:29:02

Então, temos essa opção de sincronização como veremos no item de menu em um momento

00:29:05

que nos permite sincronizar esses arquivos para a nossa pasta local em nosso computador,

00:29:09

e você pode então trabalhar diretamente nele no explorador de arquivos

00:29:12

e aceda aos seus ficheiros mesmo quando estiver offline.

00:29:15

Então isso pode ser muito útil, obviamente, se você vai ser desconectado

00:29:17

de uma rede, você quer trabalhar em um hotel ou trabalhar a partir de casa sobre eles

00:29:20

e você não está conectado à rede, você pode sincronizar arquivos,

00:29:24

trabalhar neles off-line e, em seguida, quando você voltar online novamente

00:29:26

Você pode re-Sync e as mudanças que você fez enquanto você trabalhava para eles em casa

00:29:29

poderia ser re-sincronizado de volta para os arquivos com base na nuvem e vice-versa.

00:29:34

Então, quando você está on-line, quaisquer mudanças que você faz ou outros fazem

00:29:37

na biblioteca de documentos irá sincronizar entre a biblioteca de documentos

00:29:40

no seu computador localmente.

00:29:41

Então, podemos ver que temos uma opção de sincronização aqui em cima,

00:29:43

na verdade, os itens mudaram ligeiramente em seu olhar e sentir,

00:29:47

Eles não parecem muito assim agora, mas as mesmas opções estão disponíveis

00:29:50

e os mesmos itens de menu, eles apenas olhar um pouco diferente, eles acabaram de mudar um pouco,

00:29:55

como eu vou te mostrar em um momento, mas você pode ver que você começa o botão de sincronização aqui em cima,

00:29:58

Quando você clica em Sync você vai ter uma caixa de diálogo pop-up,

00:30:02

que parece um pouco como este que diz sincronize esta biblioteca com o seu dispositivo,

00:30:05

e, em seguida, um botão Sincronizar Agora, você também verá um link

00:30:07

para obter a versão mais recente dos dois, um aplicativo de negócios do drive

00:30:10

no caso de você tem uma versão mais antiga ou não, você não tem qualquer versão instalada em tudo,

00:30:14

por exemplo, você verá que o link em que pop-up

00:30:16

que surge na sua página.

00:30:20

Quando você está trabalhando nesses documentos, você verá que você tem a sua versão local aqui,

00:30:24

Portanto, este é um exemplo de um arquivo em nosso local de armazenamento de documentos locais,

00:30:29

e podemos ver os arquivos na biblioteca do SharePoint Online

00:30:34

e veremos que talvez os arquivos estão atualmente sincronizados

00:30:37

ou não sincronizar, você verá ícones um pouco diferentes como você verá,

00:30:39

Eu vou te mostrar o ambiente ao vivo em um momento para mostrar a diferença.

00:30:42

Quando você vê um pouco de carrapato verde, ou um pouco de carrapato branco em um círculo verde

00:30:46

Devo dizer, que está mostrando que ele está atualmente sincronizado.

00:30:49

Se você ver essas pequenas setas azuis, ele está mostrando que está no processo

00:30:52

de ser sincronizado, e se você ver a espécie de tipo vermelho X

00:30:55

Então ainda não foi sincronizado por algum motivo,

00:30:57

por isso dá-lhe uma representação visual do estado de sincronização atual,

00:31:02

Você sabe se eles foram atualizados ou não ainda.

00:31:05

Vamos ver isso no ambiente ao vivo.

00:31:09

Eu só vou voltar aqui.

00:31:14

Então você vê a opção de sincronização aqui em cima, então se eu desmarcar os arquivos

00:31:17

Você vai ver com essa opção de sincronização aqui, um pouco diferente como eu disse

00:31:19

do que o modo de exibição no slide que mudou um pouco, clique em que para sincronizar esta biblioteca

00:31:23

para o seu computador, em seguida, diga sincronizar esta biblioteca para o seu dispositivo para fácil acesso,

00:31:28

Há o link para obter o aplicativo apenas OneDrive,

00:31:30

e há o botão Sincronizar Agora que vamos sincronizar,

00:31:33

Você deve então ver um botão que aparece e diz "nós estamos trabalhando nele",

00:31:38

algo que diz sincronizar a biblioteca de arquivos de Steve do treinamento do SharePoint,

00:31:43

Ele mostra o link URL para ele, você vai encontrar seus documentos no explorador de arquivos

00:31:46

e ele mostra onde ele vai ser salvo e você clicar em sincronizar agora,

00:31:49

Ele vai dizer "Estamos recebendo essas coisas prontas para ser sincronizado",

00:31:53

e então você pode ir e ver os arquivos em que a pasta sincronizada,

00:31:56

Então seus arquivos estão sincronizando enquanto falamos,

00:31:58

ir e dar uma olhada e vê-los entrar, e você pode clicar em mostrar meus arquivos

00:32:01

que, em seguida, abre essa pasta e mostra esses arquivos.

00:32:06

Eu vou apenas arrastá-lo através de uma janela separada, você vai até aqui

00:32:10

e você verá um pop-up dizendo que você pode sempre verificar no OneDrive Business

00:32:13

para ver a sincronização em seus arquivos, e lá podemos ver esses documentos

00:32:17

e o que foi mudado neles.

00:32:21

Veja que é um carrapato verde lá embaixo mostrando-lhe quais arquivos foram sincronizados

00:32:24

e assim por diante.

00:32:26

Se eu fizer uma mudança para algo e, em seguida, re sincronizar,

00:32:32

essas alterações serão atualizadas no documento.

00:32:35

Vamos voltar aos arquivos do Steve.

00:32:49

Você também fica no lado direito inferior aqui

00:32:57

sua opção de sincronização de arquivos, eu posso ver que OneDrive ferramenta de negócios,

00:33:01

Ele diz que está atualmente a sincronização de arquivos, um item restante, você pode clicar em que

00:33:06

que lhe dará a opção de abrir essa pasta novamente

00:33:09

Se você ainda não tivesse aberto.

00:33:09

Você também pode clicar com o botão direito sobre isso para ver o item de menu lá,

00:33:13

Então coisas como você pode pausar, sincronizar, sincronizar agora, parar de sincronizar uma pasta,

00:33:17

Repare se ele saiu de sincronia ou algo assim,

00:33:19

Sincronize uma nova biblioteca ou simplesmente abra a pasta.

00:33:26

Nós já escolhemos Sync agora, por isso está em processo de sincronização de qualquer maneira

00:33:29

para que você possa ver que acontecendo no momento.

00:33:32

Então essa é uma maneira de sincronizar seus arquivos, mantendo-se atualizado,

00:33:35

trabalhar neles off-line, voltar online novamente re-Sync

00:33:38

e obter esses arquivos de volta em sincronia novamente, e como eu disse

00:33:40

Se você tem o carrapato verde mostrando aqui, você sabe que seus arquivos estão em sincronia uns com os outros

00:33:44

e isso tudo está funcionando com sucesso.

00:33:47

Você vai descobrir que se eu voltar um pouco para fora daqui,

00:33:51

Se eu tive alguma anterior...

00:33:54

Você vê no momento, que é arquivos de Steve de novo,

00:33:56

Ele tem as setas azuis pouco lá, eu acho muito pequeno

00:33:59

Mas você apenas sobre vê-lo que mostra que está atualmente em modo de sincronização no momento,

00:34:02

Ele está em processo de sincronização, enquanto essas outras pastas aqui em cima

00:34:04

de outras coisas que eu sincronizei antes em pastas diferentes

00:34:07

Já foram feitas e eles estão atualizados, por exemplo.

00:34:12

Há um ali, há outro lá dentro,

00:34:16

e esses são os arquivos de Steve que estão sincronizando no momento.

00:34:24

Esses são os botões lá dentro, e então uma vez que você tem que sincronizar com sucesso

00:34:29

como vimos um momento atrás, você deve ver uma espécie de lista semelhante de arquivos

00:34:33

Obviamente em seus diretórios locais, você pode ver aqui,

00:34:36

Então nós temos quatro arquivos aqui que são sincronizados,

00:34:38

e, em seguida, podemos ver a lista de arquivos da biblioteca de documentos,

00:34:41

Há um screenshot ou um snap da tela ali no lado direito

00:34:43

apenas para mostrar-lhe quando eles estão totalmente sincronizados, aproximadamente o que seria parecido,

00:34:47

dois conjuntos de arquivos com a mesma aparência.

00:34:54

Então, como eu mencionei no início da sessão,

00:34:56

Isso não é realmente uma sessão de treinamento, é apenas uma maneira de começar com aplicativos do Office,

00:34:59

Neste caso, a parte do SharePoint Online do Office 365 Suite.

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Assim, o recurso que olhamos brevemente para esta sessão ajudá-lo a compartilhar

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e colaborar com seus colegas de trabalho em documentos on-line e offline.

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O SharePoint Online fornece um local de armazenamento de base de nuvem para os arquivos da sua organização

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Então você pode facilmente ser compartilhado com seus colegas de trabalho,

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Você pode usar sites do SharePoint Online para criar sites de equipe,

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Enviar e compartilhar documentos para os colegas, você pode abrir documentos

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na versão completa do Office, se você tiver, ou na versão on-line

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Se você não tem acesso a um completo.

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Assim, por exemplo, se você estiver no Hotel ou em um local remoto com um laptop

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que não tem aqueles instalados localmente, não importa,

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Contanto que você tenha acesso à Internet, mesmo se você não tiver seu laptop com você,

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Se o Hotel ou escritório remoto tem um PC que você poderia usar

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e se conectar à Internet, então você pode entrar no Office 365,

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abrir documentos do SharePoint

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ou do OneDrive se você estiver usando o OneDrive e acessar seus documentos

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e trabalhar com eles usando o pacote de aplicativos on-line, Excel,

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Word, PowerPoint, OneNote, etc.

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Assim, você pode abri-los na versão completa ou a versão on-line

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e editá-los e visualizá-los, você também pode usar recursos de coautoria em tempo real

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também se você quiser colaborar com colegas simultaneamente

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em documentos on-line, e mesmo quando você está trabalhando com essas pessoas

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no modo de coautoria, coautoria em tempo real,

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Você verá uma bandeira pop-up que mostra que você está trabalhando no doc

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ao mesmo tempo que você e paradeiro no doc eles estão trabalhando

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para que você não tenha um conflito de interesse na mesma seção do documento, por exemplo,

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Ele avisa sobre isso e permite que você saiba onde eles estão trabalhando

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e o que eles estão fazendo.

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Então, obviamente, o recurso de sincronização que olhamos por último permite que você trabalhe

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com arquivos, mesmo quando você está trabalhando offline, em seguida, re sincronizá-lo novamente

00:36:35

Quando você está novamente on-line novamente.

00:36:39

Okey.

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Então é aqui que normalmente temos uma sessão rápida de perguntas e respostas,

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e então vamos terminar aqui,

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que conclui a curta sessão.

00:36:50

Obrigado pela sua atenção e espero que ele possa fazer o melhor uso

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destes recursos e a sessão que vai para a frente.

00:36:55

Obrigado mais uma vez.

00:00:12

Salve e benvenuti a questa breve sessione di formazione sulla formazione di Office MOOC.

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Queste sessioni sono correlate all'introduzione di questa applicazione

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e questo particolare ha il diritto di Introduzione a SharePoint Online.

00:00:24

Mi chiamo Stephen Ryan e sarò il tuo allenatore per questa breve sessione.

00:00:30

Solo un paio di cose, per quanto istenitore, per le pulidi prima di andare.

00:00:35

Si prega di non cercare di prendere altre chiamate, se possibile.

00:00:37

Ovviamente, se è necessario ed è urgente allora, con tutti i mezzi, farlo.

00:00:40

Ma se si può evitare, allora sarebbe utile.

00:00:43

Metti il telefono in silenziamento e riattiva l'audio se vuoi fare una domanda in qualsiasi momento

00:00:46

durante la sessione.

00:00:48

E infine, rimanere attivi sul PC solo per fermare contro la modalità standby.

00:00:54

OK, quindi in questa breve sessione, introdurremo alcuni nozioni di base

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dell'ambiente SharePoint Online in Office 365.

00:00:59

Inizierò esaminando le raccolte documenti e come eliminare i file nella raccolta

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e caricare i file nelle cartelle della libreria.

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Verrà quindi illustrato come condividere i file archiviati in SharePoint Online

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e come modificare i file utilizzando la versione online della suite di applicazioni Office.

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Infine, vedremo come sincronizzare i dati online con il computer locale

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in modo da poter continuare a lavorare anche quando si è offline.

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Non è in realtà una sessione di formazione in quanto tale, è un modo per iniziare Office 365

00:01:26

e i nostri obiettivi sono scoprire e comprendere

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come spostarsi all'interno di SharePoint Online

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e cercare di utilizzare alcune delle sue caratteristiche chiave e strumenti qui bello e rapidamente.

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Quindi, prima di tutto, vedremo le raccolte documenti.

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Così raccolte documenti in SharePoint Online sono siti in genere in SharePoint Online

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consentono di lavorare in team collaborativi archiviando

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e la condivisione di file e la condivisione simultanea di documenti.

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Contengono raccolte documenti ed elenchi

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e consentire agli utenti di lavorare in modo collaborativo online.

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Quindi queste raccolte documenti forniscono un luogo sicuro per l'archiviazione dei file

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dove tu e i tuoi colleghi potete trovarli facilmente,

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lavorare su di loro insieme, accedervi da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento.

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Ad esempio, è possibile usare la raccolta documenti in un sito in SharePoint Online

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per memorizzare file reali relativi a un progetto specifico o a un cliente specifico, ad esempio.

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Il sito predefinito che si ottiene in SharePoint Online include già una raccolta documenti

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e uno viene creato automaticamente quando si crea un nuovo sito.

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È possibile aggiungere altre raccolte documenti a un sito come

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e quando ne hai bisogno e questo è utile per esempio

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se si desidera limitare l'accesso a un insieme di file.

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Ogni raccolta documenti visualizza un elenco di tali file e cartelle

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e informazioni chiave su ogni elemento, come chi lo ha creato,

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quando è stato modificato l'ultima volta e questo genere di cose.

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E puoi usare queste informazioni per organizzare i tuoi file

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e rendere più facile trovarli.

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Esistono diverse operazioni che è possibile eseguire in una raccolta documenti.

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È possibile aggiungere, modificare, eliminare e scaricare documenti.

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È inoltre possibile collaborare e creare in collaborazione i documenti.

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Puoi controllare chi ha accesso a una raccolta o a una cartella in una raccolta

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o singoli file che si trovano in una libreria.

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È possibile tenere traccia dell'attività su un file, ad esempio la data dell'ultima modifica

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e anche ricevere notifiche quando qualcosa viene cambiato.

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È possibile creare visualizzazioni personalizzate anche per la raccolta documenti da aggiungere

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ulteriori colonne o viste diverse per la libreria.

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Puoi condividere file o cartelle e altri come vedrai in un attimo.

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È possibile aggiungere collegamenti a una raccolta documenti a un elemento

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in modo da poter aggiungere collegamenti ai menu di navigazione.

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Questi potrebbero essere a file situati in una libreria diversa o eventualmente

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un link a una pagina web esterna, ad esempio.

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È inoltre possibile evidenziare collegamenti e file e cartelle nella raccolta documenti

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in modo che gli altri possano arrivare a loro più rapidamente

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rendendoli un elemento evidenziato nell'elenco.

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Così si può vedere su questa schermata una raccolta documenti con alcuni file al suo interno.

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Puoi vedere un menu qui che dice Nuovo, Carica, Modifica rapida e Sincronizza.

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Passeremo attraverso alcune di queste cose in un attimo.

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Così SharePoint ti offre la possibilità di memorizzare i documenti

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per i tuoi team con visualizzazioni personalizzate.

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Quello che stiamo guardando sul primo screenshot è il tipo di vecchia vista

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e il secondo che è il tipo di una visualizzazione raccolta documenti moderna

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nel secondo screenshot si può vedere che è appena spuntato

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si chiama visualizzazione classica di SharePoint e vi mostrerò qual è la differenza

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tra quelli come otteniamo attraverso pure.

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Essenzialmente, potete vedere gli strumenti disponibili in questa scheda della libreria qui

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che consente di eseguire operazioni come Modificare la visualizzazione corrente.

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E vedremo un po 'di questo nella demo in un momento.

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Quindi il tipo di cose che si possono fare per la raccolta documenti quando si fa clic destro su di esso sono:

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puoi aprirlo, condividerlo con qualcuno,

00:04:30

è possibile collaborare al documento in tempo reale, è possibile esaminare le autorizzazioni sul documento,

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scaricarlo e anche si può solo guardare la cronologia delle versioni dei documenti nel corso del tempo,

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vedere quante versioni di esso è stato,

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quali modifiche vengono apportate e quindi aprire potenzialmente un articolo meno recente,

00:04:46

o ripristinarlo o eliminarlo, se necessario.

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Quindi stiamo andando all'ambiente dal vivo ora

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e dare un rapido sguardo ad alcuni di questi elementi.

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Mi limiterò a ridurre al minimo questo per un momento e si può vedere qui siamo in Office 365.

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Mi limiterò a massimizzare questo.

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Sono sulla pagina di destinazione.

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Quindi, se si desidera aprire i nostri siti di SharePoint,

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è possibile fare clic sull'icona di avvio delle app nell'angolo in alto a sinistra qui

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oppure è possibile fare clic sul riquadro SharePoint nella home page.

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Lo faremo da qui.

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Faremo clic destro su di esso, assicurarsi che si apre in una nuova scheda.

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Così si può vedere alcune attività recenti che vanno al sito di formazione di SharePoint.

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Così posso cliccare su quel link per esempio o posso cliccare sul link qui

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nel menu di navigazione, o posso cliccare qui nella sezione frequente pure

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per aprire quel sito.

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Così qui potete vedere che siamo in formazione di SharePoint.

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È possibile visualizzare anche alcune attività recenti e qui una raccolta documenti

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chiamato MOOC Training, per esempio.

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È anche possibile creare la propria raccolta documenti qui.

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Quindi, dai contenuti del sito, ad esempio, se puoi andare a Contenuto del sito qui

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e quindi scegliere Nuovo in alto

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e quindi nell'elenco a discesa scegliere Raccolta documenti

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quindi mi limiterò a creare uno qui chiamato Steve's Files o qualcosa del genere.

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Se si desidera visualizzare nella struttura di spostamento del sito,

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nei menu a sinistra, sì, lo facciamo mi limiterò a scegliere Crea.

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Ora creerò, avvierò la nostra raccolta documenti e possiamo quindi passare alla raccolta documenti

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e in realtà aggiungere alcuni file, per non lasciare alcuni file ad esso e così via.

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Quindi, ecco la libreria di documenti vuota, si può vedere lì chiamato Steve's Files.

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Ho intenzione di caricare alcuni file ad esso, in modo da poter vedere al menu qui

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abbiamo un'opzione di caricamento.

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Dice anche qui possiamo trascinare i file qui per caricare,

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quindi vi mostrerò una sorta di entrambi gli approcci, quindi cliccate su Carica,

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possiamo scegliere file o cartelle, alcuni browser consentono di fare cartelle

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e alcuni non lo fano.

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Così qui possiamo scegliere.

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Scegliamo un file Excel, per esempio.

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Il documento viene caricato ora nella raccolta

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e poi possiamo vedere che è apparso.